山東省省直單位電子檔案進館辦法

第一章總則

為規范省直單位電子檔案移交進館工作，確保山東省檔案館進館電子檔案的準確、完整、可用、安全，根據《中華人民共和國檔案法》、《山東省檔案條例》、《電子檔案移交與接收辦法》及《數字檔案室建設指南》等法律、法規和規范，制定本辦法。

本辦法所稱電子檔案，是指省直單位在公務活動中直接形成的對國家和社會具有保存和利用價值的數字檔案資源，包括歸檔后的各門類原生電子文件、傳統載體檔案的數字化副本及其他數字資料等。

本辦法所稱的電子檔案元數據包括各門類電子檔案的電子目錄和系統自動捕獲的電子檔案元數據，元數據的賦值以自動捕獲為主，手工著錄為輔。

省直單位移交的電子檔案必須真實可靠、齊全完整、安全可用，涉密電子檔案的移交與接收應符合國家和省內有關保密安全的要求。

第二章電子檔案的收集

省直單位移交的電子檔案門類包括永久保管期限的文書檔案、照片檔案、錄音檔案和錄像檔案。

電子檔案的收集包括檔案內容及其元數據的收集；電子檔案的內容與元數據應當保證準確性、完整性、可用性和安全性。

文書類電子檔案內容應當保證正本、定稿或者重要文件的修改稿、公文處理單等保存完整，有記錄修改過程的彩色留痕稿的也應當保存；文件紅頭、電子印章保存完整。

照片類、錄音類、錄像類電子檔案內容保證照片人物形象清楚，音頻、視頻中的語音、影像清晰，說明文字符合《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T 50-2014)和《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T 15)的要求。

文書類、照片類、錄音類、錄像類電子檔案的基本元數據集必須符合《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46-2009)、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T 54-2014）和《數字檔案室建設指南》（檔發[2014]4號）等標準和規范的要求，符合《山東省文書檔案目錄數據采集規范》等山東省關于各門類電子檔案數據存儲結構和元數據方案的要求。

傳統載體檔案的數字副本的制作符合《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T 31-2005)的要求，無法生成元數據的，應根據相關要求編制電子目錄；能夠生成元數據的可在原有基礎上進行批量處理，處理結果應符合所屬類別電子檔案元數據要求。

第三章電子檔案的數據要求

 文書類電子檔案以件為單位、照片類電子檔案以張（或一組組合照片）為單位、音頻視頻類電子檔案以一次活動為單位整理，采用檔號作為唯一標識符對電子檔案命名，檔號采用“全宗號-門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號”的形式，具體編制方法如下：

1．全宗號：用四位代碼標識，按照《檔號編制規則》（DA/T13-1994）編制。

2．門類代碼·年度：電子檔案的門類（代碼）可設置成:文書（WS）、照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）等；年度為其歸檔年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2014”。

3．保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。

4．機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母標識，如辦公室可用“BGS”標識，一個立檔單位中機構（問題）代碼不得重復。

5．件號：件號是以件（張、次）為單位的歸檔文件在最低一級類目下排列的順序號，用4位阿拉伯數字標識，不足4位的前面用“0”補足。

檔號舉例：

“A014-WS·2014-Y-BGS-0026”

“A014-LY·2014-Y-BGS-0026” 

“A014-ZP·2014-D30-BGS-1111”

“A014-LX·2014-D10-BGS-1111”

 電子檔案內容應符合以下文件格式：

文書類電子檔案應以PDF/A、OFD等版式文檔格式歸檔保存，該格式應符合《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T 47-2009）要求。含有記錄修改過程的彩色留痕稿及其他重要修改稿可使用WPS、RTF、DOC等格式保存；

照片類電子檔案應以TIFF、JPEG格式保存，其可交換圖像文件（EXIF）保存完整，像素數不低于300萬；

錄音類電子檔案應以WAV、MP3格式保存，音頻采樣率不低于44.1kHz；

錄像類電子檔案應以MPEG2、MPEG4格式保存，比特率不低于4Mb/s；

傳統載體檔案的數字副本應以PDF/A版式文檔格式保存，分辨率不低于200dpi。

第四章電子檔案的移交與接收

 列入山東省檔案館接收范圍內的省直單位，自2016年開始向省檔案局移交上一年度形成的電子檔案。對于有特殊要求的電子檔案，可以適當延長移交時間。涉密電子檔案移交時間另行規定。

各單位2015年之前的檔案在其紙質檔案進館時必須同步移交電子檔案或數字副本。

 同一年度不同門類的電子檔案應同時移交，于每年下半年完成上一年度電子檔案的移交工作。

 電子檔案移交的基本要求：

電子檔案的文件格式應符合要求,元數據應當與電子檔案一起移交，元數據一般采用基于XML的封裝方式組織數據；電子檔案有相應紙質、縮微制品等其他載體形式的，應當在元數據中著錄相關信息；采用技術手段加密的電子檔案應當解密后移交，壓縮的電子檔案應當解壓縮后移交。特殊格式的電子檔案應當與其讀取平臺一起移交。

 省直單位應當配備具有電子檔案數據整理、文件格式轉換、數據封裝、數據與載體檢測、數字簽名、數據移交等功能的移交系統。

 省直單位電子檔案移交的主要流程是：

1、按照《電子檔案移交與接收辦法》（檔發［2012］7號）附件2中規定的電子檔案存儲結構的要求組織數據；

2、對移交的電子檔案進行準確性、完整性、可用性和安全性的檢驗（檢驗標準見附件3），合格后方可移交；

3、經過格式轉換、數據封裝、數字簽名（僅在在線移交方式下）等過程后移交電子檔案數據。

 電子檔案的數據移交可采用離線或在線兩種方式進行。在線移交應當通過山東省檔案館在山東省電子政務內網上提供的電子檔案移交接收平臺進行；涉密檔案移交必須采用離線方式。數據量較大的照片類、錄音類、錄像類電子檔案的移交也可以選用離線方式。

 離線移交電子檔案應當滿足下列基本要求：

1、移交單位采用光盤移交電子檔案，光盤應當符合歸檔要求；

2、移交單位向山東省檔案館移交光盤一套，光盤應當單個裝盒；

3、移交單位應當按照有關要求進行光盤數據整理、刻錄及檢測；

4、存儲電子檔案的光盤和光盤盒上應當分別標注反映其內容的標簽（標簽的標注方法見附件1），光盤標注只允許在光盤標簽面使用專用的光盤標簽書寫筆或專用的光盤標簽打印機進行標注。

5、大數據可采用光盤之外的其他可靠載體移交。

 山東省檔案館應與移交單位共同協商做好電子檔案移交與接收的各項工作，建立電子檔案接收系統并與各移交單位的移交系統銜接，做好電子檔案的接收、檢測、遷移、轉換、保存和備份等工作。

山東省檔案館對移交的電子檔案的準確性、完整性、安全性和可用性進行再次檢驗，合格后與移交單位辦理交接手續，填寫《電子檔案移交與接收登記表》（見附件2），由交接雙方簽字、蓋章，各自留存一份；在線移交接收的，《電子檔案移交與接收登記表》可采用電子形式并以數字簽名方式予以確認。電子檔案的數字摘要信息由移交接收雙方分別保管。

省直單位應當將已移交的電子檔案制作副本，并在本單位保存5年以上。

第五章附則

 本辦法適用于省直黨政機關、人民團體、企事業單位所產生的電子檔案的歸檔、移交與接收，其他社會組織或民營企業等可參照執行。

 本辦法由山東省檔案局負責解釋。

第二十五條本辦法自2016年6月1日起實施，有效期至2021年5月31日。

附件1.電子檔案載體（光盤）標注內容

2.電子檔案移交與接收登記表

3.電子檔案四性檢測標準