第一章      總  則

第一條  為加強全省社會保障檔案的管理，提高檔案科學管理的水平，有效地保護和利用檔案，充分發揮檔案在社會保障管理工作和構建大社保體系建設中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國勞動法》、《浙江省實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》等規定，結合我省社會保障檔案工作的實際，特制定本辦法。

第二條  本辦法所稱的社會保障檔案，是指各級社會保險經辦機構（以下簡稱經辦機構）在辦理養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險、生育保險等業務工作及黨、政、工、團管理活動中所形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子文件等不同門類和載體記錄的總和。

第三條  社會保障檔案真實地記錄了各級經辦機構從事社會保險管理工作的過程，是國家檔案的重要組成部分，也是做好社會保障工作的重要依據和必要條件。

第四條  社會保障檔案工作是社會保障工作的重要組成部分，各級經辦機構對本單位形成的各種門類、載體的檔案應遵循集中統一管理的原則，確保社會保障檔案的完整、安全，并積極提供利用，為本單位社會保障工作服務。

第五條  各級勞動和社會保障部門要把所屬社會保險經辦機構的檔案工作列入本單位工作規劃和檢查、考核、評比內容；各級檔案行政管理部門要加強對社會保障檔案工作的監督和指導。

第二章    檔案機構、人員和職責

第六條  浙江省社會保險事業管理中心、浙江省省級醫療保險服務中心和浙江省就業管理服務局分別負責全省養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險和生育保險檔案工作的業務指導,同時接受省檔案行政管理部門和省勞動保障行政管理部門的監督、指導和檢查。市、縣（市、區）社會保險經辦機構負責本地區社會保障檔案工作的業務指導和管理，同時接受上級社會保險經辦機構、當地檔案行政管理部門和勞動保障主管部門的監督、指導和檢查。

第七條  各級社會保險經辦機構要加強對檔案工作的領導，落實分管領導，把檔案工作納入本單位的工作計劃和議事日程，切實解決工作中的實際問題，在人員配備、經費、庫房等方面給予保證。

第八條  各級社會保險經辦機構應建立和健全綜合檔案室，作為本單位統一管理檔案工作的職能機構。

第九條  各級社會保險經辦機構綜合檔案室應設在辦公室，并配備專職或兼職的檔案管理人員。配備的檔案管理人員應忠于職守，努力學習，具備專業知識，并保持相對穩定。

各單位的內設機構（科室）應配備兼職檔案管理人員，負責本部門（科室）文件材料的積累、整理和歸檔工作。

第十條  綜合檔案室的基本工作職責

（一）貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針、政策和法規，建立健全本單位檔案工作的各項規章制度；

（二）對本單位各部門形成的文件材料的收集、整理和歸檔進行監督指導；

（三）集中統一管理本單位在職能活動中形成的各種門類和載體的檔案；

（四）編制各種檢索工具，積極開發利用檔案信息資源；

（五）按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。

第十一條  各級社會保險經辦機構對在管理和開發利用檔案信息資源工作中做出顯著成績的集體和個人，應給予表彰、獎勵；對違反檔案管理法規的，要根據不同情況給予批評和必要的處分。

第三章   檔案的收集、整理、歸檔

第十二條  各級社會保險經辦機構應建立健全文件材料的歸檔制度，并把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項工作標準、工作程序及各部門、相關人員的崗位職責，作為考核評比的重要內容。

第十三條  各級經辦機構在工作中形成的應歸檔的文件材料，必須按照規定，及時向本單位的綜合檔案室移交，任何個人不得將歸檔文件材料據為己有。

歸檔范圍和保管期限按《浙江省社會保障文件材料歸檔范圍和保管期限表》執行。檔案的保管期限定為永久、長期和定期三種。長期為16年至50年，定期為5年、10年、15年，各單位可視具體情況酌情確定。

第十四條  歸檔時間

各項工作中形成的全部應歸檔的文件材料，應于次年5月底前將整理后的文件材料移交綜合檔案室，集中管理，以保證檔案的完整與安全。

社會保險基金管理類檔案及本單位的會計檔案可在財務部門保留一年，期滿后，由財務部門編造清冊，按歸檔要求整理完畢，交綜合檔案室歸檔。

基建工程、儀器設備等項目，應在項目完成后或告一段落時，將所有應歸檔文件整理后，由項目（或部門）負責人審定后歸檔。

第十五條  歸檔要求

歸檔工作由文件材料形成者或兼職檔案員承擔，綜合檔案室負責指導和協助。其中綜合性文件材料和跨部門聯合承辦的文件材料應由牽頭部門負責歸檔。

歸檔文件材料應完整、準確，字跡工整，載體和書寫材料要符合耐久性要求和有關技術標準，禁止使用純藍墨水、紅墨水筆、鉛筆、圓珠筆等不耐久字跡材料起草和簽批文件。

第十六條  綜合檔案室的各種門類、載體的檔案應進行統一分類、排列、編號和編目。其中文書、科技、會計檔案的整理依照現有相關標準執行。

第十七條  社會保障業務檔案的整理要求

歸檔文件整理的單位是件。一般一份文件為一件；各類表單與其證明材料為一件；對同一種格式的表格，可以一定的單位組合為一件。

密不可分的材料為一件時，經辦機構的材料在前，參保單位提供的材料在后；結論性材料在前，證據性材料在后。

歸檔文件應按件裝訂。使用的裝訂材料應符合檔案保護的要求，且簡便易行、成本低廉。

歸檔文件可按“年度——問題——參保單位”或“年度——問題”等方法進行分類。在同一類目內按事由結合時間、重要程度等進行排列。

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并編制歸檔文件目錄。

有關盒內文件材料的情況說明、整理人、檢查人和時間應逐項填寫在備考表內。

五類保險中涉及參保登記管理類材料的各“件”以一個參保單位為保管單位，逐件編制件號；如以個人名義參保的，則以一個人的材料為保管單位，逐件編制件號。同時，按文件形成時間先后順序裝入檔案袋，并編制袋內文件目錄。檔案袋依參保登記號進行排列、編號并編目。

有條件的單位可將五類保險中的參保登記管理類材料進行集中統一整理與保存。

各類歸檔文件材料中涉及基金管理類材料的整理可依照《會計檔案管理辦法》執行。

第四章  檔案的管理和利用

第十八條  各級社會保險經辦機構應建立相應的社會保障檔案管理系統，提高檔案管理的現代化水平。

做好在業務管理系統中形成的電子文件的歸檔管理，及時進行備份。為保證數據安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現多套備份，并注意異地保存。

第十九條  各級社會保險經辦機構應配置專用的檔案庫房和必要的檔案防護設施，有條件的單位要同時配備檔案工作辦公用房和閱覽室。檔案庫房應做到防盜、防火、防高溫、防潮、防光、防塵、防蟲、防有害氣體等要求，保證檔案的安全。

第二十條  檔案管理人員應定期對庫房內檔案的保管情況進行全面檢查，發現問題及時采取補救措施。

第二十一條  各級社會保險經辦機構應成立由單位領導、檔案管理人員和相關業務技術負責人組成的檔案鑒定領導小組，負責本單位檔案鑒定工作的組織與實施。

第二十二條  銷毀失去保存價值的檔案，必須由檔案鑒定領導小組提出審查意見，由檔案人員編造銷毀清冊，經單位分管領導批準后，在指定的地點銷毀。銷毀時，需由兩名工作人員以上監銷，銷毀清冊應立卷存檔。

第二十三條  各級社會保險經辦機構綜合檔案室要通過各種方式和途徑，積極主動地開展檔案利用工作，為本單位、本系統的各項工作提供服務。

第二十四條  綜合檔案室要建立和健全檔案借閱制度，確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續。正確處理好利用和保密的關系。外單位利用檔案必須經部門領導同意。

各級社會保險經辦機構對本單位移交進館的檔案，享有優先利用權。

第二十五條  各級社會保險經辦機構綜合檔案室應建立各種檔案統計臺帳，對檔案的收進和移出、保管數量、銷毀等情況進行及時、準確的統計和登記。

第五章    附則

第二十六條  各級社會保險經辦機構可根據本辦法制定本單位的實施細則。

第二十七條  本辦法公布實施前已整理的檔案，可維持原狀，也可按本辦法要求逐步調整。

第二十八條  本辦法由省檔案局、省勞動和社會保障廳負責解釋。

第二十九條  本辦法從2006年3月1日起施行。

附件：

浙江省社會保障文件材料歸檔范圍和保管期限表