4、某項(xiàng)工作從1998年開始至2003年結(jié)束，持續(xù)共5年，形成的歸檔文件將如何整理？

答：上述工作形成的全部歸檔文件，原則上應(yīng)在工作結(jié)束年即2003年一并整理歸檔。分類時(shí)將這些文件全部歸入2003年這一年度中。這樣，將來在檔案管理和提供利用時(shí)，可在工作結(jié)束年的檔案中找到該項(xiàng)工作形成的全部檔案，方便檔案人員的管理和利用者的查找。但對此也不能機(jī)械理解，要同時(shí)考慮機(jī)關(guān)文件歸檔制度和這項(xiàng)工作每年的文件形成量。如果機(jī)關(guān)文件歸檔制度要求必須逐年歸檔，那么將這些文件分散至5個(gè)年度內(nèi)歸檔也是可以的，但在分類、排列等環(huán)節(jié)上應(yīng)掌握同一尺度，保證查找方便。此外，如果這項(xiàng)工作每年的文件形成量較大，如果不及時(shí)歸檔就有可能會(huì)影響到這些文件的齊全完整并加大平時(shí)管理的難度，同樣可以將這些文件分散到5個(gè)年度內(nèi)歸檔。

5、什么是檔案立卷改革與《歸檔文件整理規(guī)則》

答：檔案立卷改革是簡化檔案立卷方法，普及檔案立卷技術(shù)，使檔案立卷工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。

    《歸檔文件整理規(guī)則》就是在立卷改革過程中，將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化過程的整理規(guī)則。

    《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)際上淡化了文件立卷的概念，強(qiáng)化了文件的分類原則，把抽象的保管單位和具體的保管單位分離，在“件”的層次相合，改變了過去在“卷”的層次相合。

    換一種說法就是《歸檔文件整理規(guī)則》將檔案的最基本保管單位由過去的“卷（盒、冊、袋）”確定為“件”。