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保管

期限

對外業務工作

一、

會議

文件

1.本局黨組會議、黨支部會議、局長辦公會議的紀要、會議記錄

永久

2.本局召開工作會議、專題會議的文件材料

2.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要

2.2典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報

永久

30年

3.聯合召開會議的文件材料

3.1本局主辦的

3.1.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要

3.1.2典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報

3.2本局協辦的

3.2.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、紀要的正本或復制件

3.2.2典型材料、代表發言材料、交流材料、簡報的正本或復制件

永久

30年

30年

10年

4.本局舉辦的重要慶典、儀式、紀念活動，具有影響的重大事件、重大活動以及民族、宗教活動等過程中形成的活動方案、邀請函、參加人員名單、嘉賓簽名冊、領導、嘉賓講話、賀信（電）、新聞通稿等材料

永久

5.本局領導出席其他重要會議的講話稿

5.1市以上黨委、人大、政府等召開的會議

5.2上級領導機關或業務指導機關召開的工作會議

永久

30年

6.本局工作人員參加上級領導機關或業務指導機關召開的與本局職能有關的會議材料

10年

二、

規章

制度

1.本局制定的規范性、普發性業務文件，中長期規劃、綱要等文件材料

永久

2.本局代上級機關起草并被采用的規范性文件、專項業務文件的定稿及正本

30年

3.機關聯合行文的文件材料

3.1本局主辦的

3.1.1涉及規范性、重大業務建設內容的

3.1.2基礎性、技術性、操作性內容的

3.2本局協辦的

3.2.1涉及規范性、重大業務建設內容的

3.2.2基礎性、技術性、操作性內容的

永久

30年

30年

10年

4.本局轉發上級機關法規和重要業務文件

4.1本局有具體貫徹意見、要求的

4.2本局無貫徹意見的

永久

30年

5.本局形成的行政管理工作制度、業務標準規范等文件材料

永久

三、

往來

文件

1.本局的請示與上級機關的批復、批示

1.1規范性文件、重大業務問題

1.2基礎性業務問題或技術性問題

永久

30年

2.本局領導向黨委政府等匯報工作的文稿

30年

3.上級領導機關對本局主要職能工作的指示、批示、談話記錄

永久

4.本局在協調辦理黨委、政府督辦事項、人大建議、政協提案形成的文件材料

4.1有上級機關領導人批示的重要督辦結論

4.2人大議案、政協提案的督辦情況

4.2.1本局主辦的

4.2.2本局協辦的

4.3一般性事項、無明確處理結果的

永久

永久

30年

10年

5.同級機關、下級機關的來函、請示與本局的復函、批復等文件材料

5.1規范性文件、重大業務問題

5.2基礎性業務問題或技術性問題

5.3一般性問題或機關之間征求意見的來往函件

永久

30年

10年

6.其他機關與本局業務往來過程中形成的有特殊意義的文件材料

10年

7.上級領導機關、業務指導機關印發的關于本局主要業務的意見、規定、標準等

30年

8.下級機關報送的文件材料

8.1重大業務問題的專題報告

8.2年度和年度以上的計劃、總結、統計材料

30年

10年

四、

計劃

總結

統計

1.本局年度和年度以上的計劃、總結

永久

2.本地區、本局綜合業務年報

永久

3.本局年度以下的計劃、總結、統計材料

10年

4.本局各種專項工作的計劃、總結、方案等

30年

5.本局重要職能活動的總結、報告

永久

6.本局一般活動的總結、報告

10年

7.本局各科室年度以上的計劃、總結、統計等

10年

五、

檢查

視察

調研

1.省部級以上領導以及市委、市政府主要領導檢查、視察、調研本局重要工作、解決重大問題時形成的通知、方案、講話、記錄等

永久

2.市委、市政府領導一般性檢查視察時形成的文件材料

30年

3.本局工作匯報材料

30年

4.本局開展專題調研活動形成的通知、統計數據、調研報告等材料

30年

六、

檔案

業務

監督

指導

1.本局制定的行政審批、備案工作制度、辦事指南、辦理流程、承諾事項等材料

永久

2.本局在實施行政處罰、處分及行政復議等工作中形成的文件材料

2.1處理結果為警告（不含）以上的

2.2處理結果為警告的

永久

30年

3.本局與有關機關開展的執法檢查活動中形成的情況匯總、通報、整改通知書等

30年

4.本局對全市各類檔案館和各鎮區、市直各機關、團體、企事業單位進行工作檢查時形成的通知、通報、意見、建議、講話、備忘錄

30年

七、

檔案

管理

查閱

1.本局制定的應急預案以及在處理突發事件過程中形成的文件材料

永久

2.審核并接收全市各單位檔案、文件及其電子文件過程中形成的

2.1往來函件、審核意見

2.2中山市檔案館檔案接收登記簿及移交進庫登記表（簿）、檔案資料進館接收單、可公開政府信息紙質文件接收登記簿、可公開政府信息交接單據、圖書資料移交進庫登記簿

30年

永久

3.檔案整理、修裱、搶救、數字化等過程中形成的合同、技術標準、統計報表等材料

30年

4.檔案館庫房日常管理形成的

4.1請示、批復、總結、情況匯報、統計報表

4.2中山市檔案館庫房溫濕度登記簿、庫房安全檢查記錄表、檔案資料消毒登記簿

30年

10年

5.對館藏檔案資料開展鑒定、銷毀和統計工作相關請示、批復、總結、情況匯報、通報、統計報表、檔案資料銷毀登記簿

永久

6.檔案史料征集工作相關計劃、總結、情況匯報、鑒定意見、統計報表、收藏（捐贈）證書復印件及頒發登記簿

永久

7.檔案、資料以及政府可公開信息查閱利用過程中產生的

7.1請示、匯報、總結以及年度以上的統計報表

7.2中山市檔案館檔案利用登記表、檔案外借登記表、密件借閱登記表、檔案利用效果登記表

30年

30年

八、

檔案

信息

技術

1.本局信息化建設過程中形成的各類項目建設方案、招投標文件、合同、施工文件、項目竣工驗收材料

永久

2.檔案科研活動形成的立項、驗收材料及重要的實施材料

2.1省級（含）以上

2.2市級（含）以下

永久

30年

3.機房及各類信息化系統日常管理文件材料

3.1機房及各類信息系統管理制度、數據標準、業務流程等規范

3.2機房及各類信息系統管理工作日志、記錄

30年

10年

4.本局各類信息管理系統建設、維護、推廣過程中形成的材料

4.1請示、批復、通知、計劃、總結、會議紀要、統計報表、可行性報告、調研報告

4.2 向上級及相關部門匯報的各種統計、報告

4.3各類系統日常維護記錄、測試報告、測試記錄、經驗材料等

4.4各類上網信息審批表、數據遷移登記表等

30年

30年

10年

10年

5.局內計算機及相關技術設備的日常管理和維護工作有關材料

10年

九、

聲像

檔案

工作

1.聲像檔案工作發展規劃、業務標準和管理制度

1.1全市范疇的

1.2本局范疇的

永久

10年

2.開展全市各類重大活動攝影、攝像和錄音工作相關請示、批復、計劃、總結、統計報表

30年

3、聲像檔案查閱移交進館前的利用登記表、審批表

10年

十、

檔案

編研

展覽

1.本局大事記、組織機構沿革、基礎數字匯編

永久

2.本局編印的反映本部門、本系統各方面工作情況和問題的綜合簡報、情況反映等

30年

3.本局編印的專題性簡報、專項工作簡報

10年

4.本局編印或出版的各種書籍、刊物及其定稿

永久

5.舉辦檔案展覽、陳列工作有關文件材料，包括計劃、方案、預決算、文案、設計稿、講話、總結、邀請函等

30年

6.開展市檔案館愛國主義教育基地建設和日常管理工作有關文件材料

30年

十一、

地方志

工作

1.全市地方志工作有關綜合性計劃、總結、調查報告、情況匯報、專題文章、統計報表等材料

永久

2.組織開展專題會議、業務培訓等活動過程中形成的文件

2.1通知、議程、領導講話

2.2有關單位的會議交流材料

30年

10年

十二、

檔案

學會

工作

1.檔案學會年度計劃、總結、中長期工作計劃

永久

2.檔案學會理事會產生、換屆、人事變更等文件材料

永久

3.檔案學會經費及其使用情況文件材料

永久

4.檔案學會舉辦的主要活動形成的文件材料 

30年

5.組織開展全市檔案專業中級及以下資格評審工作過程中產生的通知、請示、批復、總結、匯報、名冊、統計報表等材料

30年

十三、

培訓

工作

本局組織舉辦的地區性、系統性干部培訓、崗位培訓、業務培訓、繼續教育培訓以及其他專題專項培訓工作形成的文件材料

30年

十四、

其他

工作

1.本局政務公開工作有關文件材料

永久

2.本局人員出國審批手續、執行日程、考察報告及其他文件材料

30年

3.本局處理人民來信來訪的文件材料

3.1有領導重要批示和處理結果的

3.2其他有處理結果的

永久

30年

對內管理工作

一、

機構

編制

干部

人事

工作

1.本局內部機構設置、機構撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料

永久

2.上級機關制發的關于本局機構設置、領導人任免、人員編制等文件材料

永久

3.成立臨時機構的文件

3.1經市委、市政府批準或同意、由本局牽頭成立跨部門臨時機構的通知

3.2本局內部開展專項工作、設立臨時工作機構的通知

3.3本局參加由其他機關牽頭成立的臨時機構、臨時組織的通知

永久

10年

10年

4.本局人事工作制度、規定、辦法等文件

30年

5.本局人事任免文件

永久

6.本局關于干部職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料

永久

7.本局關于人事考核、職稱評審工作文件材料

永久

8.本局干部職工調動工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根

永久

9.本局干部、職工名冊

永久

10.本局干部、職工年度報表

永久

11.同級人事、編制部門制發的關于人事、工資、機構編制工作的規定、意見等

10年

二、

獎懲

材料

1.本局先進單位、勞動模范、先進工作者、優秀黨員、先進黨支部的文件材料

1.1受市級（含）以上表彰、獎勵的

1.2受市級以下表彰、獎勵的或本局內部表彰的

永久

30年

2.上級機關或本局對本局有關人員的處分材料

2.1受到警告（不含）以上處分的

2.2受到警告處分的

永久

30年

三、

黨務

工作

1.本局黨組織工作報告、總結，換屆選舉結果

永久

2.本局在參加上級黨委統一部署開展的重要專項活動中形成的本局工作方案、報告、總結等

永久

3.本局黨組織建設工作、入黨發展對象的選拔、培訓、考察、吸納等工作形成的文件材料

30年

4.本局黨費收繳和管理工作形成的文件材料

30年

5.本局黨員名冊，批準加入黨組織的文件材料

永久

6.本局黨員年報表

永久

7.本局組織和承辦對黨員的管理、培訓、考察，對黨員進行黨性、黨風、黨紀教育，形成的文件材料

30年

8.本局中心組活動及黨支部民主生活會會議記錄、匯報材料

10年

9.本局開展機關作風建設意見、方案

30年

10.本局制定的黨建責任制

30年

四、

紀檢

監察

工作

1.本局紀檢監察年度工作計劃、總結

30年

2.本局紀檢、監察工作中形成的綜合性報告、調查材料

2.1處理結果為警告（不含）以上的

2.2處理結果為警告的

2.3無處理結果的

永久

30年

10年

3.對本局黨員、干部進行廉政教育工作，預防瀆職、失職事件發生所形成的規章制度等文件材料

30年

4.本局行政效能測評、行風評議過程中形成的材料

10年

五、

審計

工作

1.本局在效益和內部控制制度的執行過程中所形成的文件

30年

2.審計機關和本局在專項審計（包括違紀事項）、離任審計工作中形成的審計報告、情況匯報等材料

永久

六、

工會

工作

1.本局工會組織工作報告、總結，換屆選舉結果

永久

2.本局工會會員名冊

永久

3.本局工會年度工作計劃、總結

30年

4.本局工會會費收支、安排意見、通知

30年

5.本局工會委員會的換屆、改選、工會會員發展等工作形成的文件材料

永久

6.本局工會組織職工聯誼活動形成的材料

10年

7.本局工會會費的收繳、管理工作形成的文件材料

30年

8.本局職工之家情況匯報、總結、驗收

10年

9.本局特困職工調查報告、調查表

10年

七、

共青團

工作

1.本局共青團組織換屆、改選、發展等工作形成的文件材料

永久

2.本局共青團年度工作計劃、培訓、開展活動等文件材料

30年

3.本局團員名冊

永久

八、

婦女

計生

工作

1.本局婦女組織年度工作計劃、總結

30年

2.本局計劃生育工作計劃、總結、報表、基本信息登記表等

30年

九、

文秘

工作

1.本局制訂的機關內部管理規章制度

30年

2.本局公文處理、機要、檔案等工作形成的記錄本

10年

3.本局綜合辦文部門關于秘書、保密、檔案等工作年度以上的計劃、總結、統計材料

10年

十、

財務

管理

1.本局財務預算、決算報告

30年

2.本局財務工作制度、規定

30年

3.本局財務收支情況報告

永久

4.本局財務工作年度總結、財務分析報告

永久

5.上級財政部門下達、追加本局年度經費的通知

10年

十一、

固定

資產

管理

1.本局物資（辦公設備及用品等）采購計劃、審批手續、招標投標、購置等文件材料

30年

2.本局國有資產管理（登記、統計、核查清算、交接等）文件材料

2.1房產等價值較大的

2.2辦公用品等低值易耗品

永久

10年

3.本局與有關單位簽訂的合同、協定、協議、議定書等文件材料

3.1固定資產投資、數額較大、有特殊意義的

3.2一般性活動、數額較小的

永久

10年

十二、

接待

工作

1.本局接待工作計劃、方案

1.1黨和國家領導人對本局工作進行檢查、視察的

1.2市委、市政府、市人大、市政協等領導機關對本局工作進行檢查視察的接待計劃、方案

1.3兄弟單位對口接待的

永久

30年

10年