電子檔案管理制度

    一、為規范我局電子檔案管理，確保歸檔電子文件的真實、完整、可用和安全，加強檔案信息資源開發利用，按照國家有關法律法規和《中共廣東省委辦公廳  廣東省人民政府辦公廳關于印發〈廣東省電子文件管理暫行辦法〉》(粵委辦〔2010〕103號)精神，制定本制度。

    二、本制度所稱電子文件，是指我局在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。經鑒定具有保存和利用價值的電子文件經規范整理歸檔后，形成電子檔案。

三、我局的電子文件應用中山市文件與檔案管理服務平臺系統管理，堅持統一管理、全程監控、規范標準、安全保密、便于利用的工作原則，確保電子文件的真實性、完整性、安全性和可識別性。

四、局綜合檔案室負責電子檔案的日常管理和提供利用，同時負責涉密電子檔案的保密監督管理；信息技術科負責為電子文件管理提供信息化技術支持；各相關業務科室負責電子文件在管理系統中的的形成、承辦、流轉、整理、歸檔、移交等工作。

五、電子文件的歸檔

　　（一）能通過信息處理系統進行實時歸檔的，應對已辦結的電子文件及時歸檔；不能實時歸檔的，應通過安全存儲介質對已辦結的電子文件進行定期歸檔；

（二）根據我局綜合檔案室各類檔案的歸檔整理辦法和保管期限表，對歸檔電子文件進行準確劃分保管期限、規范分類和整理，嚴格保持電子檔案和傳統載體檔案的關聯性和一致性。

　　（三）電子文件及其元數據應當同時歸檔，元數據應符合國家、省相關標準規范。

六、電子檔案的保管與利用

（一）完善配置電子檔案保管和利用設備，促進信息資源共享，保證歸檔電子文件在規定范圍內得到規范保管和方便利用；

（二）定期檢查電子文件的保管情況，電子文件運行的軟硬環境、存儲載體等變化時及時遷移、轉換電子文件，做好電子檔案備份工作；

（三）利用時應使用拷貝件，歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經批準任何單位或個人不得擅自復制電子文件；

（四）按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計。

    七、電子文件的安全保密

    （一）按照國家信息安全等級保護標準和涉密信息系統分級保護管理規定建立電子文件管理系統和信息內容安全保密防護體系，執行嚴格的安全保密管理制度；

（二）屬于國家秘密的電子文件應當使用專用保密存儲介質存儲，并按保密規定辦理歸檔手續。

八、歸檔電子文件的移交，與其關聯的實體檔案移交同步進行。

（一）按有關規定對歸檔電子文件進行認真檢驗合格并辦理相應移交接收手續后，由電子文件形成部門按期向局綜合檔案室移交；

（二）屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子文件及其元數據，由局綜合檔案室按照工作要求和規定時限向市檔案館移交；

（三）歸檔電子文件檢驗內容包括電子文件載體及其數據的真實性、完整性、有效性檢驗及審核等。

九、電子檔案的鑒定與銷毀。電子檔案的銷毀管理應參照同類紙質檔案銷毀的有關規定，履行有關審批手續；涉密電子檔案的銷毀應當按照國家保密法律法規的規定處理。

十、根據局機關工作人員崗位職責和年度考核工作等要求，對在電子文件管理工作中取得突出成績的個人，應當給予表彰。

十一、有下列情形之一的，責令限期整改；情節嚴重的，對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員按照有關規定給予相應處分：

　　（一）電子文件管理不符合真實、完整、可用和安全保密要求的；

　　（二）不按照規定移交或者接收電子文件的；

　　（三）不按照規定提供電子文件的；

　　（四）損毀、丟失、篡改、偽造電子文件的；

　　（五）擅自提供、復制、公布、銷毀電子文件的；

　　（六）擅自出賣電子文件的；

　　（七）玩忽職守，造成電子文件損失的。

有前款第四、五、六、七項情形，涉嫌犯罪的，移送司法機關依法處理。

十二、本制度由中山市××局辦公室負責解釋，自印發之日起執行。