檔案搶救與修復相關(guān)規(guī)范 

第2部分：紙質(zhì)檔案保存狀況的調(diào)查方法

1范圍

   本部分規(guī)定了紙質(zhì)檔案的保存狀況的調(diào)查方法。

   本部分適用于我國境內(nèi)的各級各類國家綜合檔案館、國家專門檔案館、部門檔案館、企業(yè)檔案館、文化事業(yè)單位檔案館、科技事業(yè)單位檔案館、高等院校檔案館、宗教單位藏經(jīng)等。

   本部分適用于紙質(zhì)檔案。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對于本部分的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本部分。

DA/T1—2000    檔案工作基本術(shù)語

DA/T 11-1994    文件用紙耐久性測試法

DA/T 16-1995    檔案字跡材料耐久性測試法

3術(shù)語和定義

DA/T1—2000、DA/T 11-1994、DA/T 16-1995及下列術(shù)語和定義適用于本部分。

3.1 修復  Restoring

指對破損或老化檔案采取修裱、去污、加固、字跡恢復、數(shù)字化修復等工作，使其盡可能恢復原貌，呈現(xiàn)信息。

3.2 檔案保管情況調(diào)查   Survey for archives

全面了解檔案保存現(xiàn)狀、保存環(huán)境等相關(guān)信息的工作。

3.3 抽樣調(diào)查  Sampling survey  for archives

抽取館藏檔案總體的一部分（即樣品）進行調(diào)查和統(tǒng)計，從而分析并推斷館藏總體情況。

3.4 紙張酸化  Acidification

檔案紙張酸性增加，pH值降低的現(xiàn)象和過程。

3.5 老化  Aging

檔案制成材料在保存和利用過程中，性能逐漸降低的現(xiàn)象[1]。

3.6 霉變  Mildew

霉菌作用于檔案制成材料導致其理化性質(zhì)下降的現(xiàn)象。

3.7  蟲蛀  Moth-eaten

檔案害蟲蛀食、污染檔案制成材料而造成的損壞。

3.8  撕裂  Tears

由于人為或者其他原因?qū)е聶n案載體呈裂損狀。

3.9  污染  Blotch

由于各種原因在檔案制成材料上留下污斑或污跡的現(xiàn)象，包括水漬、油斑、墨斑、金屬銹斑、蠟斑等。

3.10  殘缺  Deformities

由于各種原因?qū)е聶n案制成材料或信息缺失不全。

3.11  紙張粘連  Conglutination

由于潮濕、灰塵、霉菌、長期擠壓等原因而造成檔案紙張的粘結(jié)現(xiàn)象。

3.12 字跡洇化 Ink spreading

字跡遇水后，色素向四周擴散的現(xiàn)象。

3.13 字跡擴散Ink Diffusing

油溶性的字跡因油的流動導致檔案字跡材料向四周漫延，使字跡模糊而影響識讀的現(xiàn)象。

3.14 字跡褪色 Ink fading

各種原因引起的檔案字跡色素減退而逐漸模糊，嚴重者無法識讀的現(xiàn)象。

3.15 修裱Mounting

    使用粘合劑把選定的紙張修補或托裱在已破損的檔案上，以恢復或增加其強度和耐久性的技術(shù)。包括修補和托裱等技術(shù)。

3.16 糟朽  rottening

紙張強度逐漸嚴重下降，成為片渣狀。

3.17字跡酸蝕 Ink rottening

酸性字跡材料腐蝕紙張的現(xiàn)象。

4調(diào)查的主要內(nèi)容

4.1 檔案實體保存現(xiàn)狀的調(diào)查

對檔案個體的調(diào)查的主要目是對檔案載體和字跡保存現(xiàn)狀、損壞程度、老化狀況、形成時間、記錄形式、裝訂形式等相關(guān)問題進行全面調(diào)查，主要內(nèi)容包括（見表1）：

——檔案形成時間；

——檔案來源；

——檔案紙張種類；

——檔案字跡材料種類；

——紙張酸化情況；

——檔案霉變情況；

——檔案蟲蛀情況；

——檔案老化情況；

——檔案污染情況；

——紙張撕裂情況；

——檔案殘缺情況；

——紙張糟朽；

——紙張粘連情況；

——紙張皺褶情況；

——檔案字跡洇化或擴散現(xiàn)象；

——檔案字跡褪色或酸蝕現(xiàn)象；

——檔案字跡磨損（包括紙頁中間和邊緣）

——不規(guī)范折疊，如字跡處折疊；

——檔案記錄形式；

——檔案不規(guī)范修復。

4.2檔案保存環(huán)境條件的調(diào)查

檔案保存環(huán)境狀況的調(diào)查主要內(nèi)容（見表2）：

——檔案館的庫房朝向和庫房建筑情況；

——檔案館使用的檔案裝具；

——檔案館的消防和安防情況；

——檔案庫房的溫度、濕度達標情況；

——檔案庫房防光措施；

——檔案庫房空氣凈化措施；

——檔案庫防有害生物措施。

4.3檔案搶救大事記

歷史上曾經(jīng)發(fā)生的突發(fā)事件、重大安全事件，如蟲害、發(fā)霉、水浸、火災等；歷史上曾經(jīng)采取的搶救修復措施（見表3）。

5 檔案調(diào)查方法

5.1 普查

對檔案館全部館藏或者部分館藏檔案的保存狀況進行普遍的、逐卷（件）的、逐頁的調(diào)查。本方法適用于館藏檔案數(shù)量較少的檔案館。

5.2 抽樣調(diào)查

檔案館根據(jù)自身情況進行分類，如按檔案形成時間，按保管庫房，按所屬全宗，在分類的基礎(chǔ)上可進一步開展隨機或等距抽樣，由抽樣數(shù)據(jù)統(tǒng)計結(jié)果反映全館館藏檔案的保存狀況。一般情況，依據(jù)館藏量來確定抽取的樣本量。館藏與抽取樣本量的關(guān)系見表4。

5.3 重點調(diào)查

在館藏中選擇一部分重點檔案進行調(diào)查，通過統(tǒng)計數(shù)據(jù)了解總體館藏檔案的保存情況。

5.4 調(diào)查規(guī)劃的制定

調(diào)查中，檔案館可根據(jù)自身館藏的數(shù)量、調(diào)查選用的方法。依據(jù)調(diào)查檔案的損壞和珍貴程度、調(diào)查經(jīng)費、參加調(diào)查的人員等方面，確定具體的抽樣量。

調(diào)查結(jié)束后按數(shù)理統(tǒng)計方案進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。

館藏量大的單位，可制定調(diào)查規(guī)劃，分段調(diào)查，如按年代或庫房或全宗，分若干年進行調(diào)查。

                    表1  檔案保存現(xiàn)狀調(diào)查表     填表時間    年   月   日

檔號

全宗名稱

臨時號

卷內(nèi)文件

起止時間

年 月 至   年  月

卷內(nèi)文件張頁數(shù)

案卷外

觀狀況

是否成為檔案磚

卷皮是否破損或變形

裝幀是否損壞

卷皮是否酸化

是否嚴重污染

卷內(nèi)紙張情況

紙張頁碼

紙張情況

紙張種類

紙張酸化

霉變

蟲蛀

老化

污染（水漬、油斑、墨斑、金屬銹斑、蠟斑）

撕裂

殘缺

糟朽

紙張粘連

皺褶

不規(guī)范修復

不規(guī)范折疊

其他

手工紙

機制紙

發(fā)黃

發(fā)脆

第  頁

字跡情況

字跡材料種類

字跡洇化或擴散

字跡褪色或酸蝕

字跡磨損

記錄形式

其他

洇化

擴散

褪色

酸蝕

普遍

邊緣

抽樣調(diào)查人：                審核人：                匯總?cè)耍?/span>

表2  檔案保存條件調(diào)查表

保管

條件

庫房

號

檔

案

館

庫

房

朝

向

庫房

建筑

情況

檔

案

裝

具

庫房溫

度達標

庫房濕

度

達標

防

光

措

施

空

氣

凈

化措施

防有

害生

物

消防和安防

地上庫

地下庫

密集架

五節(jié)柜

其他

防霉

消毒

防蟲措施

報警裝置

監(jiān)控

設(shè)備

門禁系統(tǒng)

消防設(shè)備

表3檔案保護大事記

突發(fā)事件

安全事故

搶救修復歷史

其他

火災

水災

地震

泥石流

其他

丟失

損壞

修裱

縮微

數(shù)字化

時間

 受損程度

范圍

表1-3的填表說明：以上各項調(diào)查內(nèi)容如有發(fā)生或存在，請打“√”，沒有則不填。

                     表4  檔案調(diào)查樣本量的抽取比例

館藏量（卷、件）

<100

100-1000

1001-5000

5001-9999

1萬—10萬

10萬以上

抽取樣本量

50%

20%—50%

10%—30%

5%-10%

1%—5%

1%以下

[1] 《中國大百科全書》，中國大百科全書出版社。