對(duì)電子文件管理中幾個(gè)問題的認(rèn)識(shí)

翟霣遠(yuǎn)

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt">1  《電子文件歸檔與管理規(guī)范》附件中的表格如何填寫？填寫的要求是什么？由誰填寫？是否必須一一填寫？

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt">答：《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）對(duì)如何填寫其附件中的表格有明確的規(guī)定，比如《規(guī)范》“6．2 電子文件的登記”中對(duì)電子文件登記表首頁及續(xù)頁如何填寫、由誰填寫有具體要求。只要依據(jù)《規(guī)范》的有關(guān)條款，我們就可以正確地填寫這些表格。應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：一是每張表格都有特殊的功能和作用，在電子文件歸檔與管理中是必不可少的，必須一一填寫。二是每張表格都是在電子文件歸檔與管理過程中形成的，要準(zhǔn)確把握每張表格填寫的工作環(huán)節(jié)和責(zé)任部門。三是要規(guī)范對(duì)這些表格的管理，比如有的表格應(yīng)與電子文件一并向檔案部門移交，有的表格應(yīng)與電子文件同時(shí)保存，有的表格應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝件一起保存，有的表格應(yīng)存入全宗卷等。四是要正確理解有關(guān)名詞術(shù)語，掌握表格中每個(gè)欄目的填寫方法。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt">2  當(dāng)出現(xiàn)檔案室（館）保存的電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容不一致時(shí)，如何認(rèn)定其真實(shí)性？

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt">答：一般情況下，通過歸檔（移交）時(shí)對(duì)電子文件（電子檔案）進(jìn)行全面、細(xì)致的檢查，檔案館（室）保存的電子檔案與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容應(yīng)該說是一致的。如果出現(xiàn)不一致的情況，人們會(huì)懷疑電子檔案的原始性、真實(shí)性。其主要原因是紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式特征就不會(huì)再發(fā)生變化，人們可從這些信息上確認(rèn)文件的原始性；而電子文件本身存在著技術(shù)手段難以克服的缺陷，電子文件由于沒有固定的載體，并且尚未找到杜絕被偽造、刪改和抵御病毒侵襲的最終解決方案，人們對(duì)其原始性、真實(shí)性認(rèn)定的難度較大。因此，一些檔案館（室）根據(jù)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容來認(rèn)定電子檔案的真實(shí)性，是有一定道理的。但這種認(rèn)定電子文件內(nèi)容真實(shí)性的方法還不全面。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt">目前，國內(nèi)外對(duì)電子文件內(nèi)容真實(shí)性認(rèn)定的方法大體有三種：一是系統(tǒng)自動(dòng)鑒別法，它是根據(jù)電子文件保存系統(tǒng)內(nèi)置的判斷電子文件真實(shí)程度的基準(zhǔn)和具體標(biāo)準(zhǔn)體系，自動(dòng)采集并分析支持真實(shí)性判斷的證據(jù)，對(duì)電子文件進(jìn)行評(píng)估。二是人工檢查法，它主要通過驗(yàn)證證明電子文件真實(shí)性的要素，檢查各要素是否齊全；或者通過比較電子文件的不同版本、比較收發(fā)文件的登記入口，具體分析文件的內(nèi)容，檢查系統(tǒng)的審計(jì)痕跡；或者對(duì)與文件形成、保管與利用的有關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查等方法，來判斷電子文件的真實(shí)性。三是人機(jī)結(jié)合鑒別法，它就是綜合系統(tǒng)自動(dòng)鑒別和人工檢查的結(jié)果，進(jìn)行全面分析，認(rèn)定電子文件的真實(shí)性。筆者認(rèn)為人機(jī)結(jié)合鑒別法比較科學(xué)，因?yàn)閱渭兊南到y(tǒng)自動(dòng)鑒別可能較難發(fā)現(xiàn)內(nèi)容上差異，而僅有人工檢查又可能出現(xiàn)較大的誤差。因此建議檔案館（室）在電子文件管理中，一要嚴(yán)格挑選系統(tǒng)軟件，二要建立健全各項(xiàng)管理制度，為電子文件真實(shí)性的認(rèn)定提供支持。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt">3  如果由檔案館（室）對(duì)歸檔電子文件設(shè)置只讀屬性，文件的原始性是否還可以得到認(rèn)可？

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt">答：對(duì)于電子文件原始性的界定，應(yīng)以文件所含信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為唯一標(biāo)準(zhǔn)，而不管文件載體、字跡、格式等外在表現(xiàn)形式是否發(fā)生變化。只要它的內(nèi)容確實(shí)是由原作者撰寫或制作，此后從未修改過，就應(yīng)該承認(rèn)它的原始性，盡管它沒有固定的載體，沒有實(shí)在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來的格式。檔案館（室）對(duì)歸檔電子文件設(shè)置只讀屬性，只是對(duì)電子文件進(jìn)行安全保護(hù)，并未對(duì)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行修改，因此，電子文件的原始性可以認(rèn)可。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt">4  當(dāng)對(duì)歸檔電子文件與紙質(zhì)檔案形成時(shí)間不一致時(shí)，其時(shí)間如何認(rèn)定？文件的原始性是否還可以得到認(rèn)可？

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt">答：規(guī)范地說，一般文件會(huì)有兩個(gè)時(shí)間，一個(gè)是文件的成文時(shí)間，一個(gè)是印發(fā)時(shí)間。成文時(shí)期是文件主體部分的必備項(xiàng)目，是文件內(nèi)容的重要組成部分，如果歸檔電子文件與紙質(zhì)文件成文時(shí)間不一致，其實(shí)質(zhì)是電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容不一致，認(rèn)定方法已在問題2中給予解答。另外，從文書工作理論和實(shí)踐來看，定稿是繕印正本的依據(jù)，任何載體形式的文件或檔案只有與定稿相一致，其原始性才可以認(rèn)可。可見，不管紙質(zhì)還是電子文件都是根據(jù)定稿制作而成，其成文時(shí)間的認(rèn)定應(yīng)以定稿為準(zhǔn)。印發(fā)時(shí)間是文件由定稿最后繕印成正本的時(shí)間，屬于文件的形式特征之一。從理論上講，電子文件與紙質(zhì)文件的印發(fā)時(shí)間可能會(huì)有所不同。這是因?yàn)殡娮游募恍枰樣】芍苯影l(fā)出，其印發(fā)時(shí)間就可能是文件發(fā)出時(shí)間，而紙質(zhì)文件的印發(fā)時(shí)間卻一定是印制時(shí)間。因此如果紙質(zhì)和電子文件印發(fā)時(shí)間不一致，這是很正常的現(xiàn)象。只要電子文件（電子檔案）內(nèi)容與紙質(zhì)文件（紙質(zhì)檔案）保持一致，其文件的原始性可以認(rèn)可。

normal style="MARGIN: 0cm 0cm 0pt">（作者單位：河南省檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處 ）