檔案館 (室) 藏資源的優(yōu)勢性分析

 1 各級各類檔案館藏資源的優(yōu)勢性

(1 ) 綜合性檔案館藏資源的優(yōu)勢性

① 館藏內(nèi)容的綜合性。綜合性檔案館館藏的綜合性表現(xiàn)為部分綜合性和在一定條件下的完全綜合性兩種并存的形式。凡記載和反映各個(gè)歷史時(shí)期政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、教育、軍事、外交等各種活動內(nèi)容的館藏檔案屬完全綜合性的形式; 但是, 如果將記載和反映科技、生產(chǎn)、基建等活動內(nèi)容的科技檔案或記載與反映某些專業(yè)活動內(nèi)容的專門檔案另立門戶, 另設(shè)科技檔案館或?qū)I(yè)檔案館保管, 綜合檔案館的館藏就屬于部分綜合性的形式。

② 館藏結(jié)構(gòu)的多面性。如湖南省檔案館截至1992 年底, 收藏檔案248 個(gè)全宗計(jì)39. 1 萬卷, 排架長度3 293. 5 米, 另有各種資料26 715 卷( 冊) 。這個(gè)綜合性檔案館的館藏, 既有清代檔案一個(gè)全宗計(jì)689 卷, 也有民國時(shí)期檔案11 萬卷, 包括國民黨政府、日偽政權(quán)機(jī)關(guān)檔案, 湖南省各黨派、民眾團(tuán)體、省政府各行政機(jī)構(gòu)檔案, 包括省銀行和國民黨政府中央各專業(yè)銀行分支結(jié)構(gòu)的業(yè)務(wù)、人事檔案, 包括國民黨政府湖南省教育廳和大中小學(xué)校檔案、湖南省建設(shè)廳及其所轄單位檔案, 國民黨政府資源委員會在湖南所屬機(jī)構(gòu)檔案; 既有1922 年至1949 年中國共產(chǎn)黨地下組織和黨領(lǐng)導(dǎo)下的群眾團(tuán)體以及湘鄂贛、湘鄂西、湘鄂川黔等革命根據(jù)地形成的革命歷史檔案, 也有中華人民共和國成立后中共湖南省委、省人民政府和各群眾團(tuán)體以及撤銷機(jī)關(guān)檔案, 其數(shù)量最多, 共計(jì)28 萬多卷。一般省( 市、自治區(qū)) 級和大部分地、縣級綜合檔案館的館藏結(jié)構(gòu)都具有這種多面性的特點(diǎn)。

③ 館藏管理的層次性。綜合檔案館的館藏在分工管理上是有層次性的。根據(jù)20 世紀(jì)80 年代末的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù), 中央檔案館、中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館構(gòu)成了我國綜合檔案館在館藏管理上的第一層次, 即最高層次; 30 個(gè)省( 市、自治區(qū)) 檔案館構(gòu)成了我國綜合檔案館在館藏管理上的第二層次; 370 個(gè)地(市、州、盟) 區(qū)檔案館構(gòu)成了我國綜合檔案館在館藏管理上的第三層次; 2 488 個(gè)縣(市、區(qū)、旗) 檔案館構(gòu)成了我國綜合檔案館在館藏管理上的第四層次。

④ 檔案內(nèi)容的連貫性。不論哪個(gè)層次的綜合檔案館, 就接收與集中我國黨和政府在解放后形成的各種需要長遠(yuǎn)保存的檔案而論, 不是一次性完成的, 也不是在同一層次和同一全宗內(nèi)可以任意接收或不接收, 可以任意集中或不集中, 而是根據(jù)檔案的增殖規(guī)律, 必須從一個(gè)全宗的整體和不同層次之間的內(nèi)容互相銜接出發(fā),在接收和集中檔案時(shí), 考慮館藏檔案內(nèi)容的連貫性特點(diǎn)。這種連貫性特點(diǎn)也就是保持檔案的完整性和內(nèi)在聯(lián)系的具體化。不同層次的綜合檔案館在接收和集中檔案的范圍和時(shí)間方面, 都必須按照本級黨和政府以及所屬單位和部門的職能分工, 按照已經(jīng)規(guī)定的進(jìn)館時(shí)間表, 堅(jiān)持承前啟后, 首尾相接, 堅(jiān)持一個(gè)全宗內(nèi)的檔案內(nèi)容不可分散, 不能間斷的原則。

⑤ 檔案利用的中心性。據(jù)統(tǒng)計(jì), 到1992 年底, 我國有各級各類檔案館3 585 個(gè), 收藏檔案已達(dá)9 000 多萬卷, 其中各級綜合檔案館2 890 個(gè), 館藏檔案已達(dá)7 000 多萬卷。僅就30 個(gè)省級綜合檔案館的統(tǒng)計(jì), 館藏檔案已超過1 184 萬卷和300 萬件。不論是從檔案館的數(shù)量來看, 還是從館藏檔案的數(shù)量來看, 綜合檔案館都占檔案館總數(shù)的80% 左右。這說明, 在開發(fā)利用檔案信息資源時(shí), 綜合檔案館的館藏檔案處于中心地位, 起著主渠道的作用。

(2 ) 專業(yè)性檔案館藏資源的優(yōu)勢性

專業(yè)性檔案館, 是指為國家專門管理某一方面、某一特殊專業(yè)或某一種載體形式的檔案而設(shè)置的檔案館。我國的專業(yè)性檔案館,包括中央一級的和地方一級的部門性或?qū)ｉT性檔案館。由于專業(yè)性檔案館基本上是按檔案所屬不同專業(yè)或部門建立的, 因此, 不僅專業(yè)性檔案館所收藏的檔案內(nèi)容、數(shù)量、載體形式及其效用與綜合性檔案館是不相同的, 而且不同專業(yè)性檔案館之間也是不完全相同的。為此, 我們必須認(rèn)真研究專業(yè)性檔案館館藏的特點(diǎn)及其利用覆蓋面, 從而采取相應(yīng)的開發(fā)措施, 以充分發(fā)揮專業(yè)性檔案館檔案信息資源在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用。

① 專業(yè)性與科技性。按照國家機(jī)關(guān)職能任務(wù)的分工, 每一專業(yè)部門負(fù)責(zé)主管并行使某一專業(yè)職能任務(wù)。而任何一個(gè)專業(yè)性檔案館, 則只能是負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本部門或本系統(tǒng)形成的專業(yè)檔案。

因此, 各個(gè)專業(yè)性檔案館的館藏檔案, 分別來源于各自的專業(yè)活動領(lǐng)域。所以, 無論是專業(yè)性的還是部門性的專業(yè)檔案館, 從其館藏檔案信息內(nèi)容上看, 就必須具備鮮明的專業(yè)性。每一個(gè)專業(yè)性檔案館的館藏檔案, 便是該專業(yè)信息的記錄與反映。例如, 中央外交部檔案館, 既是專門性檔案館, 又是部門性檔案館。館藏的外交檔案是屬于國防政治性的專業(yè)檔案。再如國家氣象局氣象檔案館, 據(jù)統(tǒng)計(jì), 到1992 年底止, 館藏有各種氣象記錄報(bào)表、天氣圖等近12 萬冊( 卷) , 磁帶近8 000 多盤, 縮微平片5 萬多張, 膠卷2 500 多卷。其內(nèi)容主要是新中國成立以來全國各省、地、市、縣氣象臺站逐年、逐月、逐日積累起來的氣象原始記錄報(bào)表。專業(yè)性檔案館館藏另一個(gè)重要特點(diǎn)是科技性質(zhì)的檔案多。按照我國綜合性檔案館與專業(yè)性檔案館的館藏結(jié)構(gòu)實(shí)際來分析, 一般是國家綜合檔案館的館藏, 往往是以文書檔案為主, 其他檔案為輔; 而專業(yè)性檔案館中,以黃河檔案館為例, 到1985 年底, 該館館藏檔案141 561 卷( 冊) , 圖紙184 291 張, 其中科技檔案103 274 卷(冊) , 占整個(gè)館藏檔案的73% , 文書檔案10 660 卷, 占8% , 會計(jì)檔案27 627 本,占19%。

② 歷史性與現(xiàn)實(shí)性。任何一項(xiàng)專門事業(yè)的發(fā)展, 都離不開原有的基礎(chǔ), 總是在原有的基礎(chǔ)上不斷地向前發(fā)展。正因?yàn)槿绱?/span>, 專業(yè)性檔案館館藏的又一個(gè)重要特點(diǎn)是, 既收集有歷史性的檔案, 又收集和接收了新中國成立以來各個(gè)歷史時(shí)期的現(xiàn)實(shí)性檔案。專門性檔案館將本專業(yè)的歷史檔案和現(xiàn)行檔案集中保管在一起, 形成一個(gè)有機(jī)的整體。這樣, 使其館藏檔案就能夠比較全面、系統(tǒng)地反映本專業(yè)事業(yè)形成與發(fā)展的全部面貌, 也就為更好地開發(fā)利用某一專業(yè)檔案信息資源奠定了基礎(chǔ)。已經(jīng)設(shè)置的中國人民解放軍檔案館、中國照片檔案館、國家測繪檔案資料館、中國電影資料館、國家氣象局氣象檔案館的館藏檔案, 都具有歷史性與現(xiàn)實(shí)性相結(jié)合的特點(diǎn)。

③ 全國性與地方性。由于專業(yè)性檔案館的館藏檔案, 絕大部分來自本部門或本專業(yè)系統(tǒng), 加之有的專業(yè)性檔案館又是按中央與地方分級設(shè)置的, 因此專業(yè)性檔案館館藏檔案利用的覆蓋面, 既有全國性的特點(diǎn), 又有濃厚的地方特色。或者說, 中央級的專業(yè)檔案館與部門檔案館的館藏中, 反映某一專業(yè)的宏觀信息多; 而地方級的專業(yè)檔案館館藏中, 反映某一專業(yè)的微觀信息多。這在城建檔案館的館藏中特別明顯。從一個(gè)專業(yè)角度來說, 從中央到地方的專業(yè)檔案館, 按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則, 建立起一個(gè)從宏觀館藏到微觀館藏的專業(yè)信息系統(tǒng), 這就有利于開發(fā)某一專業(yè)的檔案信息資源, 既為地方又為全國的專業(yè)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

④ 檔案與資料的并重性。專業(yè)性檔案館, 特別注重收集和保管與本館館藏專業(yè)檔案有關(guān)的各種資料, 因此資料也成為專業(yè)性檔案館館藏的重要組成部分。有的專業(yè)性檔案館館藏資料極為豐富,甚至與館藏檔案并駕齊驅(qū)。檔案與資料并重的原因在于: 首先, 專業(yè)性檔案館館藏檔案需要縱向的和橫向的、國內(nèi)的和國外的相關(guān)資料作補(bǔ)充。某些專業(yè)性檔案館所藏的檔案, 通常就是集中反映某一專業(yè)的珍貴史料, 由于歷史或人為的原因, 往往出現(xiàn)某一時(shí)期的專業(yè)檔案十分短缺, 甚至是一個(gè)空白。其次, 專業(yè)性檔案館的檔案,專業(yè)性和科技性都比較強(qiáng), 無論是進(jìn)行一項(xiàng)工程的設(shè)計(jì)與施工, 還是研究一個(gè)科研課題, 或者是開發(fā)一項(xiàng)新產(chǎn)品以及進(jìn)行地質(zhì)勘探,除了必須利用有關(guān)的專業(yè)檔案外, 還必須要利用相關(guān)的專業(yè)資料作參考。所以, 對于專業(yè)檔案館來說, 注意收集與館藏檔案有關(guān)的專業(yè)資料, 就顯得格外重要。

 2 各類檔案室藏資源的優(yōu)勢性

各類檔案室的室藏, 除了具有完整性、系統(tǒng)性、服務(wù)性的共同特點(diǎn)之外, 還分別具有各自的特點(diǎn)。

(1 ) 機(jī)關(guān)檔案室

① 單一性。所謂單一性, 是指室藏結(jié)構(gòu)單一, 主要是文書檔案多, 其他門類檔案少。

② 機(jī)要性。所謂機(jī)要性, 是指室藏檔案的內(nèi)容, 許多涉及黨和國家的機(jī)密, 即使是由機(jī)密文件歸檔轉(zhuǎn)化為檔案后, 有的仍然不能解密, 泄露出去將會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害。

③ 定期性。所謂定期性, 是指室藏的重要檔案僅僅是在機(jī)關(guān)檔案室保存一定時(shí)期。按《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定, 省、地、縣級機(jī)關(guān)永久保存的檔案, 在本機(jī)關(guān)保存20 年或10 年以后, 應(yīng)分別移交國家檔案館。

(2 ) 綜合檔案室

① 綜合性。綜合檔案室內(nèi), 不僅集中統(tǒng)一管理了本單位黨、政、工、團(tuán)各組織機(jī)構(gòu)和部門形成的文書檔案, 而且還集中管理了生產(chǎn)、基建、科研、技術(shù)等部門形成的科技檔案, 有的甚至連人事、會計(jì)、經(jīng)營等專門檔案, 也在綜合檔案室集中管理。

② 多功能性。由于綜合檔案室室藏檔案門類多, 綜合開發(fā)檔案信息資源, 可以為本單位的生產(chǎn)、建設(shè)、科研及管理等各個(gè)方面的工作服務(wù), 取得較大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

③ 長期性。各企業(yè)、事業(yè)單位的各類檔案, 一般都長期保存在本單位綜合檔案室, 而不向當(dāng)?shù)貒揖C合檔案館移交。所以綜合檔案室的室藏檔案保存時(shí)間具有長期性。

(3 ) 科技檔案室

②   科技性。所謂科技性是指室藏檔案都是科技性質(zhì)內(nèi)容的文件材料。

② 實(shí)用性。指室藏科技檔案信息對于現(xiàn)行科研課題的研究,科研項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)或工程項(xiàng)目的施工、管理、維護(hù)、擴(kuò)建, 改建及生產(chǎn)技術(shù)工作的管理等科技生產(chǎn)活動, 都具有直接的指導(dǎo)價(jià)值和參與使用價(jià)值。

(4 ) 專業(yè)檔案室

① 專業(yè)性。指室藏檔案總是反映了一定的專業(yè)內(nèi)容, 具有鮮明的專業(yè)性質(zhì)。專門檔案是在各種不同專業(yè)范圍內(nèi)生產(chǎn)的, 都有比較穩(wěn)定的文件名稱、格式和形成規(guī)律, 有各自的整理和管理方法。

② 形成特殊性。指室藏中承載檔案信息的載體比較特殊, 一般除紙質(zhì)載體的文字、圖表、簿冊材料之外, 大量的是磁帶、膠片、光盤等聲像載體材料。

③ 部分專門檔案機(jī)密性。如人事檔案、訴訟檔案、紀(jì)檢檔案、會計(jì)檔案、統(tǒng)計(jì)檔案、審計(jì)檔案等, 尤其是人事檔案室的室藏, 其機(jī)密性最為突出。

綜上所述, 各級各類檔案館( 室) 藏有著各自不同或相同的特點(diǎn), 有著各自的形成規(guī)律。分析這些不同或相同的特點(diǎn), 其出發(fā)點(diǎn)就在于進(jìn)一步明確檔案館( 室) 的服務(wù)范圍, 發(fā)揮優(yōu)勢, 確定開發(fā)利用檔案信息的措施。