自從1794年法國穡月七日檔案法令提出了被稱為“檔案的人權宣言”的檔案開放原則之后，開放的理念就注入了帶有公共性質的檔案館的血脈之中。盡管不同時期、不同國家、不同檔案館的開放程度有很大差別，正當的或非正當的限制始終存在，但不可否認的是，200多年來，從總體上來說，公共檔案館一直沿著開放的道路前行，開放的范圍和程度在不斷拓展。可以斷定，在2l世紀，這條路還將延伸。因為，這是一個開放的時代，公共檔案館面對的是一個開放的環境，開放的世界。
一、檔案館走向開放的歷史必然
從世界范圍看，公共檔案館經歷了一個從封閉、半封閉逐步走向開放的過程。開放不是公共檔案館的權宜之計，也不取決于某些人的選擇。有識者的推動和保守者的設防可能對一定時期一定范圍內檔案館的開放程度發生影響，但無法改變其不斷走向開放的趨勢。因為檔案館開放具有深刻的歷史文化原因，符合自身的發展規律。
檔案館開放根植于民主政治。“檔案是一種權力。”因為“生成檔案就意味權力的產生，利用檔案也是如此。”美國學者史蒂文·盧巴(StevenLubar)在作出上述結論時還援引當代后結構主義哲學家德里達(Derrida)的話來加以證實：“失去對檔案的控制就等于失去了政治權力，民主的有效性通常用下面的標準來衡量：對檔案工作(包括檔案的構成和闡釋)的參與和對檔案的利用。”①檔案承載了歷史真相，而這些真相是權力的一部分，不同政治體制中的掌權者理所當然地以不同的方式對待這些真相記錄。獨裁政治、專制統治的本質是權力壟斷，不可能產生開放檔案的理念和制度，因為統治者需要控制和奴役被統治者，就必須決定什么被記憶，什么被忘卻，什么人有權了解真相，什么人無權獲知。這種政治體制中的檔案館只能是統治者的絕對附庸。在民主政治中，政府的權力來自人民的委托，廣泛的公眾權力衍生出公民對于歷史真相的知情權。政務公開、“陽光政府”是民主政治的產物、標志與追求，而在政務公開中最重要、最普通的形式則是包括公共文件、檔案等公共信息的開放。按照政治學理論，在民主社會中，文件、檔案等公共信息都屬于公共物品，公民原則上有權享用。公民知情權的擴大存在于政治民主化進程之中，公民對檔案的需求，以及為滿足這種需求而實行的檔案開放正是從政治民主化大潮中涌動出來的浪花。
檔案館開放生長于民本文化。檔案是一種文化，檔案館的開放是一種文化現象。文化與政治體制有關，又不是簡單地被政治體制所決定。任何文化都有其深刻的根源，都有萌生、發育和成熟的過程，而某種文化一旦生成，便會自然演化為一種氛圍，一種環境，一種土壤，對于制度的確定、政策的兌現產生巨大的制約和影響。就公共信息的使用而言大致有兩種文化：官本文化和民本文化，或者說是封閉文化和公開文化，主要區別在于社會對于公民參與公共事務和知曉公共信息的自覺意識和認同度。檔案開放是在供與求的互動中實現的，供求雙方的觀念、思維、行為方式和素養都具有慣性的力量，有時候還會構成輿論導向或潛規則，作用于檔案開放的過程和效果。任何一個國家的檔案開放都是一個漸進的過程，不同國家檔案利用狀況的差異也總有多方面的原因，這就是檔案開放中的文化效應。因此，開放檔案、開放檔案館的過程也是培育、滋養、倡導、弘揚民本文化、公開文化的過程。當代公民民主意識、維權意識的增強推動著民本文化、公開文化日益成為被大眾廣泛接受的主流文化，這種文化成為公共檔案館走向開放的大背景。
檔案館開放是一種動力機制。對于檔案館而言，開放不僅僅是對社會、對公民的給予，更是一種獲得，它所釋放出的推動檔案館發展的能量是難以測度的。無論檔案開放的最初要求是來自公民個體還是某種社會集團，隨著開放程度的提高都會逐漸內化為檔案館自身的需要，成為檔案館存在的理由，發展的動力，生命的靈魂。這種動力機制反映在兩個方面：一是來自外部的動力。開放帶給檔案館的不僅是利用者的需求滿足，還有日益廣泛的社會認可，與社會生活的密切聯系，以及隨之而來的理解、支持和各種資源。上海在寸土寸金的外灘設立新館無疑是市政府、市民對檔案館社會功能的高度認可；青島市檔案館的網上論壇和北京市順義區的檔案展覽引來公民捐贈檔案也是對檔案館開放檔案的一種回報。②據悉，當年英國公共檔案館丘園(QiuGarden)新館的高額建設預算獲得政府的順利批準，廣大利用者的呼吁也發生了重要的影響。二是來自檔案館內部的動力。檔案開放對檔案館的業務工作提出了許多新的要求，從而對檔案收集、鑒定、保管、檢索、數字化及上網工程的實施等發生了全面地推動作用，檔案管理的全程化、規范化、集約化、現代化水平不斷提升，其中的科學含量和技術含量日益提高，社會服務功能越來越多樣化和富有成效，開放的檔案館煥發出封閉狀態下不可能出現的活力和生機。
有一個事件很能說明開放對于檔案館意味著什么。2000年12月18日，德國法蘭克福《眾報》的頭版頭條以《媒體聚焦場面尷尬》為題報道了柏林州檔案館遭遇公眾騷動引起媒體關注而處于尷尬場面的消息。該館因即將搬遷決定在近一年的時間內暫時關閉，由此引起公眾的強烈反對，甚至采取了“特別行動”。反對者中有15位正在利用檔案準備碩士論文，35位在準備博士論文，還有10位在準備教授資格考試。對他們而言，如果不能利用檔案將嚴重影響正常的學習、工作和發展預期，并可能因此遭受高額經濟損失。③這件麻煩事從另一個方面值得檔案館欣喜，它的暫時關閉能引起利用者的如此在意，可見它已經成為公民工作、生活的一種條件和依賴。公民們習慣于檔案館對他們開放，而不能容忍檔案館的關閉，這些公民實際上已經成為該地區檔案館存在和發展的堅定支持者。
二、檔案館走向開放的多維路徑
檔案館的開放應該是全方位的。由各種開放形成的合力將引發檔案館工作的全面變革，徹底改變檔案館的內向性格，增強檔案館的公共性和社會性。
(一)擴大檔案的開放
檔案是檔案館的特有資源，公民對檔案館最大的希冀就是在需要時能夠看到放于其中的檔案，因此，檔案館開放的根本和核心內容是檔案開放。令人鼓舞的是，無論是世界還是中國，檔案開放的范圍和方式都正在不斷擴大，但是仍然不能滿足增長著的需求，還有很大的擴展空間。
一是開放數量的擴展。檔案的開放已經成為我國經濟和社會發展的重要指標之一。截至2002年底，全國各省、自治區、直轄市各級綜合性檔案館已開放各類檔案3252萬卷(件)，較2001年增加了約6％，④但是與館藏檔案總數比，只占了其中約24％。根據一些國家現行文件開放的統計，可開放文件大約達到全部文件的90％左右，按照這個比例推斷，館藏檔案中可開放的數量應該還有很大的挖掘潛力。挖掘的主要對象是形成未滿30年而不具有封閉需要的，和已滿30年可以解密的檔案。
二是開放范圍的擴展。減少開放禁區，合理解密降密，向社會開放珍貴檔案是擴大檔案開放范圍的重要措施。2004年1月，外交部檔案館向社會開放了1949—1955年形成的外交檔案近萬件，在國內外產生了良好的反響，這是我國檔案開放的新突破。外交部檔案館為開放這批珍貴檔案歷經5年嚴格的解密、鑒定等準備工作，外交部長李肇星親自為開放檔案查閱處揭牌，足以表明開放這批檔案對于我國外交工作透明化的重要意義。⑤這些開放檔案約占同期外交檔案的30％，與一些國家開放80％的外交檔案相比，我國開放的比例還比較低，這是進步中的遺憾。⑥我國檔案開放還需要、也可能有更多的突破。據統計，截至2000年，我國文件解密的數量只占定密總數的2％，⑦這個比例顯然不符合實際情況，事實上，在現有的涉密文件中有相當數量已經可以面向公眾了。
三是利用者群的擴展。從公務利用、學術利用到公民個人利用，各類檔案利用需求逐步增加。特別是在檔案利用總量穩中有升的情況下；非公務利用檔案的需求逐步攀升。公民個人為學術研究以及解決財產繼承、經濟糾紛、婚姻關系、；學歷資歷證明、工作調動、勞動保險等問題查閱檔案的越來越多。據北京市朝陽區檔案館統計，1999年個人利用占全館檔案利用人數的70％，2001年達到71．6％，在利用高峰時，日接待公民利用檔案達100多人次。⑧與全國的檔案利用情況相比，這種情況可能還只是一個典型或特例，但可以肯定，這是一個有代表性的征兆，反映了公民對檔案需求不斷走高和檔案利用者群不斷擴大的趨向。此外，隨著國家改革開放的進程，國外、境外利用者也將不斷增多，我國檔案館的潛在利用者將是十分可觀的。合理放寬對利用限制，簡化手續，改善服務，可以讓更多的人走進檔案館的大門。
四是開放方式的擴展。人們獲取信息渠道的多樣化促使檔案館思考檔案開放方式的多樣化。除了在檔案館內提供紙質檔案閱覽的傳統方式之外，檔案館正在開辟更多的途徑讓公民接觸檔案。例如，檔案展覽已經成為一種頗具特色的開放方式，有的好展覽吸引了數以萬計、十萬計的參觀者。北京市檔案館主辦的“北京商品票證回顧展”在全市多處進行巡回展，一次次掀起參觀熱潮；西藏自治區檔案館把“走進西藏”展覽辦到了上海；上海市檔案館則把上海老照片展辦到了德國，檔案展覽成了眾多百姓了解開放檔案的一種喜聞樂見的方式。網站和數字檔案館是檔案開放的又一窗口；一些正在建設的數字檔案館也提供了網上開放檔案的功能。但是，在網上能夠查閱檔案原文的還少之又少，檔案館網上服務功能還不夠實在，還有很多事可以做。美國國家檔案局新近啟用了“利用檔案數據庫(AAD)”檢索工具，可以使利用者在線利用350多個數據庫，涉及20個機構的文件，大大提高了檔案數據庫的訪問率，⑨這是我國提高網上檔案服務功能可資借鑒的重要途徑。
五是兼營現行文件的開放。作為檔案開放職能的延伸，我國許多綜合性檔案館承擔起開放現行文件的職能。這些檔案館借助在檔案接收方面與當地黨政機關的聯系，文件管理和服務方面的經驗，以及設有檔案開放設施的便利，設立現行文件服務窗口，接待公民查閱，獲得了利政、利民和擴大檔案館社會影響的三重效益。據統計，目前我國已有近千家檔案館增設了現行文件查閱業務，其中大部分檔案館獲得了當地黨委或政府的授權，上海市已將檔案館開展現行文件開放服務工作的規定寫入了地方政府規章之中。⑩這是一項具有開創性的工作，山東濟南市檔案館設在政務大廳中的“現行文件開放攤位”、⑾安徽省檔案館、湖北宜城市檔案館開辦的“現行文件超市”，⑿柳州市檔案館在公共場所設立的現行文件觸摸屏查閱，⒀以及不少地區檔案館在當地行政審批服務大廳中開設的現行文件服務點都別有創意，得到了政府機關的認可，百姓的青睞和贊賞。
擴大檔案開放需要法規、政策、制度、業務工作基礎、用戶培育等多方面因素的協調配合，更為重要的是檔案工作者的觀念突破。
(二)實行檔案館職能的開放
如果說開放檔案是將檔案館資源推向社會的話，那么，檔案館職能的開放就是將社會資源吸引到檔案館內來，為檔案館所用。在這個充滿競爭和機遇的時代，有效利用外部資源是把自己做大做強的重要策略。社會信息化、信息網絡化的過程改變著社會的組織結構以及不同社會角色之間的關系，每一行業、每一個體都被越來越緊密地編織進關聯復雜的社會網絡，在互聯互動中生存、發展并確定自身的新位置。況且，如今檔案館的職能比過去要復雜得多，越是發展對工作能力的要求就越高。因此，習慣于關起門來自己做事的檔案館需要變換一下工作方式，在借助外力，社會化運作方面做一些探索，與相關行業、相關人員開展多方位的充分合作，使他們成為檔案館行使職能的外援力量。可以嘗試的合作方式有：
結盟式。即基于共同的目標或利益與相關領域或部門的合作，這種合作可以是機制性的，也可以是項目制；可以是長期的，也可以是中短期。例如與圖書館、博物館開展業務合作，共同擴大影響，實現資源共享；與教育機構合作，開發以檔案為素材的教育活動；與政府部門、宣傳部門合作舉辦檔案展覽；與研究部門合作開展檔案專題編研等。可以引以為例的有：2000年4月，英國建立了簡稱Resource的博物館、檔案館和圖書館理事會，代表英國4500個博物館、1300個檔案館和5000多個圖書館的利益，促成三類機構的實質性合作。Resource向所屬各館提供戰略指導思想和項目資助，開發通用的收藏品保護基本標準，建立綜合資源的指南和門戶網站等。加盟這一合作組織給檔案館帶來了自身無法獲得的社會資源。⒁美國國家檔案館多年來與教育工作者密切合作，成功開設了“數字教室”，每年有500萬以上的學生通過這個“教室”在線利用有關檔案文獻開展學習，被美國國家人文學科基金會等機構評為人文學科最佳教育站點之一。⒂我國中央檔案館與北京有線電視臺合作錄制的專題電視片《紅旗飄飄中國共產黨歷史上的今天》、上海市檔案館與上海市電視臺合作錄制的專題片《追憶—檔案里的故事》產生了很好的社會反響。這種雙贏或多贏合作對于檔案館來說還應該有很多可為之事。
吸納式。即根據檔案館工作的需要，聘請其他領域的專家、學者、技術公司或人員，以及專業勞務參與檔案館的工作或各種活動，既可以利用外力，又可以推介自己。如聘請歷史專家、文獻專家作為檔案館的兼職研究人員或顧問；聘請法律專家參與制定或完善檔案法規；聘請系統研發和管理專家作為檔案館的技術顧問；外聘工作人員或學生從事檔案整理、信息錄入、檔案修復工作等。國家檔案局的《中國檔案遺產工程》評審專家組吸收了多位全國知名的史學、文獻學、圖書館學專家，在確保入選檔案具有國家水準的同時也讓這些專家進一步接近了檔案；上海市檔案館的檔案論壇邀請政府機關領導、大學不同學科教授、作家等共同研討，確有不同視角，不同見解。其他領域人士介入檔案館工作必然帶來不同的理念和思維，使檔案館工作獲得觀天的大視野，發展的新境界。
外包式。即通過指標、委托等方式把檔案館的一部分業務轉移給其他專業機構或人員承擔，不必一切自力更生。如將檔案管理系統研發、檔案數字化、檔案修復等工作包給專業公司；把檔案編研、檔案館專題研究項目交給高校教師、研究機構或人員承擔等。事實上，許多國家檔案館都有類似的做法，有些國家還對此給予法律認可。1996年國際檔案理事會執委會綜合報告中指出：“還有一個變化就是越來越多的國家采用了通過立法將檔案包出管理的做法。”⒃對于檔案館來說，外包管理可獲專業化、高效益之利，但必須以確保檔案安全為前提。
(三)塑造開放的檔案館形象
“形象”絕不是“外觀”的同義詞，它是內在氣質于外在形式之表現。形象是一種信號，無言地昭示著事物的內涵和傾向；形象是一種力量，可以引人親近或拒人千里。所以，開放的檔案館應該有開放的形象。檔案館的公眾形象主要表現于兩個方面，一是建立在服務質量和服務態度基礎上的公眾印象，二是檔案館設施給予公眾的感受。
開放的服務形象是由多方面檔案館業務的對外界面構成的，主要表現為對公民的親和。包括館藏檔案內容符合公民需求，檔案服務方式多樣化，檔案檢索工具對利用者開放，檔案利用服務周到、親切，盡可能方便利用者等。如青島市檔案館的現行文件服務中心急利用者所急，創造性地開展了查詢跟蹤服務、聆聽服務等多種服務方式，解決了很多利用者的疑難問題，被評為青島市政府三大服務品牌之一，樹立了良好的公眾形象。
開放的檔案館設施形象主要由建筑、裝飾的功能和文化品位構成。建筑本身就是一種文化，每一棟建筑都是一個鮮明的文化符號。檔案館建筑的文化特征取決于建筑者有關檔案館的理念、精神、情感以及由此而來的審美情趣。一種文化可以影響建筑風格，一種建筑風格其實也可以塑造一種文化。刻板、單調、以庫房為主導風格的檔案館建筑隱含的是一種內向的封閉文化，而將歷史厚重與現代時尚相結合，集保管、利用、展示、傳播檔案信息等功能為一體的檔案館建筑彰顯的則是融入社會，面向公眾的開放文化。美國國家檔案館前矗立的寓意察往知來的兩尊雕塑，館內由三大鎮館文件展示系統、檔案陳列庫、歷史展廳、播放館藏歷史紀錄片的劇院以及學習中心等構成的“體驗美國國家檔案館工程”烘托出強烈的歷史文化氛圍；⒄日本德島縣坐落于風景秀麗的“文化林園”之中，與圖書館、博物館、情報資料館、科技館比肩而立的檔案館成為公民文化休閑的好去處；我國上海市外灘新館的功能和藝術設計別具匠心，廣東省檔案館新館氣度不凡，深圳市即將建成的位于“市民中心”的多功能新檔案館都將以開放的形象成為城市中搶眼的文化景觀和顯現檔案魅力的文化設施，一掃百姓心中“神秘”、“封閉”的傳統印象，吸引越來越多的公民前往和利用。
“開放”具有豐富和深邃的內容，“開放”是公共檔案館發展的永恒主題。
注釋：
⑴[美]史蒂文·盧巴(StevenLubar)：《信息文化與檔案》(InformationCulture and the Archival Record)，張寧譯：《山西檔案》2000(1)
⑵《北京檔案》2002年第ll期。
⑶[德]HartmutWeber：《提供利用檔案》，李文棟譯：《外國檔案動態》總第l17期，2003年9月。
⑷2001年、2002年全國各省、自治區、直轄市各級綜合檔案館館藏檔案分別為12493萬卷(件)和13518萬卷(件)，開放檔案分別為3080萬卷(件)和3252萬卷(件)。見2001、2002年度全國檔案事業基本情況統計綜合摘要。
⑸《我國外交部檔案首次對國內外開放》，《中國檔案報》2004年2月9日第1版。
⑹傅華：《外交檔案開放的啟示》，《中國檔案》2004年第4期。
⑺保密法比較研究課題組：《保密法比較研究》，金城出版社2001年1月。
⑻申璽朝、吳振漢：《公民利用檔案的特點及對策》，《北京檔案》2002年第l期，北京市朝陽區檔案館，樹立服務新機制，《中國檔案》2002年第5期。
⑼紫藤譯：《成千上萬的用戶查閱美國國家檔案館新的電子數據庫》，《外國檔案動態》l19期，2004年3月。
⑽《中國檔案報》，2004年2月2日第1版；
⑾林浩：《檔案文化從幕后走向前臺》，《濟南日報》2003年11月11日，第5版。
⑿《中國檔案報》，2004年4月1日，第3版
⒀管思：《已公開現行文件利用工作評述》，《中國檔案》2004年第二期。
⒁李文棟譯：《英國博物館、檔案館和圖書館之間的合作》，《外國檔案動態》總第l17期，2003年9月。
⒂董可編譯：《美國國家檔案館的數字教室》，《北京檔案》2001年第5期。
⒃《第十三屆國際檔案大會報告集》，中國檔案出版社1997年。
⒄《體驗美國國家檔案館工程》，《外國檔案工作動態》總第l22期，2003年4月。美國國家檔案館三大鎮館文件為：獨立宣言、憲法和權利法案。
（牛角摘自《檔案學》2004年第5期）
一、檔案館走向開放的歷史必然
從世界范圍看，公共檔案館經歷了一個從封閉、半封閉逐步走向開放的過程。開放不是公共檔案館的權宜之計，也不取決于某些人的選擇。有識者的推動和保守者的設防可能對一定時期一定范圍內檔案館的開放程度發生影響，但無法改變其不斷走向開放的趨勢。因為檔案館開放具有深刻的歷史文化原因，符合自身的發展規律。
檔案館開放根植于民主政治。“檔案是一種權力。”因為“生成檔案就意味權力的產生，利用檔案也是如此。”美國學者史蒂文·盧巴(StevenLubar)在作出上述結論時還援引當代后結構主義哲學家德里達(Derrida)的話來加以證實：“失去對檔案的控制就等于失去了政治權力，民主的有效性通常用下面的標準來衡量：對檔案工作(包括檔案的構成和闡釋)的參與和對檔案的利用。”①檔案承載了歷史真相，而這些真相是權力的一部分，不同政治體制中的掌權者理所當然地以不同的方式對待這些真相記錄。獨裁政治、專制統治的本質是權力壟斷，不可能產生開放檔案的理念和制度，因為統治者需要控制和奴役被統治者，就必須決定什么被記憶，什么被忘卻，什么人有權了解真相，什么人無權獲知。這種政治體制中的檔案館只能是統治者的絕對附庸。在民主政治中，政府的權力來自人民的委托，廣泛的公眾權力衍生出公民對于歷史真相的知情權。政務公開、“陽光政府”是民主政治的產物、標志與追求，而在政務公開中最重要、最普通的形式則是包括公共文件、檔案等公共信息的開放。按照政治學理論，在民主社會中，文件、檔案等公共信息都屬于公共物品，公民原則上有權享用。公民知情權的擴大存在于政治民主化進程之中，公民對檔案的需求，以及為滿足這種需求而實行的檔案開放正是從政治民主化大潮中涌動出來的浪花。
檔案館開放生長于民本文化。檔案是一種文化，檔案館的開放是一種文化現象。文化與政治體制有關，又不是簡單地被政治體制所決定。任何文化都有其深刻的根源，都有萌生、發育和成熟的過程，而某種文化一旦生成，便會自然演化為一種氛圍，一種環境，一種土壤，對于制度的確定、政策的兌現產生巨大的制約和影響。就公共信息的使用而言大致有兩種文化：官本文化和民本文化，或者說是封閉文化和公開文化，主要區別在于社會對于公民參與公共事務和知曉公共信息的自覺意識和認同度。檔案開放是在供與求的互動中實現的，供求雙方的觀念、思維、行為方式和素養都具有慣性的力量，有時候還會構成輿論導向或潛規則，作用于檔案開放的過程和效果。任何一個國家的檔案開放都是一個漸進的過程，不同國家檔案利用狀況的差異也總有多方面的原因，這就是檔案開放中的文化效應。因此，開放檔案、開放檔案館的過程也是培育、滋養、倡導、弘揚民本文化、公開文化的過程。當代公民民主意識、維權意識的增強推動著民本文化、公開文化日益成為被大眾廣泛接受的主流文化，這種文化成為公共檔案館走向開放的大背景。
檔案館開放是一種動力機制。對于檔案館而言，開放不僅僅是對社會、對公民的給予，更是一種獲得，它所釋放出的推動檔案館發展的能量是難以測度的。無論檔案開放的最初要求是來自公民個體還是某種社會集團，隨著開放程度的提高都會逐漸內化為檔案館自身的需要，成為檔案館存在的理由，發展的動力，生命的靈魂。這種動力機制反映在兩個方面：一是來自外部的動力。開放帶給檔案館的不僅是利用者的需求滿足，還有日益廣泛的社會認可，與社會生活的密切聯系，以及隨之而來的理解、支持和各種資源。上海在寸土寸金的外灘設立新館無疑是市政府、市民對檔案館社會功能的高度認可；青島市檔案館的網上論壇和北京市順義區的檔案展覽引來公民捐贈檔案也是對檔案館開放檔案的一種回報。②據悉，當年英國公共檔案館丘園(QiuGarden)新館的高額建設預算獲得政府的順利批準，廣大利用者的呼吁也發生了重要的影響。二是來自檔案館內部的動力。檔案開放對檔案館的業務工作提出了許多新的要求，從而對檔案收集、鑒定、保管、檢索、數字化及上網工程的實施等發生了全面地推動作用，檔案管理的全程化、規范化、集約化、現代化水平不斷提升，其中的科學含量和技術含量日益提高，社會服務功能越來越多樣化和富有成效，開放的檔案館煥發出封閉狀態下不可能出現的活力和生機。
有一個事件很能說明開放對于檔案館意味著什么。2000年12月18日，德國法蘭克福《眾報》的頭版頭條以《媒體聚焦場面尷尬》為題報道了柏林州檔案館遭遇公眾騷動引起媒體關注而處于尷尬場面的消息。該館因即將搬遷決定在近一年的時間內暫時關閉，由此引起公眾的強烈反對，甚至采取了“特別行動”。反對者中有15位正在利用檔案準備碩士論文，35位在準備博士論文，還有10位在準備教授資格考試。對他們而言，如果不能利用檔案將嚴重影響正常的學習、工作和發展預期，并可能因此遭受高額經濟損失。③這件麻煩事從另一個方面值得檔案館欣喜，它的暫時關閉能引起利用者的如此在意，可見它已經成為公民工作、生活的一種條件和依賴。公民們習慣于檔案館對他們開放，而不能容忍檔案館的關閉，這些公民實際上已經成為該地區檔案館存在和發展的堅定支持者。
二、檔案館走向開放的多維路徑
檔案館的開放應該是全方位的。由各種開放形成的合力將引發檔案館工作的全面變革，徹底改變檔案館的內向性格，增強檔案館的公共性和社會性。
(一)擴大檔案的開放
檔案是檔案館的特有資源，公民對檔案館最大的希冀就是在需要時能夠看到放于其中的檔案，因此，檔案館開放的根本和核心內容是檔案開放。令人鼓舞的是，無論是世界還是中國，檔案開放的范圍和方式都正在不斷擴大，但是仍然不能滿足增長著的需求，還有很大的擴展空間。
一是開放數量的擴展。檔案的開放已經成為我國經濟和社會發展的重要指標之一。截至2002年底，全國各省、自治區、直轄市各級綜合性檔案館已開放各類檔案3252萬卷(件)，較2001年增加了約6％，④但是與館藏檔案總數比，只占了其中約24％。根據一些國家現行文件開放的統計，可開放文件大約達到全部文件的90％左右，按照這個比例推斷，館藏檔案中可開放的數量應該還有很大的挖掘潛力。挖掘的主要對象是形成未滿30年而不具有封閉需要的，和已滿30年可以解密的檔案。
二是開放范圍的擴展。減少開放禁區，合理解密降密，向社會開放珍貴檔案是擴大檔案開放范圍的重要措施。2004年1月，外交部檔案館向社會開放了1949—1955年形成的外交檔案近萬件，在國內外產生了良好的反響，這是我國檔案開放的新突破。外交部檔案館為開放這批珍貴檔案歷經5年嚴格的解密、鑒定等準備工作，外交部長李肇星親自為開放檔案查閱處揭牌，足以表明開放這批檔案對于我國外交工作透明化的重要意義。⑤這些開放檔案約占同期外交檔案的30％，與一些國家開放80％的外交檔案相比，我國開放的比例還比較低，這是進步中的遺憾。⑥我國檔案開放還需要、也可能有更多的突破。據統計，截至2000年，我國文件解密的數量只占定密總數的2％，⑦這個比例顯然不符合實際情況，事實上，在現有的涉密文件中有相當數量已經可以面向公眾了。
三是利用者群的擴展。從公務利用、學術利用到公民個人利用，各類檔案利用需求逐步增加。特別是在檔案利用總量穩中有升的情況下；非公務利用檔案的需求逐步攀升。公民個人為學術研究以及解決財產繼承、經濟糾紛、婚姻關系、；學歷資歷證明、工作調動、勞動保險等問題查閱檔案的越來越多。據北京市朝陽區檔案館統計，1999年個人利用占全館檔案利用人數的70％，2001年達到71．6％，在利用高峰時，日接待公民利用檔案達100多人次。⑧與全國的檔案利用情況相比，這種情況可能還只是一個典型或特例，但可以肯定，這是一個有代表性的征兆，反映了公民對檔案需求不斷走高和檔案利用者群不斷擴大的趨向。此外，隨著國家改革開放的進程，國外、境外利用者也將不斷增多，我國檔案館的潛在利用者將是十分可觀的。合理放寬對利用限制，簡化手續，改善服務，可以讓更多的人走進檔案館的大門。
四是開放方式的擴展。人們獲取信息渠道的多樣化促使檔案館思考檔案開放方式的多樣化。除了在檔案館內提供紙質檔案閱覽的傳統方式之外，檔案館正在開辟更多的途徑讓公民接觸檔案。例如，檔案展覽已經成為一種頗具特色的開放方式，有的好展覽吸引了數以萬計、十萬計的參觀者。北京市檔案館主辦的“北京商品票證回顧展”在全市多處進行巡回展，一次次掀起參觀熱潮；西藏自治區檔案館把“走進西藏”展覽辦到了上海；上海市檔案館則把上海老照片展辦到了德國，檔案展覽成了眾多百姓了解開放檔案的一種喜聞樂見的方式。網站和數字檔案館是檔案開放的又一窗口；一些正在建設的數字檔案館也提供了網上開放檔案的功能。但是，在網上能夠查閱檔案原文的還少之又少，檔案館網上服務功能還不夠實在，還有很多事可以做。美國國家檔案局新近啟用了“利用檔案數據庫(AAD)”檢索工具，可以使利用者在線利用350多個數據庫，涉及20個機構的文件，大大提高了檔案數據庫的訪問率，⑨這是我國提高網上檔案服務功能可資借鑒的重要途徑。
五是兼營現行文件的開放。作為檔案開放職能的延伸，我國許多綜合性檔案館承擔起開放現行文件的職能。這些檔案館借助在檔案接收方面與當地黨政機關的聯系，文件管理和服務方面的經驗，以及設有檔案開放設施的便利，設立現行文件服務窗口，接待公民查閱，獲得了利政、利民和擴大檔案館社會影響的三重效益。據統計，目前我國已有近千家檔案館增設了現行文件查閱業務，其中大部分檔案館獲得了當地黨委或政府的授權，上海市已將檔案館開展現行文件開放服務工作的規定寫入了地方政府規章之中。⑩這是一項具有開創性的工作，山東濟南市檔案館設在政務大廳中的“現行文件開放攤位”、⑾安徽省檔案館、湖北宜城市檔案館開辦的“現行文件超市”，⑿柳州市檔案館在公共場所設立的現行文件觸摸屏查閱，⒀以及不少地區檔案館在當地行政審批服務大廳中開設的現行文件服務點都別有創意，得到了政府機關的認可，百姓的青睞和贊賞。
擴大檔案開放需要法規、政策、制度、業務工作基礎、用戶培育等多方面因素的協調配合，更為重要的是檔案工作者的觀念突破。
(二)實行檔案館職能的開放
如果說開放檔案是將檔案館資源推向社會的話，那么，檔案館職能的開放就是將社會資源吸引到檔案館內來，為檔案館所用。在這個充滿競爭和機遇的時代，有效利用外部資源是把自己做大做強的重要策略。社會信息化、信息網絡化的過程改變著社會的組織結構以及不同社會角色之間的關系，每一行業、每一個體都被越來越緊密地編織進關聯復雜的社會網絡，在互聯互動中生存、發展并確定自身的新位置。況且，如今檔案館的職能比過去要復雜得多，越是發展對工作能力的要求就越高。因此，習慣于關起門來自己做事的檔案館需要變換一下工作方式，在借助外力，社會化運作方面做一些探索，與相關行業、相關人員開展多方位的充分合作，使他們成為檔案館行使職能的外援力量。可以嘗試的合作方式有：
結盟式。即基于共同的目標或利益與相關領域或部門的合作，這種合作可以是機制性的，也可以是項目制；可以是長期的，也可以是中短期。例如與圖書館、博物館開展業務合作，共同擴大影響，實現資源共享；與教育機構合作，開發以檔案為素材的教育活動；與政府部門、宣傳部門合作舉辦檔案展覽；與研究部門合作開展檔案專題編研等。可以引以為例的有：2000年4月，英國建立了簡稱Resource的博物館、檔案館和圖書館理事會，代表英國4500個博物館、1300個檔案館和5000多個圖書館的利益，促成三類機構的實質性合作。Resource向所屬各館提供戰略指導思想和項目資助，開發通用的收藏品保護基本標準，建立綜合資源的指南和門戶網站等。加盟這一合作組織給檔案館帶來了自身無法獲得的社會資源。⒁美國國家檔案館多年來與教育工作者密切合作，成功開設了“數字教室”，每年有500萬以上的學生通過這個“教室”在線利用有關檔案文獻開展學習，被美國國家人文學科基金會等機構評為人文學科最佳教育站點之一。⒂我國中央檔案館與北京有線電視臺合作錄制的專題電視片《紅旗飄飄中國共產黨歷史上的今天》、上海市檔案館與上海市電視臺合作錄制的專題片《追憶—檔案里的故事》產生了很好的社會反響。這種雙贏或多贏合作對于檔案館來說還應該有很多可為之事。
吸納式。即根據檔案館工作的需要，聘請其他領域的專家、學者、技術公司或人員，以及專業勞務參與檔案館的工作或各種活動，既可以利用外力，又可以推介自己。如聘請歷史專家、文獻專家作為檔案館的兼職研究人員或顧問；聘請法律專家參與制定或完善檔案法規；聘請系統研發和管理專家作為檔案館的技術顧問；外聘工作人員或學生從事檔案整理、信息錄入、檔案修復工作等。國家檔案局的《中國檔案遺產工程》評審專家組吸收了多位全國知名的史學、文獻學、圖書館學專家，在確保入選檔案具有國家水準的同時也讓這些專家進一步接近了檔案；上海市檔案館的檔案論壇邀請政府機關領導、大學不同學科教授、作家等共同研討，確有不同視角，不同見解。其他領域人士介入檔案館工作必然帶來不同的理念和思維，使檔案館工作獲得觀天的大視野，發展的新境界。
外包式。即通過指標、委托等方式把檔案館的一部分業務轉移給其他專業機構或人員承擔，不必一切自力更生。如將檔案管理系統研發、檔案數字化、檔案修復等工作包給專業公司；把檔案編研、檔案館專題研究項目交給高校教師、研究機構或人員承擔等。事實上，許多國家檔案館都有類似的做法，有些國家還對此給予法律認可。1996年國際檔案理事會執委會綜合報告中指出：“還有一個變化就是越來越多的國家采用了通過立法將檔案包出管理的做法。”⒃對于檔案館來說，外包管理可獲專業化、高效益之利，但必須以確保檔案安全為前提。
(三)塑造開放的檔案館形象
“形象”絕不是“外觀”的同義詞，它是內在氣質于外在形式之表現。形象是一種信號，無言地昭示著事物的內涵和傾向；形象是一種力量，可以引人親近或拒人千里。所以，開放的檔案館應該有開放的形象。檔案館的公眾形象主要表現于兩個方面，一是建立在服務質量和服務態度基礎上的公眾印象，二是檔案館設施給予公眾的感受。
開放的服務形象是由多方面檔案館業務的對外界面構成的，主要表現為對公民的親和。包括館藏檔案內容符合公民需求，檔案服務方式多樣化，檔案檢索工具對利用者開放，檔案利用服務周到、親切，盡可能方便利用者等。如青島市檔案館的現行文件服務中心急利用者所急，創造性地開展了查詢跟蹤服務、聆聽服務等多種服務方式，解決了很多利用者的疑難問題，被評為青島市政府三大服務品牌之一，樹立了良好的公眾形象。
開放的檔案館設施形象主要由建筑、裝飾的功能和文化品位構成。建筑本身就是一種文化，每一棟建筑都是一個鮮明的文化符號。檔案館建筑的文化特征取決于建筑者有關檔案館的理念、精神、情感以及由此而來的審美情趣。一種文化可以影響建筑風格，一種建筑風格其實也可以塑造一種文化。刻板、單調、以庫房為主導風格的檔案館建筑隱含的是一種內向的封閉文化，而將歷史厚重與現代時尚相結合，集保管、利用、展示、傳播檔案信息等功能為一體的檔案館建筑彰顯的則是融入社會，面向公眾的開放文化。美國國家檔案館前矗立的寓意察往知來的兩尊雕塑，館內由三大鎮館文件展示系統、檔案陳列庫、歷史展廳、播放館藏歷史紀錄片的劇院以及學習中心等構成的“體驗美國國家檔案館工程”烘托出強烈的歷史文化氛圍；⒄日本德島縣坐落于風景秀麗的“文化林園”之中，與圖書館、博物館、情報資料館、科技館比肩而立的檔案館成為公民文化休閑的好去處；我國上海市外灘新館的功能和藝術設計別具匠心，廣東省檔案館新館氣度不凡，深圳市即將建成的位于“市民中心”的多功能新檔案館都將以開放的形象成為城市中搶眼的文化景觀和顯現檔案魅力的文化設施，一掃百姓心中“神秘”、“封閉”的傳統印象，吸引越來越多的公民前往和利用。
“開放”具有豐富和深邃的內容，“開放”是公共檔案館發展的永恒主題。
注釋：
⑴[美]史蒂文·盧巴(StevenLubar)：《信息文化與檔案》(InformationCulture and the Archival Record)，張寧譯：《山西檔案》2000(1)
⑵《北京檔案》2002年第ll期。
⑶[德]HartmutWeber：《提供利用檔案》，李文棟譯：《外國檔案動態》總第l17期，2003年9月。
⑷2001年、2002年全國各省、自治區、直轄市各級綜合檔案館館藏檔案分別為12493萬卷(件)和13518萬卷(件)，開放檔案分別為3080萬卷(件)和3252萬卷(件)。見2001、2002年度全國檔案事業基本情況統計綜合摘要。
⑸《我國外交部檔案首次對國內外開放》，《中國檔案報》2004年2月9日第1版。
⑹傅華：《外交檔案開放的啟示》，《中國檔案》2004年第4期。
⑺保密法比較研究課題組：《保密法比較研究》，金城出版社2001年1月。
⑻申璽朝、吳振漢：《公民利用檔案的特點及對策》，《北京檔案》2002年第l期，北京市朝陽區檔案館，樹立服務新機制，《中國檔案》2002年第5期。
⑼紫藤譯：《成千上萬的用戶查閱美國國家檔案館新的電子數據庫》，《外國檔案動態》l19期，2004年3月。
⑽《中國檔案報》，2004年2月2日第1版；
⑾林浩：《檔案文化從幕后走向前臺》，《濟南日報》2003年11月11日，第5版。
⑿《中國檔案報》，2004年4月1日，第3版
⒀管思：《已公開現行文件利用工作評述》，《中國檔案》2004年第二期。
⒁李文棟譯：《英國博物館、檔案館和圖書館之間的合作》，《外國檔案動態》總第l17期，2003年9月。
⒂董可編譯：《美國國家檔案館的數字教室》，《北京檔案》2001年第5期。
⒃《第十三屆國際檔案大會報告集》，中國檔案出版社1997年。
⒄《體驗美國國家檔案館工程》，《外國檔案工作動態》總第l22期，2003年4月。美國國家檔案館三大鎮館文件為：獨立宣言、憲法和權利法案。
（牛角摘自《檔案學》2004年第5期）
