1、檔案裝訂時為什么必須去除金屬裝訂物？

答：因為回形針等金屬裝訂物容易生銹，所以在檔案整理過程中必須去除金屬裝訂物，以利延長檔案壽命。

2、為什么不能用圓珠筆書寫檔案？

答：圓珠筆的問世，給當代社會提供了方便流利的書寫工具，深受人們的歡迎。但若使用圓珠筆書寫作為永久、長期保存的檔案，時間一長，字跡就會褪色。所以要求大家增強檔案意識，杜絕用圓珠筆書寫需要歸檔的檔案材料。

3、為什么每卷每盒檔案都必須放置備考表？

答：備考表是用以對卷（盒）內歸檔文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行必要的注釋說明，無論在歸檔文件整理階段，還是在檔案保管階段，都需要有備考表來填寫這些內容。

此外，備考表還設有整理人、檢查人和日期等項目，這些項目起到明確整理工作責任，強化監督的作用，對每盒歸檔文件來說都是必不可少的。