《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》問題解答

國家檔案局令第8號

    《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》已經2006年9月19日國家檔案局局務會議審議通過，現予公布，自公布之日起施行。

                                                                                                                                                                         局長：楊冬權

                                                                                                                                                                  二○○六年十二月十八日

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》

 一、《規定》有哪些特點

1.具有強制性和權威性。《規定》以“國家檔案局令”的形式發布，屬部門行政規章，具有法律效力。

2.合二為一。《規定》將1987年頒發的《關于機關檔案保管期限的規定》、《機關文件材料歸檔不歸檔范圍》兩個業務文件合二為一。《規定》中的附件《文書檔案保管期限表》實際上既是文書檔案保管期限的具體劃分，也是機關文件材料的歸檔范圍，具有一表兩用的功能。

3.改革了文書檔案保管期限劃分方法。將原來的“永久”、“長期”、“短斯”保管期限劃分方法改變為“永久”、“定期”。定期中再實行標時制，一般分為30年和10年。

4.突出了立檔單位的主體地位。在界定機關文件材料的歸檔范圍和文書檔案保管期限方面體現了“以我為主”的思想。

5.充實一些內容?！缎乱幎ā吩黾恿诵姓谭ā⑿姓徟a權關系、個人權益等領域的文件材料。

6、體現“以人為本”思想。凡涉及到與公民權益有關的檔案，絕大多數調整為永久保管。

7.將備案制改為審批制。加強了檔案行政管理部門的行政管理力度。各機關編制的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，須經同級檔案局審查同意后方可執行。

二、《規定》條款解讀：

  1、第一條：實施范圍和對象：“機關”是指各級黨政機關和人民團體，各級人大、政協、法院、檢察院和具有行政管理職能的事業單位等。（P34）

  2、第二條：“機關文件材料”是指各種門類和載體的歷史記錄。 從門類上分：文書、人事、基建、會計等文件材料；從載體上分：紙質、磁性、電子等載體文件材料；（P35）

   《規定》第九條：機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。

  3、歸檔和不歸檔范圍

  4、集中統一管理：實體統一管理 信息統一管理 P38

  5、保管期限定為永久和定期。定期一般分為30年、10年。

  6、元數據、背景信息的含義（P44）

三、《表》的解讀

  1、關于會議文件保管期限：P58

  2、上次領導視察中重要的、一般的文件材料：根據行政級別和檢查視察的事由的重要程度來劃分(第7條)

  3、如何區分重要業務問題與一般業務問題：法規政策性和重要業務建設內容屬于重要問題；涉及基礎性、技術性內容屬一般業務問題。

  4、第8條第8款：年度以下計劃總結統計資料如何把握 P67

  5、先進表彰材料保管期限劃分標準：受到縣級（含）以上表彰、獎勵的先進單位、勞動模范和先進工作者的文件材料，歸檔時保管期限定為永久；受到縣級以下表彰的文件材料，其保管期限為30年。

  6、人事勞資材料保管期限的確定：9.6、9.7、9.8、9.9都永久。

  7、區分上級機關制發的屬于本機關主管業務的“重要的”和“一般的”文件材料

 四、編制方法：

（1）調查研究。全面詳細了解單位職能和機構設置情況；對工作中形成的文件材料加強研究；

（2）根據《新規定》詳盡制定。詳盡編制本機關的文件材料歸檔范圍；應歸檔的文件材料，根據其重要程度，合理確定其保管期限。

（3）合二為一。編制的《表》要具有明確本機關文件材料歸檔范圍和本機關文書檔案保管期限的功能。P50

（4）建議采用條款表述的形式。

（5）經檔案管理部門審批同意的《表》，各機關應以作為業務標準，以機關正式文件的形式制發并執行。

五、編制質量要求：

（1）編制的《表》應能全面準確地反映本機關各項職能活動和基本歷史面貌，具有較強的涵蓋力和穩定性。

（2）編制的《表》應能充分反映本機關的職能特點，切勿照搬照抄，千篇一律