檔案館網絡的發展戰略

在社會對檔案需求日趨普遍化、多樣化的今天，任何一個檔案館都不可能在有限的經費、人力和館舍的情況下，全部滿足人們對檔案利用的需要。這種狀況迫使傳統的單個檔案館從互不聯系、孤軍作戰的狀態中解脫出來，發展檔案館之間的協作與合作，讓各館有限的資源連成一片，相互結合，構成資源共享網絡。可以認為，建立檔案館網絡是實現檔案館現代化的重要環節。新中國成立以后，檔案館事業得到了相當規模的發展。到1995年底，全國共有各級各類檔案館3574個，在此基礎上初步建成了檔案館網絡。對以往的工作進行回顧與評價，探索新的發展思路，使我國的檔案館網絡建設更能適應形勢的需要，是很有必要的，在制定檔案事業發展的戰略時，對檔案館網絡的現狀和未來作一番認真的考察分析，更是必要的。

一、現狀分析

新中國檔案事業創建之初，國家就把檔案館建設作為主要內容。1956年4月16日國務院在《關于加強國家檔案工作的決定》中指出:“國家檔案局應該全面規劃、逐步地在首都和各省區建立中央和地方的國家檔案館。"1992年1月27日國家檔案局頒布了《全國檔案館設置原則和布局方案》，為檔案館建設的宏觀規劃和合理布局構建了一個基本框架，這一文件實際上成為指導我國檔案館建設與發展的綱領性文件。經過40年的努力，在國家檔案局的組織規劃下，我國卓有成效地建立和發展了各級各類檔案館，已初步建立起一個以廣泛分布于中央、省、地(市)、縣四級的國家綜合檔案館為主體，以其它專門檔案館、部門檔案館和企事業單位檔案館為輔的檔案館體系。實踐證明，我國的檔案館組織體系與我國的行政管理體制基本適應，并能經濟有效地管理和利用檔案。

但是，我國的檔案館網絡還處于低水平階段，至今尚未形成實際有效的檔案館網絡，主要問題表現在以下五個方面:

(一)缺乏廣泛、持久的協作

檔案館之間的協作是檔案館網絡的基礎。僅有一定數量的檔案館，而不通過一定的方式把不同類型、不同等級的檔案館組織起來，構成一個既有分工、又有聯系的有機整體，仍不能成為檔案館網絡。這樣聯系就是圍繞著資源共享這個目的而開展的廣泛和持久的協作。這種協作不僅是檔案館網絡的主要工作內容，也是構成檔案館網絡的必要條件。目前，我國的檔案館之間分工基本明確，關系也基本理順，相互之間的協作不能說一點也沒有，但缺乏廣度和深度，更缺乏持久和穩定，往往是協作項目完成了，協作也就中止了，聯系也就中斷了。

(二)缺乏協調和管理

檔案館網絡是在傳統的檔案館協作與合作的基礎上發展起來的，傳統的檔案館協作是各級各類檔案館之間的松散的合作關系，是參加協作的成員館通過約定或自愿的形式作為聯系的紐帶，不具有管理與協調的職能，因此是一種非正式的不穩定的合作形式。

而檔案館網絡具有協調和控制的職能，需要規劃和實施檔案館網絡的發展計劃，制定檔案館協作的共同準則，明確各成員館的權利和義務。由于受傳統檔案館網絡觀念的影響，我們歷來重視對每個檔案館的指導和監督，而忽視了對檔案館間聯系的協調和管理。因此，檔案館網絡的建設和運行基本上處于一種無序狀態。

(三)缺乏理論指導

在檔案學的論著中很少涉及檔案館網絡，更談不上對檔案館網絡理論進行系統研究。現有的檔案學理論認為，檔案館網絡就是各級各類檔案館組成的群體，以為只要有了分工明確、布局合理的檔案館群體就有了檔案館網絡。因此，將檔案館網絡的建設僅限于各級各類檔案館的設置上。當然，在網絡建設上提出統一規劃、合理布局的原則是有十分重要意義的，它能使檔案館網絡建設避免重犯圖書館網絡和情報網絡建設時的錯誤，為檔案館網絡建設奠定了堅實的基礎。然而，各級各類檔案館僅僅是組成檔案館網絡的基礎。檔案館網絡是一個整體概念，離開了協調與協作，各級各類檔案館不可能組成一個縱橫交錯、脈胳貫通的檔案館體系。現代檔案館網絡理論強調的是網絡的整體功能，以自上而下的宏觀思維方式認識并指導檔案館網絡建設。而傳統的檔案館網絡理論的局限性就在于它是由下而上的，是以每個檔案館的自我系統為基礎進行所謂的協作，其結果必然是把協作看成是一種額外負擔，有利就干，無利就推，無法建成實際有效的檔案館網絡也就不足為怪了。正是由于理論的滯后影響了我國檔案館網絡的建設和發展。

(四)缺乏技術支持

現代檔案館網絡是檔案館業務協作網絡與檔案館計算機檢索網絡的有機結合。檔案館網絡中的各成員館利用計算機和通訊技術，作為終端把自己和網絡連結起來，使用網絡的數據庫系統，分享網絡內的資源。因此，計算機、數據庫和通訊系統是構成現代檔案館網絡的三個基本要素，是網絡活動的物質基礎。沒有計算機技術與通訊技術作為后盾，檔案館網絡要真正形成和穩定運行是不可能的。目前我國檔案館計算機檢索系統大都是單機單用戶系統或多用戶主機系統，檔案館尚未形成聯網檢索網絡，從而大大影響了檔案館網絡功能和效用的發揮。從技術的角度講，我國的檔案館網絡并沒有形成。

(五)缺乏制度和經費的保障

檔案館網絡不是一種松散的聯盟，不是為了完成某項共同的任務而構成的非正式的暫時性的協作形式，而是一種正式的、相對固定的、聯系緊密的組織形式。要保證檔案館網絡的正常運行，必須頒布有關檔案館網絡的政策法規，建立健全檔案館網絡的規章制度。目前，作為個體的檔案館有相應的政策法規和規章制度，而作為整體的檔案館網絡卻缺乏制度的保證。此外，檔案館網絡的建設和運行是需要投人經費的，而現在國家在檔案館方面的財政支出都用于每個具體的檔案館，檔案館網絡的建設幾乎沒有任何投資。這種重視個體檔案館建設而忽視檔案館網絡建設的做法，使檔案館網絡建設只是停留在口頭上，而無法取得實際的進展。

二、發展戰略思考

(一)賦予檔案館網絡以新的合義

妨礙我國檔案館網絡建設的重要原因之一是網絡的傳統觀念，對網絡的傳統認識使現代檔案館網絡無法在我國建成。因此，要想使我國的檔案館網絡真正形成并穩定運行，必須突破傳統網絡觀念所存在的局限性，賦予檔案館網絡以新的含義，為檔案館網絡建設提供堅實的理論基礎。

網絡就其一般意義而言，是指縱橫交錯而成的組織或系統。檔案館網絡是指眾多檔案館按一定的組織原則所組成的、具有館際合作功能的檔案館體系。因此，檔案館網絡首先是一種實體網絡，即由各級各類檔案館實體構成的集合體;其次是一種協作網絡，即以增強其社會功能為目的而形成的檔案館聯合體;第三是一種檢索網絡，即利用計算機聯網技術對各個檔案館的檔案信息資源進行處理而形成的檔案館技術結合體。

檔案館網絡發端于檔案館之間的合作，是在檔案館合作、檔案館聯合的基礎上發展起來的。檔案館合作是指兩個或多個檔案館之間在工作和服務等方面的配合而開展的單項業務合作活動，其形式比較松散。檔案館聯合是指某一地區、某一專業系統的檔案館群體在自愿的原則下開展館際協作的一種形式。一般要求在相互協商的條件下，簽訂相應的合作協議，并根據協議的要求制定出正規的管理制度。因此，與檔案館合作相比，檔案館聯合的組織形式比較穩定。檔案館網絡作為傳統的檔案館合作與聯合的一種擴大和深化，是一種新型的檔案館事業的組織形式。它具有以下三個特征:一是整體性。檔案館網絡是一個整體、宏觀的概念，其建立的理論基礎是系統論和控制論，即通過對網絡內各級各類檔案館的有效控制，實現整個檔案館網絡結構的優化，從而產生系統整體功能與效益。因此，檔案館網絡具有管理和協調的功能，通過規劃和制定網絡發展計劃，制定網絡標準和準則，使檔案館網絡成為一個正式的、嚴密的、有組織的檔案館聯合組織。二是目的性。檔案館網絡的建立具有明確的目的性，這就是資源共享，即以網絡的力量來為社會提供優質的檔案服務，以滿足日益增長的社會檔案需求。因此，組成網絡的基本動力就是實現資源共享。三是技術性。檔案館網絡是一個高技術含量的組織形式，網絡的活動基礎是計算機技術和通訊技術。離開了計算機和通訊系統，檔案館網絡的活動就無法進行。

檔案館網絡的實質是用一種穩定的、大規模的組織結構形式來實現資源共享的目的，以適應社會發展的需要。因此，檔案館網絡的活動總是圍繞著資源共享這個共同的要求而展開的，它的內容總是圍繞著如何促使檔案館資源更好地被利用，如何為利用者提供更多更好的服務。檔案館資源不單純是指檔案信息資源，而且還包括檔案館的人才資源、設備資源、智力成果資源等。因而，檔案館網絡的活動不僅包括館際互借、編制聯合目錄、建立計算機檔案檢索網絡，而且包括人才的培訓、工作經驗的交流、合作與協調檔案學研究、聯合開展參考咨詢活動和編研工作、大型昂貴設備的共同享用等。這些豐富多樣的活動內容正是檔案館網絡富有生命力和創造力的具體表現。

用現代檔案館網絡的觀念看我國檔案館網絡的現狀，我們不難發現我國檔案館網絡建設目前還處于網絡的初級形態。建立現代檔案館網絡理論并用于我國檔案館網絡建設的實踐是當務之急。

(二)真正確立宏觀型的檔案館網絡發展戰略思想

在檔案館網絡建設中存在著截然不同的兩種戰略思想，一種是微觀型的建網思想，它的特點是“由點到網”、“由下而上”，認為檔案館網絡的發展取決于一個個具體的各級各類檔案館的高度發展，只要完善和發展了各級各類的檔案館，并在此基礎上進行協作，就能建立起檔案館網絡。另一種是宏觀型的建網思想，它的特點是“由網到點”、“由上而下”，它強調根據檔案館事業在整個社會大系統中所承擔的任務，來規定檔案館網絡的功能，網絡中的每個成員館都要按照網絡功能的要求進行活動，都要按照網絡功能的要求調整其內部系統結構。顯然，用微觀型的戰略思想指導檔案館網絡建設是無法使網絡具有應有的功能的，只有在宏觀型的戰略思想指導下，檔案館網絡建設才能走上健康的道路，使檔案館網絡真正成為一個具有特定社會功能的社會信息系統。由于我國在檔案館的設置和布局方面貫徹了統一規劃的原則，因而給人們的感覺是我國的檔案館網絡建設已經確立了宏觀型的發展戰略。其實不然，在檔案館網絡的具體建設過程中仍然被微觀型的戰略思想所左右，強調的是檔案館的個體發展的完善，缺乏整體化、協作化的思想指導。因此，真正確立宏觀型的發展戰略思想是保證我國檔案館網絡建設健康發展的關鍵所在。

(三)按照客觀規律建設和管理檔案館網絡

一切事物的運動都遵循著一定的客觀規律，而原則是人們對客觀規律的認識，是人們在從事某項活動時所依據的準繩。我們在建設和管理檔案館網絡時，也應按照其客觀規律遵循以下原則:

一是與社會發展相適應的原則。我國檔案館網絡是國家信息網絡的重要基礎，是一個開放型的社會信息服務系統。因此，其發展速度、規模、水平等必須與國民經濟和社會其它事業的發展狀況相協調，受到社會整體發展水平與狀況的制約。首先，檔案館網絡的發展受到社會經濟發展的制約。社會經濟發展的水平與狀況直接影響檔案館網絡的建設，良好的國民經濟發展狀況，可為檔案館網絡的建設提供充裕的物質與經費。其次，檔案館網絡作為國家科學文化事業的一部分，又受制于整個國家科學文化事業的發展，國家科學文化政策和科學文化事業的發展水平，為檔案館網絡建設提供社會環境保障。第三，檔案館網絡的發展還受制于社會生產力和科學技術的發展水平。因為，檔案館網絡是以計算機技術和通訊技術為基礎的，離開了科學技術這個基礎，檔案館網絡就失去了存在的基本條件。總之，檔案館網絡的建設必須與社會發展相適應，任何試圖超越一定階段社會所能提供的可能條件來建設檔案館網絡的企圖都是不現實的，也不利于檔案館網絡的建設。

二是統一領導原則。檔案館網絡是一個具有整體性的檔案館集合體，其發展和建設過程必須堅持統一領導的原則。只有集中統一地組織和管理整個檔案館事業，有計劃地發展和建設檔案館網絡，才有可能在全國范圍內建立起一個統一的、布局合理的檔案館網絡，避免網絡尤其是檢索網絡建設分散重復的弊病。因此，統一領導原則是建設和發展檔案館網絡的組織保障。統一領導原則體現在檔案行政管理部門應承擔以下職責:(1)統一規定檔案館網絡的結構形式和整體功能，對檔案館網絡的發展制訂總體規劃和各項專門計劃;（2)制定各級各類檔案館的職責范圍和業務建設規劃，并明確相應的性質、任務與職責;(3)提出各級各類檔案館的設置原則與布局方案，并與有關部門協同指導和監督、共同建設與管理的檔案館;(4)組織檔案館網絡協作，實現資源共享;(5)組織、檢查、監督、指導檔案館網絡規劃與計劃的實施。

三是協調、協作和共享原則。檔案館網絡的基礎是各級各類檔案館，因此，為了獲得網絡的更高效益與效率，不僅需要統一領導，更需要各檔案館之間的廣泛協調與協作。從某種意義上講，協調與協作是檔案館網絡內館際聯系的基本形式，而協調與協作的目的是為了資源共享。即通過協作、協調，進一步明確分工，理順關系，實現檔案館資源的社會共享性，從而提高檔案館網絡的整體水平和運行質量。

四是動態原則。檔案館網絡是一個動態結構，需要根據檔案館網絡發展的動力機制、原因與規律的演化，不斷調整館網組織結構，使之在動態平衡中得到不斷發展。同時，也只有使檔案館網絡處于動態之中，才能使之與社會環境保持最佳適應狀態。與單一的國家綜合檔案館所組成的檔案館網絡不同，目前，我國已建成了以國家綜合性檔案館為主體，以專門檔案館、部門檔案館和企事業單位檔案館為輔的檔案館網絡。而進一步完善專門檔案館和部門檔案館體系，使檔案館網絡具有更合理的空間布局，已成為檔案館網絡建設的新課題。

(四)我國檔案館網絡建設中的幾個重要環節

第一，必須建立一系列的網絡標準和規章制度。標準是檔案館網絡形成和完善的基礎，沒有標準就沒有各個檔案館活動的統一和規范化，更沒有檔案館間的協作和協調。由于我國的檔案館長期以來以手工作業為其主要的工作方式，相互之間又缺乏交流.因此，標準化的基礎比較薄弱。為檔案館網絡的建設.必須加速標準化的進程，其中包括代號代碼標準、格式標準、設備標準、數據庫標準、通訊技術標準等。規章制度是檔案館網絡正常運行的必要保證，它規定了各個成員館的職責和義務，從而使檔案館網絡的活動有章可循，并使各成員館之間的聯系固定下來。因此，要把規章制度的制定和執行作為檔案館網絡建設的基礎工作來抓。

第二，要大力發展檔案館協作。如果說制定網絡標準和制度是建網的業務準備的話，那么，發展協作可以說是建網的組織準備。因為協作是檔案館際聯絡聯系的基本形式，只有通過協作才能實現資源共享的目的，只有通過協作才能加強檔案館之間的聯系，從而自然而然地形成某些協作體，而這種協作體則是今后建立檔案館網絡的基礎。尤其是自動化網絡由于經費、設備、人員等一系列問題而不可能在短期內建立的情況下，發展檔案館協作，建立和完善檔案館業務協作網絡對于我國現階段的檔案館網絡建設而言具有重要意義。

第三，要將檔案館網絡納人整個國家的文獻信息網絡之中。隨著網絡化的不斷擴展，檔案信息必須與其它類型的信息共同在網絡中流通，成為全社會共享的信息。然而，由于我們在檔案館信息管理系統的建設中缺乏宏觀的、整體的規劃，使許多系統在信息存貯和通信用程序、格式上的標準五花八門，給以后形成整體網絡設置了障礙。因此，在建設檔案館計算機檢索網絡時，其整體規劃必須與國家文獻信息系統相適應，所以與網絡有關的檔案標準應當是開放性的，做到與國家標準乃至國際標準的完全兼容。檔案館檢索網絡首先應以北京的中國國家計算機網絡設施(即NCFC)為其網絡平臺，與Internet相聯;其次建設以各地區中心城市(如東北的沈陽、華東的上海、華南的廣州、華中的武漢、西北的西安、西南的重慶等)為網絡中心節點;再次建設以各個省會為網絡中心分節點，中心節點為地域網絡，分節點為局域網絡;最后建設以各個檔案館為網絡的節點。

第四，要抓緊人員培訓。物質準備和組織準備固然重要，但人員培養更為重要。沒有一支訓練有素、掌握現代網絡技術和知識的人才隊伍，不要說物質準備和組織準備難以搞好，就是有了充分的物質準備和組織準備，完成了自動化網絡的組建，也無法保證網絡的正常運轉。

第五，要明確職責，加強協調管理。檔案館網絡作為一種新型的檔案館事業的組織形式，它應設有專門從事網絡管理和協調的職能機構，以保證網絡的穩定性、嚴密性。由于我國檔案事業實行的是統一領導、分級管理的管理體制，各地檔案行政管理部門應當成為地區檔案館網絡的管理和協調機構，各專業主管機關的檔案管理部門應當成為系統檔案館網絡的管理和協調機構，國家檔案局則應成為國家檔案館網絡的管理和協調機構。