編研工作開發(fā)檔案信息資源的特點(diǎn)

檔案信息除具有可擴(kuò)充性、可壓縮性、可擴(kuò)散性及可共享性等一般信息所具有的特征外，它還有其自身的特點(diǎn)，即回溯性和本原性，又稱歷史性和原始性。檔案的這種原始記錄性和憑證性的特征，使之具有圖書報(bào)刊等其他文獻(xiàn)所不具有的可靠性和權(quán)威性，從而成為研究社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、科教文化和歷史發(fā)展的最重要的信息資源。檔案編研工作具有擴(kuò)充檔案信息、濃縮檔案信息、擴(kuò)散檔案信息的作用，從而使檔案信息被利用者所共享，檔案編研工作能夠主動(dòng)地為利用者提供比較集中的、精選的、可靠的、完整的、系統(tǒng)的檔案信息。

１．編研工作具有擴(kuò)充、擴(kuò)散、壓縮檔案信息的作用，從而使檔案信息被利用者所共享

作為信息資源三大組成部分（即圖書、情報(bào)、檔案）之一的檔案信息資源的可擴(kuò)充性、可壓縮性、可擴(kuò)散性及可共享性的特征，是通過(guò)編研工作來(lái)實(shí)現(xiàn)的。在現(xiàn)實(shí)工作中，由于種種原因，有些檔案，特別是歷史檔案，往往散存各處，丟失、損毀情況比較嚴(yán)重，因此這部分檔案信息就處于一種分散、零碎、封閉的狀態(tài)之中，長(zhǎng)期得不到開發(fā)利用，造成被埋沒(méi)的現(xiàn)象。檔案編研工作則從大量的檔案材料中將那些零碎的檔案信息挖掘出來(lái)，采用某種形式傳播出去，當(dāng)利用者獲取了這種經(jīng)過(guò)編研工作者加工的新的有價(jià)值的檔案信息后，就會(huì)以此為基礎(chǔ)進(jìn)行擴(kuò)充。檔案信息的可壓縮性，是指人們?yōu)榱艘欢ǖ哪康?/span>，對(duì)收集到的檔案信息進(jìn)行加工、提煉、總結(jié)、歸納、概括，將其濃縮。檔案編研工作具有濃縮檔案信息的作用，如檔案史料選編，是通過(guò)對(duì)材料的挑選，將重要的、精華的部分集中到一起，達(dá)到少而精的效果。大事記、組織沿革、專題概要、會(huì)議簡(jiǎn)介、數(shù)字匯集等則是將收集到的某一問(wèn)題、事件或人物的信息加以濃縮，編寫成簡(jiǎn)明扼要、高度概括的資料，所以都具有濃縮檔案信息的作用。檔案信息的可擴(kuò)散性，是指檔案信息的傳播渠道多種多樣，借助這些渠道，檔案信息可以很快發(fā)散出去。檔案編研工作通常是以書本形式或公布的方法向社會(huì)傳播檔案信息，由于發(fā)行量大，傳播面廣，所以編研工作可以全方位的擴(kuò)散檔案信息。由于檔案編研工作具有擴(kuò)散檔案信息的功能，所以檔案編研成果必定被利用者所共享。

２．編研工作能夠?yàn)槔谜咛峁┛茖W(xué)的、系統(tǒng)的檔案信息

檔案信息是人類知識(shí)、智慧的結(jié)晶，而只有系統(tǒng)化了的檔案信息，才具有實(shí)用價(jià)值。檔案編研工作實(shí)際上就是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化的工作。所謂檔案信息的系統(tǒng)化，就是指檔案信息必須經(jīng)過(guò)一系列的加工程序，使相對(duì)零散、孤立、龐雜、無(wú)序的檔案信息條理化、科學(xué)化、實(shí)用化。由于檔案文獻(xiàn)數(shù)量龐大，那些分散的，特別是反映某一問(wèn)題、事件或人物活動(dòng)的材料，往往分藏在不同的地點(diǎn)或單位，即使它們?cè)谕粰n案館，也往往分散在不同的全宗、類別或案卷中，這對(duì)利用者很不方便，很難滿足利用者對(duì)檔案信息的專題性和集中性的利用需求。同時(shí)，檔案內(nèi)容復(fù)雜，形式多樣，檔案的利用價(jià)值有大小之分，內(nèi)容有可靠和不可靠之別，文件形式有正本和副本、手稿之不同，一些年代較久的文件往往還有字句脫落等現(xiàn)象，給利用者帶來(lái)不便，檔案編研工作就是把這些零散、龐雜、無(wú)序的檔案信息按相關(guān)專題進(jìn)行搜尋、分析、選擇、考訂、組織編排、注釋、加按、作序等一系列加工，使檔案信息達(dá)到條理化、有序化、科學(xué)化，從而為利用者提供比較集中的、精選的、完整的、科學(xué)的、系統(tǒng)的檔案信息。

３．編研工作能夠主動(dòng)為利用者提供檔案信息

大力開發(fā)檔案信息資源，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)提供有效服務(wù)是檔案工作的根本宗旨。編研工作對(duì)開發(fā)檔案信息資源，開展檔案利用服務(wù)有著舉足輕重的作用，是主動(dòng)為社會(huì)提供檔案信息的重要形式。檔案文獻(xiàn)通過(guò)編研，將檔案信息主動(dòng)擴(kuò)散到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，使檔案利用工作由“你查我調(diào)”的被動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，由零散檔案資料的提供轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)提供，既為利用者節(jié)省了檢索時(shí)間，又為其獲得更多詳盡、系統(tǒng)的檔案信息提供了方便，同時(shí)也大大提高了利用工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。