doi:10．3969/j．issn．1006－8554．2016．02．094

0引言

獨立學院是近10年來我國高等教育辦學體制改革創新的重要成果，為發展民辦高等教育事業、促進高等教育大眾化做出了積極貢獻。在新模式、新機制下，學院內部各項工作全面、有序地進行，但是因學院的民辦性質，經費投入不足，管理不到位等原因，對學生檔案工作重視程度不夠。學生檔案是學生個人參加考研、出國、入伍晉升、轉正定級、申報職稱，甚至辦理養老保險必需提供的證明材料，在一定程度上也客觀體現了學院管理水平和管理體制的健全性，同時，也為用人單位選拔人才提供可靠的參考依據。因此，正確認識并解決獨立學院學生檔案管理方面存在的突出問題，做好學生檔案管理工作，有效地發揮學生檔案的重要作用，對獨立學院教育教學改革與發展，促進學生就業工作的開展尤為重要。

1獨立學院學生檔案管理工作面臨的主要問題

1.1管理不到位，制度缺失

獨立學院建立的時間普遍不長，相應的關于學生檔案的規章制度尚未完善，造成檔案在歸口、組建和移交的時候產生遺漏和錯誤。現行的轉遞新生入學前檔案主要有兩種渠道，一是由各省招辦歸口郵寄到錄入學校，這種方式傳遞的檔案經合格檢查不易丟失;另一種情況是入學前檔案沒有經過省招辦，而是學生自己帶到學校來，直接交給輔導員老師，這種方式容易造成移交過程中的遺失和一些不合格檔案乘虛而入。再就是一些獨立學院為了爭取多錄取學生，對學生有無入學前的檔案沒有嚴格審查，這樣使得新生建檔時就有部分學生的檔案出現了不完整。按照要求，在校期間學生的各種獎勵與處分等材料應裝入檔案，但由于民辦性質高校管理人員變動頻繁，使應裝檔的原始資料丟失，造成檔案錯裝漏裝材料;組建畢業檔案的時候，資料來源于不同部門，如成績單和學位證明由教務處負責，畢業生登記表和實習鑒定表由就業辦負責，體能測試表由體育部門負責，學生獎勵處分由學生處負責等，涉及部門多，范圍廣，每年都會因為部門之間協調的原因造成檔案積壓，給檔案管理部門造成壓力。

1.2學生檔案意識淡薄，加大學校管理難度

筆者在從事獨立學院檔案工作中，體會到學生的檔案意識較淡薄，如在新生入學初期，自行攜帶檔案時私自拆封甚至導致遺失，最終影響了檔案內容的真實性和完整性;學生在校期間由于缺乏檔案專業知識的教育，畢業時不知道個人檔案里包括哪些內容、有哪些作用、存放在哪里，如何辦理等。特別是因畢業生檔案通過機要方式轉遞，規定查詢期限為畢業后一年，如畢業生一年內沒有到自己的檔案所在地進行查詢確認，超過期限將無法查詢檔案去向，造成檔案遺失。在筆者工作中常會有已畢業多年的學生電話詢問自己的檔案現在何處。加之就業的企業從經濟利潤考慮，聘用人員但不接收檔案，造成事實上的“棄檔”，人檔分離的現象逐年增多。因此，由于畢業生自身檔案意識的缺失，不知道企事業單位職位招聘、公務員選拔、考研等都要審查檔案，也不知道辦理社保、職稱評定等也需要人事檔案，更不知道“棄檔”行為的后果，給自身利益帶來難以估量的損失。

1.3檔案沒有體現獨立學院學生優勢，不利于就業

獨立學院培養的學生大多是面向基層、面向生產一線的應用型人才，這類學生具有一定的理論基礎，但更具有較強的動手能力和社會活動能力。而傳統的畢業生人事檔案只包括成績單、報到證、體能測試表、畢業生登記表、實習鑒定表、畢業生就業推薦表、學位授予決定等材料，內容重政治表現，思想品德，但反映畢業生個人各方面素質的客觀分析性材料較少，且內容大同小異，要么公式化，要么簡單一律“同意”“情況屬實”等，沒有突出應用型人才的特點，沒有真實反映學生在校期間的全貌和個性發展特征，已嚴重影響獨立學院學生檔案應有的作用，影響了用人單位對學生檔案的重視程度。

1.4缺乏領導重視，經費投入不足

獨立學院作為民辦高校，在發展的過程中，重視生源、重視教學質量，卻常忽視檔案工作建設，對檔案基礎設施建設投入普遍不足，館舍設施建設不夠;防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施缺乏;電腦、檔案箱、密集式檔案柜等現代化管理專用設備配置不到位，缺乏現代化軟硬件設備，畢業生檔案管理工作得不到保障。

2強化獨立學院畢業生檔案管理工作的幾點方案

2.1建立規范的學生檔案管理制度，實現科學化管理

獨立學院學生檔案從建檔、歸檔到畢業后轉遞，涉及的部門多，工作量大，而獨立學院從事學生檔案工作的人員少，流動性大，因此，應參照《檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法律法規，根據學生檔案管理工作的性質、任務、特點、作用、目的，建立健全收集整理、檢查核對、鑒別、歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責等各項規章制度，做到有章可循、有據可依、照章辦事，使檔案管理工作實現科學化、規范化、系統化，有了相應的法規和制度，才能保證學生檔案工作走向持續發展的軌道。

2.2加強檔案知識教育，提高學生檔案意識

應加強對學生檔案知識的宣傳教育，針對剛入學新生和畢業生開展專門的檔案知識專題講座，讓新生了解認識學籍檔案的組成，讓新生知道檔案將記錄學生在校期間的個人經歷，包括的具體組成內容，特別強調在校期間獎懲記錄都將歸入檔案伴隨終身，這樣更能激勵學生向積極方面發展，多拿獎、少受罰。針對畢業生開展的專題講座則著重讓他們了解國家有關畢業生檔案管理的政策，知道“學生檔案”怎樣轉為“人事檔案”，如何辦理，如何轉遞和存放，樹立“人往哪里走，檔案跟著走”的原則，明確檔案的價值和意義所在，提高檔案意識。同時，開設全校性的檔案課程，提高學生學習檔案常識的興趣，普及檔案知識，并在新生入學發放的《學生手冊》中加入學生學籍檔案的內容，結合檔案知識專題講座和選修課程，三管齊下，從根本上讓學生重視自己的檔案。

2.3豐富檔案內容，使學生檔案突出特色

從目前高校學生檔案來看，能反映學生在校表現的組織能力、實踐能力、思想素養、管理能力等比較有價值的檔案材料非常少，組建學生檔案工作應緊密結合新世紀人才培養模式和用人單位的需求，與時俱進，擴大歸檔的范圍，構建特色性的學生檔案。獨立學院培養的是應用型人才，應將職業技能證書、省級以上競賽獲獎證書、頂崗實習單位評價書、參加的社團組織證明、勤工助學材料，以及能體現本人誠信守信和心里健康狀況的大學生心理測試成績、反映學生貸款信用狀況的助學貸款還款情況和在校期間通過自學獲得的本科學歷證書等材料都歸入學生檔案，從而豐富學生檔案的內容，立體地、全面地反映出學生的發展情況，突出獨立學院學生應用型人才的特點，使學生檔案能真正成為用人單位選拔人才、使用人才的可靠依據，也為獨立學院學生在激烈的就業競爭中拓寬就業渠道。

2.4加大資金投入，加快檔案管理設施建設

學院領導要有一定的宏觀指導思想，提高對檔案管理工作的重視，本著“對學院負責、為學生著想”的原則，充分認識到學生檔案的價值和作用，意識到檔案管理工作的重要性。學院應把檔案管理工作納入到單位整體的工作計劃中來，將學生檔案組建工作納入到各職能部門年度考核和就業工作評比項目中。獨立學院經費有限，可以教育工作評估和民辦高校年檢等工作為契機，投入一定的人力、物力和財力支持檔案事業的發展，配合檔案管理的需要，解決實際問題，為開展學生檔案管理工作提供有力的保障。

3結語

在就業形勢十分激烈的大環境下，做好獨立學院學生檔案管理工作，具有極為重要的意義與作用，學院必須認真解決當前學生檔案管理存在的突出問題，逐漸完善學生檔案管理體系，逐步推動學生檔案管理工作走向精細化、標準化和規范化。

參考文獻:

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［4］降林悅．從以人為本看學生檔案管理工作創新［J］．云南檔案，2008(9).

作者：鄭艷 單位：四川外國語大學 重慶南方翻譯學院