檔案館管理電子檔案的設備配置
 
電子文件管理研究課題組

    管理電子檔案不同于管理紙質檔案，管理電子檔案要依賴電子計算機的軟硬件環境。電子計算機的軟硬件產品明目繁多，我們不可能以羅列產品的方式討論管理電子檔案所需要購置的軟硬件設備。我們可以通過討論電子信息處理技術對電子計算機的軟硬件依賴情況，使檔案館得到啟發。
    1、數據庫管理系統。
    數據庫是在電子計算機的外存儲器上，按一定組織方式存儲在一起的，相互有關且具有最小冗余度和可共享的、具有較高獨立性的、能確保安全和完整的數據集合。數據庫系統是用于組織和存取大宗數據的管理系統，它是有關電子計算機系統（硬件與基本軟件）、數據庫及其描述機構、數據庫管理、用戶及其應用程序、數據庫管理員等幾方面組成的總體。數據庫管理系統是一組軟件，它具有數據庫定義功能、數據庫管理功能、通信功能，通常由數據描述語言及其編譯程序、數據操縱語言及其編譯程序、數據庫管理例行程序等三部分組成。關系性數據庫管理系統是當前普遍采用的性能較好的數據庫，如SYS-TEMR、dbase、ORACLE SQL／DS和DB2等。分布式數據庫管理系統是當今信息處理領域中愈益被人們重視的一個分支，它是一組結構化的數據的集合，在邏輯上屬于同一系統，而物理上分布在電子計算機網絡的不同結點上。80年代后期，人們力圖把關系數據庫系統和面向對象的方法結合起來，探討新一代的數據庫，以適用新的應用領域的要求，這種新一代的數據庫系統稱為面向對象式數據庫管理系統。多媒體數據庫管理系統，是指對以數據庫方式在電子計算機存儲設備上合理存放的相互關聯的多媒體信息的管理，這些數據集合及管理的特點是語義豐富、信息量特別大、管理過程特別復雜，更需要有技術環境支持。一般的數據庫管理系統不適合工程數據的管理，如復雜實體的處理、動態模式的修改與擴展等，人們又開發了工程數據庫管理系統。數據庫的種類今后還會不斷地擴大和完善。
    2、存儲及輸出設備。
    信息數據的存儲需要相應的電子計算機外部設備和存儲介質。主要有：磁盤存儲器、磁盤、磁帶和磁帶機，光盤和光盤驅動器等。信息擻據的利用需要相應的輸出設備。主要有：終端（通常有一個鍵盤和一個顯示裝置的組成），打印機等。
    3、軟件和程序。
    軟件，即電子計算機系統中使用的各種程序和文檔。軟件中最重要的是操作系統，它是對電子計算機軟硬件資源進行管理和控制的程序，也是用戶和電子計算機系統的接口。各種系統程序和應用程序都是在操作系統控制下運行。根據操作系統所管的資源不同以及提供服務方式的差別，操作系統大致可分為多道批處理、分時、實時、網絡和分布式等五種類型。程序是為解決某一問題而設計的一系列指令。根據被解決問題的目的不同而又可分為系統程序和應用程序。
    4、數據結構和數據。
    為保存電子文件的可存取性、可理解性、可利用性，必須對電子文件數據結構及類型進行了解。數據結構，即數據的組織形式，它既描述數據對象，又描述這個集合中數據元之間的相互關系。數據又有格式數據、正文數據、時態數據、圖形數據、圖像數據、聲音數據等之分。
    各檔案館可根據自己現在保存和處理的或將要保存和處理的電子檔案，參考上述四個方面的介紹，來決定自己選擇的數據庫管理系統，電子計算機軟硬件平臺、存儲及輸出設備、數據結構與數據以及元數據、背景信息等，購置所必須的電子計算機軟硬件及外部設備，確保電子檔案的管理和開發利用。   
 

——1999年6月10日《中國檔案報》