第一條 為適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，規(guī)范歸檔文件的整理方法，提高工作效率，依據(jù)中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合我省的實際情況，制訂本細(xì)則。
    第二條 本細(xì)則適用于陜西省各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、及其它社會組織在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料整理。并可供專業(yè)檔案，（如訴訟、教學(xué)）等紙質(zhì)載體檔案的整理參照使用。
    第三條 本細(xì)則規(guī)定了歸檔文件的裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等具體整理方法。
    第四條 歸檔文件的整理,是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
歸檔文件的整理單位是件。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件（定稿過厚的，也可單獨為一件）；正文與附件為一件（附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件）；文件附有文件處理單、擬辦單或領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條的，應(yīng)與文件同為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報表、名冊、圖表等可按其本來的裝訂方式，一冊（本）為一件；來文與復(fù)文（指聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料，如請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函、通知與報告等）可作為一件。
    第五條 歸檔文件整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管利用。
    第六條 歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)采取字跡固定、恢復(fù)、復(fù)制等保護(hù)措施，超大紙張應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)折疊，文件修整應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的材料并以最大限度保護(hù)文件的原貌。
    第七條 歸檔文件的裝訂，應(yīng)以件為單位裝訂。
    （一） 對于短期檔案和已裝訂成冊不便拆釘?shù)目铩龋梢员３衷玻辉俨疳斨匮b。
    （二）裝訂方式和用品應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，對歸檔文件無損害，不影響檔案的保存壽命。裝訂方式可采用線裝、膠粘、不銹鋼釘（夾）、燕尾夾、無酸紙封套等。
    （三）裝訂排序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字在后；中文本在前，外文本在后；有文件處理單的，可放在文件之前作為首頁。
    （四） 裝訂位置：在文件的左側(cè)或左上角。裝訂時應(yīng)將文件的各頁按一定的方式對齊，左側(cè)裝訂時對齊左邊、下側(cè)，左上角裝訂時對齊左邊、上側(cè)。
    第八條 歸檔文件的分類，《規(guī)則》規(guī)定采用年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）作為通用的分類方法。
    （一） 按年度分類，就是根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進(jìn)行分類。
    （二） 按保管期限分類，即根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進(jìn)行分類。
    （三）機(jī)構(gòu)分類，就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件進(jìn)行分類。
    （四）按問題分類，就是根據(jù)歸檔文件內(nèi)容所涉及的不同的問題對歸檔文件進(jìn)行分類。
檔案整理將幾種分類方法結(jié)合使用，即采取年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）三種分類方法，組合成復(fù)式分類法使用。《規(guī)則》不限定年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）在組合復(fù)式分類法時的先后順序，但規(guī)定年度、保管期限作為必選項，機(jī)構(gòu)（問題）為選擇項。基層單位或小機(jī)關(guān)，每年形成的文件數(shù)量少，或內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡單時，可以選擇年度-保管期限或保管期限-年度兩級分類；省級機(jī)關(guān)等大、中型單位，應(yīng)采用年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）三級分類。即年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限或保管期限-年度-機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行分類。各單位檔案室應(yīng)在確定分類方法的基礎(chǔ)上，編制切合實際的分類方案，并保持全宗內(nèi)分類方法相對穩(wěn)定。
    例：采用年度-機(jī)構(gòu)-保管期限分類法時，分類方案為：
    1999年 辦公室 永久、長期、短期
           業(yè)務(wù)處 永久、長期、短期
           宣傳處 永久、長期、短期
    采用保管期限-年度-機(jī)構(gòu)分類時分類方案為：
    永久 1999年 辦公室 業(yè)務(wù)處 宣傳處
         2000年 辦公室 業(yè)務(wù)處 宣傳處
    長期 1999年 辦公室 業(yè)務(wù)處 宣傳處
         2000年 辦公室 業(yè)務(wù)處 宣傳處
    短期 1999年 辦公室 業(yè)務(wù)處 宣傳處
         2000年 辦公室 業(yè)務(wù)處 宣傳處
    第九條 歸檔文件的排列，是在分類方案的最低一級類目內(nèi)，"遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系"，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。
    （一）事由可以是指一件具體的事，或是一個具體的問題，或一段較緊密工作的自然流程等。同一事由內(nèi)的歸檔文件排列，按文件形成的時間先后順序，或按文件的重要程度排列。
    （二） 不同事由內(nèi)的歸檔文件排列，按不同事由辦結(jié)時間的先后順序排列，也可按事由的重要程度排列。即將主要職能活動形成的文件排在前面，其它工作形成的文件材料排在后面；或?qū)⒕C合性工作形成的文件排在前面，具體業(yè)務(wù)工作形成的材料排在后面；可按責(zé)任者或承辦部門集中排列，也可按不同問題分別集中排列；會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可以集中排列；因故未及時歸檔的文件，可將其排列在相應(yīng)類別的最后。
    第十條 歸檔文件的編號，是將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識為符號，將每份歸檔文件的實際頁碼流水編號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。
    （一）蓋歸檔章
    1． 在每件歸檔文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設(shè)置 機(jī)構(gòu)（問題）、每份文件的總頁數(shù)等選擇項。各項內(nèi)容必須按照規(guī)定順序填寫，不得自行打亂歸檔章各項位置。歸檔章的格式長45mm寬16mm，均分六格（見附件圖1）。
    2． 歸檔章位置，在歸檔文件首頁上端居中的空白處。若位置被領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章占用，可將歸檔章蓋在其它空白的位置，以文件上端為宜。文件首頁無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章，歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不要與批示文字或收文章等交叉。
    3．填寫歸檔章時，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，也可使用打號機(jī)打號。
    （二）編號項目 
    編號項目分為必備項和選擇項。必備項包括全宗號、年度、保管期限和件號，選擇項為機(jī)構(gòu)（問題）。
    1．全宗號，是檔案館對接收檔案范圍內(nèi)各立檔單位編制的代號。已由檔案館給定全宗號的立檔單位可填寫，沒有全宗號的立檔單位可將此項空留，待檔案移交進(jìn)館給定全宗號后再填寫。
    2．年度，指文件的形成年度。填寫此項時，采用公元紀(jì)年，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如2000年表示為"2000"。
    3． 保管期限，填寫由文書、業(yè)務(wù)部門或檔案部門在整理歸檔文件時給歸檔文件劃定的保管期限。保管期限分為永久、長期、短期三種，簡稱為"永、長、短"，代碼分別為"Y、C、D"，填寫時直接采用簡稱或代碼。
    4．件號，即文件的排列順序號。包括室編件號和館編件號，歸檔文件在分類、排列位置確定后，編制的排列順序號為室編件號。
室編件號即歸檔文件分類方案的最低一級類目內(nèi)的排列順序號。應(yīng)在文件分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從"1"開始標(biāo)注。例：采用年度-組織機(jī)構(gòu)-保管期限分類時，保管期限為最低一級類目，室編件號方法為：
    1999年 辦公室 永久1…… 長期1…… 短期1……
           業(yè)務(wù)處 永久1…… 長期1…… 短期1……
    館編件號-在檔案移交進(jìn)館時，按檔案館要求編制標(biāo)注。
    5．機(jī)構(gòu)（問題），填寫分類方案類目名稱，如機(jī)構(gòu)名稱太長可填寫通用簡稱，但不可隨意簡化。
    第十一條 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序逐件對每份文件編制歸檔文件目錄。 
    （一） 歸檔文件目錄的項目包括：件號、責(zé)任者、文號、題名日期、頁數(shù)、備注等。
    1．件號，是指室編件號。
    2．責(zé)任者，文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫時一般應(yīng)寫全稱或通用簡稱，聯(lián)合發(fā)文時，一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實抄錄，責(zé)任者過多時可適當(dāng)省略，但立檔單位是責(zé)任者時必須抄錄。
    3．文號，即發(fā)文字號，應(yīng)填寫機(jī)關(guān)代字、年度、文件順序號，期刊、簡報填寫期刊、簡報編號。
    4．題名，即文件標(biāo)題。一般應(yīng)照實抄錄，有副標(biāo)題或并列題名的文件，若正題名能夠反應(yīng)內(nèi)容時，副標(biāo)題一般無須抄錄；并列題名是其它語言文字書寫的題名，與正題名一并抄錄；文件沒有題名或題名含義不清、不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容的，應(yīng)補(bǔ)充擬寫題名，并加[ ]；有些歸檔文件的附件獨立性較強(qiáng)的，如正文僅有實施意見，附件則是具體的條文規(guī)定或是正文重要的補(bǔ)充和說明，在正文和附件作為一件時，可在正文題名后抄錄附件題名，外加（ ）。
    5． 日期，即文件的形成日期（落款日期），填寫時應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，單月日前補(bǔ)0，或?qū)⒈硎驹隆⑷盏臄?shù)字回行填寫。如2001年3月16日，可標(biāo)注為20010316或20010316。
    6． 頁數(shù)，填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù)。凡有文字、圖表的頁面為一頁，空白頁不計。來文與復(fù)文、正本與定稿等作為一件時，統(tǒng)計頁數(shù)時，應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)相加作為該件的頁數(shù)。
    7． 備注，填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。需要說明的情況較多時，可在備注欄標(biāo)"*"，將具體內(nèi)容填入備考表中。
    （二）歸檔文件目錄的格式（見附件圖2）
    1．各欄目的詳細(xì)尺寸及采用橫式或豎式格式，各單位可根據(jù)需要確定，但同一立檔單位的目錄格式應(yīng)保持一致，不能隨意更改。
    2．填寫目錄項目應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，已采用計算機(jī)管理檔案的單位，可直接打印目錄。
    3．歸檔文件目錄應(yīng)單獨裝訂成冊并編制封面，目錄編制成冊的方式一般應(yīng)與分類方案一致，也可以與分類方法不同。如目錄可以每年按不同的保管期限裝訂三本，每本目錄中使用不同色的口取紙來區(qū)別不同機(jī)構(gòu)（問題），或通過在目錄表右肩上標(biāo)注機(jī)構(gòu)（問題）名稱來區(qū)分不同機(jī)構(gòu)（問題）；也可以每個機(jī)構(gòu)（問題）裝訂一本目錄，使用不同色口取紙在目錄右肩上加注保管期限的方法來區(qū)分每本中的不同保管期限。
    4．歸檔文件目錄封面的格式應(yīng)與目錄的編制方式一致，視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項目。
    5．目錄及封面用紙統(tǒng)一為國際標(biāo)準(zhǔn)Ａ４型（長x寬為297mmx210mm）。
    6．歸檔文件目錄封面樣式（見附件圖3）
    第十二條 歸檔文件的裝盒，將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒、并填寫檔案盒封面、盒脊、備考表。裝盒方式、盒脊項目設(shè)置應(yīng)與分類、排列的原則方法一致。
    （一）裝盒要求
    1．按件號先后順序裝入檔案盒。
    2．裝盒時，按分類方法將不同類別歸檔文件裝入不同的檔案盒中，裝盒應(yīng)與分類方法一致。不同分類方法形成的的歸檔文件不得混裝在同一盒中。
    （二）檔案盒格式
    1．檔案盒規(guī)格：外型尺寸為310mmX220mm（長X寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm。檔案盒的制成材料，應(yīng)采用無酸紙制作。
    2．?dāng)[放方式：可采取橫式和豎式兩種。
    3．檔案盒封面：應(yīng)標(biāo)明全宗名稱（立檔單位全稱），下加雙橫線（見附件圖4a）。全宗名稱可在制作檔案盒時同時印制。
    4．檔案盒脊的項目及填寫：全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項（見附件圖4b、圖4c）。
    （1）全宗號：按同級檔案館給定的全宗號填寫，暫時未給全宗號的可先空置，無進(jìn)館任務(wù)的可不印制此欄。
    （2）年度：填寫盒內(nèi)歸檔文件的形成年度。
    （3）保管期限：填寫盒內(nèi)歸檔文件的所屬保管期限，用漢字全稱表示。
    （4）機(jī)構(gòu)（問題）：填寫分類方案中相應(yīng)機(jī)構(gòu)（問題）的類目名稱。
    （5）起止件號：在室編欄填寫盒內(nèi)歸檔文件排列最前和最后的文件件號，其間用"-"號連接，館編欄空置。
    （6）盒號：是指檔案盒的排列順序號，檔案移交進(jìn)館時按進(jìn)館要求編制。盒號一般按照檔案盒上架排列后的順序流水編制，以四位數(shù)為限斷號，如0001--9999。
    （三）備考表
    備考表放在盒內(nèi)所有文件之后，每盒必須放置。
    備考表的填寫：
    1． 盒內(nèi)文件情況說明，填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括文件的收集齊全完整程度、有否字跡模糊、缺損等，整理完畢后有否修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。
    2． 整理人，填寫負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名。
    3． 檢查人，填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
    4．日期，填寫歸檔文件整理完畢的日期。
    第十三條 本細(xì)則自整理2001年形成的檔案起實施。各市（地）、縣（區(qū)）檔案行政管理部門應(yīng)在2001年確定試點單位，積極開展試點工作，積累總結(jié)經(jīng)驗。具備條件的單位應(yīng)積極試行《細(xì)則》，2001年起全省全面實施《細(xì)則》。
    第十四條 本細(xì)則由陜西省檔案局負(fù)責(zé)解釋。
                                                                                                 陜西省檔案局
                                                                                                2001年8月10日