機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍四款原則規(guī)定,既是機(jī)關(guān)判斷文件材料是否歸檔的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn),同時(shí)又賦予了機(jī)關(guān)在編制本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍的自主性和靈活性,便于各機(jī)關(guān)從實(shí)行工作出發(fā),根據(jù)本機(jī)關(guān)具體職能活動(dòng),合理開(kāi)展機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍的編制工作。

     《規(guī)定》對(duì)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍只是作上述四款原則上區(qū)分，原因在于機(jī)關(guān)文件材料涵蓋了機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)中形成的所有文件材料，不僅包括非文書材料，如科技文件材料、人事文件材料等；不僅包括了紙質(zhì)文件材料，而且也包括非紙質(zhì)文件材料，如磁性載體文件、電子文件等。文件材料的內(nèi)容及其載體差異性較大，內(nèi)容也較龐雜，如果在《規(guī)定》中詳細(xì)概括或全部指明機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍既不科學(xué)、也不實(shí)行，在技術(shù)處理上也存在操作的困難。因此，國(guó)家檔案行政管理部門只對(duì)機(jī)關(guān)各類文件材料的歸檔作宏觀、指導(dǎo)性規(guī)定。本著“先易后難，分開(kāi)處理”的原則，《規(guī)定》對(duì)機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍有具體要求，對(duì)非文件和非紙質(zhì)載體文件材料歸檔范圍也提出了要求，即“機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行”。