檔案工作是我校各項管理工作的重要組成部分，是提高工作效率，確保工作質量的必要條件。為進一步加強檔案收集工作的規范化、標準化建設，建立完善的收集工作機制，結合本單位實際情況，特制定“三納入”、“四同步”、“四參加”制度。

一、“三納入”

1、檔案管理納入學校各中心、所、科（室）年度工作計劃和中長期規劃與業務管理同步發展。

2、檔案工作由中心主要領導分管，并納入領導班子議事日程。

3、檔案管理納入學校各中心所、科（室）目標管理責任制和崗位責任制，與考核獎懲掛鉤。

二、“四同步”

1、中心所、科（室）下達工作計劃、任務同時提出文件材料的歸檔要求。

2、檢查計劃進度同時檢查文件材料的形成情況。

3、評審鑒定成果同時驗收鑒定檔案材料的完整、準確、系統情況。

4、上報登記和評審科技成果以及科技人員提職考核，評先評優，檔案室同時出具專題歸檔情況證明材料。

三、“四參加”

1、檔案管理人員參加中心計劃、規劃的制訂和論證。

2、檔案管理人員參加中心學術委員會會議，參與科研課題鑒定。

3、萬元以上儀器設備開箱驗收必須有檔案人員參加并簽字。

4、檔案人員參加單位的基建工程竣工驗收。

四、文書檔案文件材料的歸檔工作實行“三納入”

即納入本單位以及各部門的工作計劃，納入管理制度，納入管理人員的職責范圍；做到“四參加”管理：在布置、檢查、總結、驗收年度各項工作的同時，綜合檔案室檔案人員或相關部門兼職檔案人員參加布置、檢查、總結、驗收文書檔案工作。