一、歸檔范圍

凡是作為本局固定資產(chǎn)的重要設(shè)備，包括單價(jià)1萬元以上的辦公設(shè)備、拍攝設(shè)備、專業(yè)設(shè)備、檔案管理系統(tǒng)設(shè)備及相關(guān)軟件等，在其購置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等活動(dòng)過程中直接形成的、具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料以及隨機(jī)材料均屬設(shè)備檔案，必須由局綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。具體范圍見《設(shè)備檔案歸檔范圍和保管期限表》（附后）。

    二、歸檔要求

    （一）歸檔的設(shè)備文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。設(shè)備檔案的平時(shí)收集整理歸檔工作由設(shè)備管理部門指定專人負(fù)責(zé)，要與設(shè)備管理進(jìn)程同步進(jìn)行。檔案文件文字及圖樣的表述與設(shè)備實(shí)體一致并有成套性。

    （二）科學(xué)組卷。按照文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，科學(xué)分類組卷，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，方便保管和利用。

    （三）卷內(nèi)文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。字跡必須清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，避免使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料；卷內(nèi)文件按A4規(guī)格折疊取齊，圖紙折疊以減少折痕和突出圖標(biāo)為原則。

    （四）形成的電子文件，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)整理歸檔。

三、歸檔時(shí)間

設(shè)備驗(yàn)收完畢投入使用后兩個(gè)月，引進(jìn)設(shè)備為索賠期滿后兩個(gè)月，其它次年3月底以前，由設(shè)備管理部門指定專人將開箱隨機(jī)文件材料以及其他相關(guān)檔案材料統(tǒng)一收集整理歸檔；維修方面的文件材料，待維修結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。

    四、歸檔文件整理

（一）組卷。以單臺(tái)（套）設(shè)備為單位進(jìn)行組卷。1臺(tái)（套）設(shè)備可組成1卷或若干卷。每一個(gè)案卷均由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)備考表組成。案卷題名主要包括設(shè)備名稱和型號(hào)、文件內(nèi)容特征、文件名稱三部分內(nèi)容。

（二）排列。文件材料按問題、時(shí)間或重要程度來排列。批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正文在前、底稿在后。有譯文的外文資料，譯文在前，原文在后。圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，圖樣在后。

（三）編號(hào)

1. 編頁碼。整卷裝訂的案卷，以卷為單位編連續(xù)頁碼；散件裝訂的案卷，以件為單位編制頁碼。編號(hào)時(shí)，只對(duì)歸檔文件的有效頁面編頁碼，空白頁面不編。編號(hào)位置：正面編于右下角，背面編于左下角。編頁號(hào)時(shí)采用打碼機(jī)。本身有正確頁碼或單頁的文件材料不需再編頁碼。

2. 蓋檔號(hào)章。整卷裝訂的案卷不需蓋檔號(hào)章。散件裝訂的案卷，卷內(nèi)文件逐件加蓋檔號(hào)章，檔號(hào)章位置一般蓋在文件首頁左上方空白處。如文件首頁上方不夠位置蓋章，可蓋在文件首頁左下方空白處，如上下方都不夠位置，可另加白紙封面。圖紙的檔號(hào)章蓋于圖標(biāo)上方空白處。

檔號(hào)章可用字粒章填寫，也可手工填寫，要求工整。

檔號(hào)章示例：

檔號(hào)：設(shè)備檔案大類代字、設(shè)備代號(hào)及案卷號(hào)。

序號(hào)：卷內(nèi)文件的排序號(hào)

（四）掃描。將永久、長(zhǎng)期的無電子文本的紙質(zhì)文件按要求轉(zhuǎn)換成電子文件。

（五）著錄。在市文檔平臺(tái)“文件著錄”設(shè)備檔案分類中先著錄項(xiàng)目信息，再著錄案卷信息，最后著錄編好頁號(hào)的卷內(nèi)文件信息并上傳相應(yīng)電子文件，著錄完畢并檢查無誤后，點(diǎn)擊“歸檔”生成檔號(hào)等信息，以案卷為單位完成“預(yù)歸檔”操作。

（六）裝訂

在市文檔平臺(tái)“預(yù)歸檔庫”中打印出“案卷封面”、“卷內(nèi)文件目錄”。案卷裝訂采用整卷裝訂和散件裝訂兩種方法。

整卷裝訂的案卷，將案卷材料按案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、文件材料、備考表的順序排列好后，采用“三孔一線”方法裝訂。

散件裝訂的案卷，在去除每份卷內(nèi)文件的易生銹金屬物后，薄的文件用不銹鋼釘裝訂，厚的文件采用“三孔一線”方法裝訂。散件裝訂的案卷封面粘貼于檔案盒正表面。圖紙不裝訂，按A4幅面折疊后依次裝入檔案盒內(nèi)。

（七）案卷裝盒

整卷裝訂的，將裝訂好的案卷按照編號(hào)順序裝入檔案盒內(nèi)。散件裝訂的，將卷內(nèi)文件目錄、文件材料、備考表依次裝入檔案盒內(nèi)。

備考表排列在卷內(nèi)全部文件后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面。應(yīng)標(biāo)明檔號(hào)、互見號(hào)或提供使用過程中需要說明的問題及立卷人、檢查人、立卷時(shí)間、檢查時(shí)間等。

裝盒完畢后，在市文檔平臺(tái)“預(yù)歸檔庫”中打印檔案盒背脊標(biāo)簽，整齊粘貼于盒的背脊處。

（八）編制檔案目錄

在市文檔平臺(tái)“預(yù)歸檔庫”中以設(shè)備項(xiàng)目為單位打印“案卷目錄”和“卷內(nèi)文件目錄”一式兩份，然后在市文檔平臺(tái)“編目管理”中打印目錄軟皮封面、硬皮目錄夾封面標(biāo)簽和背脊標(biāo)簽各一式一份，用于編制《檔案目錄》。

《檔案目錄》要求制作一式兩份，一份用硬皮目錄夾裝訂，一份用牛皮紙等軟皮裝訂。

（九）封裝入庫。在“預(yù)歸檔庫”中選中需要封裝入庫的檔案，對(duì)檔案信息檢查無誤后，點(diǎn)擊“封裝入庫”，檔案封裝入庫成功后，檔案進(jìn)入“檔案中心”歸檔數(shù)據(jù)管理相對(duì)應(yīng)的分類下。進(jìn)入“檔案中心”的檔案只能修改目錄。

附件：

設(shè)備檔案歸檔范圍和保管期限表