國家檔案局2015年頒布了《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）， 為更好地貫徹落實，2017年9月28日，黑龍江省檔案局頒布了《黑龍江省<歸檔文件整理規則>實施細則》，要求全省各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織遵照執行。為了幫助各級檔案部門理解和掌握，更有針對性地開展文書檔案整理工作，現對《實施細則》作如下解讀。

　　一、《實施細則》制定過程與內容

　　為規范歸檔文件的整理方法，加強檔案基礎業務建設，提高全省檔案工作標準化、規范化、信息化水平，更好地開發利用檔案信息資源，省檔案局立足于全省檔案整理工作實際，在充分調研和廣泛征求社會各方面意見的基礎上，反復研究修改而成。

　　《實施細則》共7章26條，分為總則、術語和定義、整理原則、整理的一般要求、紙質歸檔文件的其他整理要求、歸檔電子文件的整理要求、附則7個部分。

　　 二、《實施細則》主要內容和特點

　　（一）規范整理強化執行力

　　為明確規范性整理的具體要求和質量，《實施細則》對整理要求進行了詳細的規范，是我省各級檔案行政管理部門進行業務指導的依據。《實施細則》第二條規定：“本細則適用于黑龍江省各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理，其他門類檔案可以參照執行。企業單位有其他特殊規定的，從其規定。”這一規定明確了三層含義：一是凡納入我省各級國家綜合檔案館接收指導范圍的單位，必須按照《實施細則》整理文書檔案；二是其他門類檔案可以參照本細則進行整理；三是法律法規和效力高于本細則的規范性文件對歸檔文件整理有特別規定的按特殊規定執行。

　　（二）前端把控提高質量

　　《實施細則》第八條規定：“歸檔文件收集應齊全完整，保管期限劃分應客觀準確。各立檔單位按照國家檔案局的相關要求，結合本單位職能和各部門工作實際，及時修訂完善本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并報送同級檔案行政管理部門審查同意后執行。”這一規定一是要求各立檔單位認真執行《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局令第8號），歸檔文件收集應齊全完整，保管期限劃分客觀準確。為此，各立檔單位要結合實際，重新修改完善本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，按規定報審備案并嚴格執行。二是各立檔單位依照本單位文件材料歸檔范圍開展檔案收集工作，將歸檔端口前移，具體落實相關部門、崗位的歸檔責任，把控機關檔案工作的源頭，保證歸檔文件材料的齊全完整、真實可靠和及時有效，以達到提高歸檔工作效率和質量的目的。三是各立檔單位還應結合本單位的情況，制定更具體、更完善的收集歸檔制度，使收集歸檔范圍合規可行，歸檔方法和要求明確，便于遵照執行。 

　　（三）注重實用性和操作性

　　《實施細則》在國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規則》基礎上，從“簡化整理、深化檢索”的原則出發，進一步強調了以件為單位的整理方法，尤其是規范了檔號的編制方法，并重點細化了歸檔文件目錄項目設置、逐件編目和著錄的具體要求，詳細規定了文書檔案裝訂、裝盒方法，并在附錄中以具體示例直觀展現了歸檔章、歸檔文件目錄、檔案盒和備考表的式樣。這些規定明確了歸檔文件整理方法和要求，便于基層歸檔文件整理者理解掌握和使用《實施細則》，有利于文件整理標準的統一。

　　三、《實施細則》著重明確了歸檔文件整理要求

　　（一）歸檔文件整理流程

　　歸檔文件整理工作是公文處理的最后一個環節，也是檔案管理工作的開始。《實施細則》第三條指出：“本細則所稱歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應當作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。”歸檔文件整理是以“自然件”為單位進行整理。《實施細則》第十三條到第十七條詳細規定了紙質歸檔文件和電子文件的組件、分類、排列、編號等一系列具體整理方法。第十八條到第二十二條規定了紙質歸檔文件整理還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等流程。第二十三條規定了電子文件整理包括格式轉化、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等內容，明確歸檔電子文件整理中格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等按照有關已有規范和標準執行。這些規范有利于提高歸檔文件的整理質量。

　　（二）科學組件、分類。對歸檔文件進行科學合理的組件、分類，不但能有效揭示歸檔文件之間的內在聯系，使全宗成為一個有機整體，便于系統提供利用，而且對歸檔文件排列、編目、排架等都有著重要意義。《實施細則》第十三條規定：組件即件的組織，包括件的構成、件內排序方法；第十四條規定“立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩定性。歸檔文件分類方案一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類。規模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，采取年度—保管期限的方法進行兩級分類。”采取兩級還是三級分類，由立檔單位根據本單位內設機構多少和歸檔文件數量自行決定，立檔單位分類方法確定之后，務必保持每年分類方法一致，不得隨意變更。

　　（三）明確檔號結構。檔號是在文件整理過程中賦予其體現歸檔文件類別、排列順序的一組字符代碼，是歸檔文件的“身份證”。編制檔號是對檔案進行規范化整理的基本要求。為歸檔文件確定檔號，既是檔案管理的需要，也是適應檔案信息化建設，實現檔案數據資源開發利用的需要。《實施細則》第十六條明確規定：“檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則。檔號的結構為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。”如，黑龍江省××廳（全宗號J044）2017年度辦公室類（BGS）永久保管（Y）文書檔案（WS）第一件的檔號為“J044-WS·2017-Y-BGS-0001”。納入國家綜合檔案館進館范圍的機關、團體、企事業單位和其他社會團體的全宗號由國家綜合檔案館給定。其中全宗號中的全宗屬性代碼，是全宗號的組成部分，如屬于黑龍江省檔案館收集范圍的各立檔單位建國后檔案，其全宗屬性代碼均使用“J”。檔案盒、歸檔文件目錄、歸檔章上的全宗號應填寫一致。未納入或暫未納入國家綜合檔案館進館范圍單位的全宗號可暫空。

　　（四）確定歸檔章項目。歸檔章是紙質文件材料歸檔的標志，具有重要作用。《實施細則》規定的歸檔章，設置了全宗號、年度、機構（問題）、保管期限、件號、頁數等6個項目，其中機構（問題）為選擇項目，由立檔單位按照本單位檔案分類方案設置歸檔章項目。其中“頁數”項為新增內容，便于檔案的整理與利用。歸檔章應在歸檔文件首頁上端居中的空白位置加蓋，并填寫相關內容，使用符合檔案保護要求的字跡材料填寫歸檔章項目。電子文件可以由系統生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。其式樣在《實施細則》的附錄中有相關式樣作為參考。

　　（五）強化編目力度。編目即編制歸檔文件目錄，是歸檔文件整理工作的重要內容之一，也是其他各種編目工作的起點和基礎，是歸檔文件的“戶口簿”，依據分類方案和檔號順序編制歸檔文件紙質和電子目錄，即按照分類排列的結果，逐類、逐件編制，系統、全面地揭示歸檔文件的全貌。《實施細則》第十七條明確規定：“歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便于檢索。歸檔文件應逐件編目。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注等項目。”歸檔文件目錄各個項目的信息要按照規定規范著錄。同時要求同一立檔單位的歸檔文件目錄格式應保持統一，不能隨意更改。歸檔文件目錄采用橫向設置，推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。歸檔文件目錄封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱。歸檔文件目錄可以按年度裝訂成冊，也可每年區分保管期限裝訂成冊。其式樣在《實施細則》的附錄中有參考式樣。

　　（六）統一修整、裝訂要求。《實施細則》第十八條規定：“歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。”對已破損的

文件，按照有關規定進行修裱，去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。《實施細則》第十八條規定：“歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整。”我省統一要求凡移交進館永久保管或定期30年保管的歸檔文件，應選擇使用不銹鋼訂書釘、“三孔一線”等裝訂方式。頁數較少的，使用不銹鋼訂書釘；頁數較多的，建議使用三孔一線裝訂法。裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要，不得使用不銹鋼夾、燕尾夾、膠管打孔、膠水粘貼、膠裝或封套等裝訂方式，避免對檔案產生不安全因素。定期10年保管期限的歸檔文件可采用不銹鋼訂書釘、線裝或不銹鋼夾、封套裝訂。

　　（七）提出編頁要求。歸檔文件編頁，可以固定件內文件排序，是歸檔文件整理的重要步驟。頁碼與頁數相配合，能夠對歸檔文件起到統計監督作用，便于檔案實體的安全管理。《實施細則》第二十條規定：“紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。頁碼應逐頁編制，宜使用黑色鉛筆分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成冊并編有頁碼的，擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。”

　　（八）規定裝盒要求。《實施細則》對檔案盒封面和脊背項目作出要求，其第二十一條規定：“將歸檔文件目錄和歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。檔案盒封面應標明全宗名稱。在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。”重點強調檔案盒不再保留室編、館編件號，改為起止件號。采用兩級分類方案的，機構（問題）項空置不填。歸檔文件目錄和備考表分別置于盒內文件前、后，備考表項目要求填寫盒內歸檔文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期等。《實施細則》對檔案盒的制作材料、外形尺寸及樣式進行了規定。要求檔案移交進館單位，在移交前，可暫用黑色鉛筆填寫盒號，在進館時同級檔案館再按進館要求調整盒號。

　　（九）歸檔電子文件整理。歸檔案電子文件的整理應按照《數字檔案室建設指南》（2014年）、《電子文件歸檔與管理規范》等標準要求執行，電子文件與紙質文件整理應保持一致。

　　四、《實施細則》的貫徹實施

　　《實施細則》第二十六條規定自2017年9月28日起施行。各立檔單位2018年上半年整理的、從2017年起形成的紙質和電子歸檔文件材料，要按照《實施細則》執行，避免出現標準應用混亂現象。各級檔案行政管理部門要及時做好對《實施細則》的宣貫培訓，加強執法監督指導，確保《實施細則》及時、規范貫徹實施。

                                   黑龍江省檔案局館室處

                                      2017年11月