根據(jù)國家檔案局發(fā)布的檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）和《甘肅省檔案條例》，結合我省實際制定《甘肅省<歸檔文件整理規(guī)則>實施細則》（以下簡稱細則）。
第一章總 則
第一條本細則適用于甘肅省各級機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。
第二條 本細則對《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）中的選擇項加以明確。
第三條其他專業(yè)檔案整理符合本細則規(guī)定的，可以參照執(zhí)行。
第二章概念
第四條歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。
第五條歸檔文件的整理是將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。
第六條件是歸檔文件的整理單位。
第七條檔號是在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。
第三章整理原則
第八條歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。
第九條歸檔文件整理應按照國家檔案局第8號令、第10號令等相關規(guī)定劃分保管期限，便于保管和利用。
第十條歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。
第十一條歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一。
第四章整理的一般要求
第十二條組件
（一）件的構成：歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。
（二）件內文件排序：歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。
第十三條文件分類
立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。歸檔文件一般采用年度+保管期限+內設機構或問題進行三級分類。
(一)年度劃分
將文件按其形成年度分類。跨年度一般應以文件簽發(fā)日期為準。對于計劃、總結、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。
（二）保管期限的劃分
參照國家檔案局第8號令、第10號令等相關規(guī)定，結合本單位工作實際，編制本單位歸檔文件保管期限一覽表，以永久、30年、10年準確劃分歸檔文件保管期限。
（三）內設機構或問題劃分
將文件按其形成或承辦文件的內部機構或相關問題來分類。內設機構分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時采用。采用內設機構分類的，應根據(jù)文件形成或承辦文件的內部機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門參與的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應按照文件內容所反映的相關問題對歸檔文件進行分類。
（四）規(guī)模較小，無明確的內設機構或公文辦理程序不適于按內設機構或問題分類的立檔單位，可以采取年度+保管期限等方法進行兩級分類。
第十四條歸檔文件的排列
歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。
（一）同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。
（二）會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
第十五條歸檔文件的編號
歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。
（一）檔號的結構：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。
上、下位代碼之間用"-”連接，同一級代碼之間用"·”隔開。如：***單位（全宗號為109）2016年度辦公室分類下，永久保管的第一件歸檔文件的檔號編制為"109-WS?2016-Y-BGS-0001”。
（二）檔號編制要求
1.全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。依照《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《甘肅省檔案條例》等相關法律法規(guī)需向同級檔案館進行移交的單位，可向同級檔案館申領全宗號；其他單位此項可為空。如：***單位（無全宗號）2016年度辦公室分類下，永久保管的第一件歸檔文件的檔號編制為"WS?2016-Y-BGS-0001”。
2.檔案門類代碼·年度：歸檔文件檔案門類代碼由"文書”2位漢語拼音首字母"WS”標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如"2013”。
3.保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼"Y”、"D30”、"D10”標識。
4.機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母標識，同時編制機構（問題）代碼表（見附件1）。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。如：***單位（全宗號為109）2016年度永久保管的第一件歸檔文件的檔號編制為"109-WS?2016-Y-0001”。
5.件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用"0”補足，如"0026”。
（三）歸檔文件應在首頁靠右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。
1.歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，機構（問題）可以作為選擇項（見附件2圖例1）。
2.編制要求：歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構（問題）與各項編制要求統(tǒng)一，頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字標識。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用"永久”"30年”"10年”簡稱標識，件號不足4位時，前面可不補"0”，機構（問題）也可以用"辦公室”等規(guī)范化簡稱標識（見附件2圖例2）。
第十六條歸檔文件的編目
歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄，編目應準確、詳細，便于檢索。
（一）歸檔文件應按照序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現(xiàn)來文內容。
（二）歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置（見附件3圖例1）。
（三）編制要求（見附件3圖例2）。
1.序號：為同年度、同期限下歸檔文件的順序號。
2.檔號：檔號按照第十五條編制。
3.文號：為文件的發(fā)文字號，不能省略。沒有文號的，不用標識。
4.責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者，可使用規(guī)范簡稱。
5.題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容需加方括號"[ ]”。
6.日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如20160809。
7.密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。
8.頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。
9.備注：注釋文件需說明的情況。
（四）歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面（見附件4）。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。
第五章紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架
第十七條 歸檔文件的修整
歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。
（一）歸檔文件已破損的，應按照《檔案修裱技術規(guī)范》(DA/T 25-2000)予以修復；字跡模糊或易褪變的，應予復制。
（二）歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。
（三）對于幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。
第十八條歸檔文件的裝訂
（一）歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。
（二）應根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統(tǒng)一。
1.永久保管的歸檔文件采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂（見附件5圖例1）；頁數(shù)較厚的，使用"三孔一線”裝訂（見附件5圖例2）。
2.定期保管的歸檔文件可使用線裝、不銹鋼訂書釘或不銹鋼夾裝訂，裝訂材料應滿足長期保存的需要。保管期限為10年的歸檔文件可保持原裝訂方式不變。
3.需向綜合檔案館移交的歸檔文件應采用線裝法，不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可參考上面相應方式執(zhí)行。
4.選擇線裝時，裝訂線應采用棉質白線。"三孔一線”裝訂時，裝訂孔距歸檔文件左側邊15mm打孔;"直角裝訂”裝訂時，裝訂孔距歸檔文件上邊和左側邊20mm打孔；打孔位置應根據(jù)歸檔文件實際內容邊距做適當調整，以不壓字、不脫線為準。
（三）用于裝訂的材料，不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。
第十九條歸檔文件的編頁
（一）紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。
（二）頁碼應逐頁編制，雙面分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置，單面標注在文件正面右上角空白位置。
（三）文件材料已印制成冊并編有頁碼的，且文件原有頁碼與擬編制頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變，不再重復編頁。
第二十條歸檔文件的裝盒
將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒內。
（一）檔案盒應采用無酸紙制作，符合《無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板》（DA/T 24-2000）標準要求。
（二）檔案盒尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20 mm、30mm、40mm、50mm等規(guī)格，封面應標明全宗名稱。（見附件6）。
（三）根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格，為便于操作，件號不足4位時，前面可不補"0”；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制（見附件7）。
第二十一條備考表
備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附件8）。
（一）盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
（二）整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。
（三）整理日期：歸檔文件整理完成日期。
（四）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。
（五）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。
第二十二條歸檔文件的排架
歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。為便于檔案移交進館，庫房排架時，一般情況下每年形成的檔案按保管期限—年度—機構（問題）依次上架；未按照機構（問題）分類的，每年形成的檔案按保管期限—年度依次上架，（見附件9）。
第六章歸檔電子文件的整理要求
第二十三條歸檔電子文件的整理要求
（一）歸檔電子文件組件、分類、排列、編號、編目，應與紙質檔案整理要求相一致。
（二）歸檔電子文件的格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設指南》（2014年）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）、《基于XML的電子文件封裝規(guī)則》（DA/T 48-2009）、《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》（DA/T 38-2008）等標準執(zhí)行。
（三）歸檔電子文件整理，應使用符合《數(shù)字檔案室建設指南》（2014年）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）等標準的應用系統(tǒng)。
第七章附則
第二十四條本《細則》自發(fā)布之日起執(zhí)行，原《甘肅省<歸檔文件整理規(guī)則>實施細則》（甘檔發(fā)[2002]16號）同時廢止。
第二十五條本《細則》由甘肅省檔案局負責解釋
附件 下載地址：甘肅省《歸檔文件整理規(guī)則》實施細則附件
1：機構(問題)代碼表參考式樣
2：歸檔章式樣及填寫示例
3：歸檔文件目錄式樣及填寫
4：歸檔文件目錄封面式樣
5：永久保管的歸檔文件裝訂方法
6：檔案盒封面式樣及規(guī)格
7：檔案盒盒脊、盒底邊式樣
8: 備考表式樣
9: 歸檔文件的排架
