歸檔文件整理工作概述

2000年以來的文書檔案整理方法——以件為管理單位

《歸檔文件整理規則》DA\T22-2000  

《規則》本著“需要、可能、合理、科學”的原則，以“簡化整理，深化檢索”為宗旨，在充分調研國內外歸檔文件整理方法和借鑒傳統立卷方法合理性的基礎上，適應檔案管理現代化的需要，對歸檔文件整理工作的原則和具體方法作出了規定，提出了完全不同于傳統立卷方法的“文件級”整理方法。

一、基本概念

1、檔案

        《中華人民共和國檔案法》所稱的檔案是指國家機關、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

    檔案的兩個重要特性：

    一是原始性。檔案繼承了文件的原始性。 

    二是歷史再現性。檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。

2、文件

    是指國家機構、社會組織和個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。這里的“文件”是指廣義文件，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。 

檔案與文件的區別

文件材料轉化成檔案要有三個條件：

①具有保存價值是最基本的轉化前提條件；

②履行歸檔手續；

③相對集中地管理。

文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基

礎，檔案是文件的精華

3、歸檔文件

         立檔單位在其職能活動中形成、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

4、歸檔文件整理

        將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

5、件——歸檔文件的整理單位

件是檔案保管的最小個體，一般以每份文件為一件。

但實踐中文件的情況很多，要用以下標準來確定件。

①文件正本與定稿為一件；

②正文與附件為一件；

③正文與文件處理單等為一件；

④原件與復制件為一件（對制成材料或字跡材料不利于長期保管的、以及破損的文件，要復制后與原件一起歸檔）；

⑤轉發文與被轉發文為一件；

⑥來文與復文可各為一件（指請示與批復、報告與批示、函與復函） 。

⑦報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；

﹡一本會議記錄、介紹信存根應作多件處理（整本會議記錄、介紹信存根不必拆開，以每次會議記錄、每份介紹信各作為一件）。

﹡成套的會議材料各為一件（一個會議的材料不能簡單作一件處理，而要分別以件歸檔）。

﹡最容易犯的錯誤是把一套會議材料裝訂成一件處理。