一、綜合檔案室要嚴格按照《中華人民共和國檔案行業標準》，每年定期對上一年度應歸檔的檔案材料及時進行收集、驗收、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等。

二、特殊文件材料原單位暫需繼續使用的，視情況最多可緩期三年后整理移交歸檔。

三、明確文件歸檔范圍，按照歸檔要求，組織做好歸檔文件的整理和立卷工作。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內目錄和總目錄。

四、做好歸檔文件材料的初期鑒定工作，對歸檔的文件要及時進行科學整理、分類、編目、上架，杜絕歸檔文件的亂堆亂放。

五、財會檔案在接收歸檔時，一律保持原卷、原冊，如有特殊情況，需會同財務人員共同研究決定。

六、按照有關規定，定期收集散存在個人或部門與學院有關的檔案材料。

七、遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同保管期限（永久、長期），便于保管和利用。

八、采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管，以確保檔案資料的完整與齊全。

九、文件所用的書寫材料、紙張、裝訂材料應符合檔案保護要求。

十、確定歸檔文件的“件”。以件為單位，按照裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒的步驟進行歸檔。