第一章  總    則

　　第一條  為加強浙江省衛(wèi)生監(jiān)督系統(tǒng)的檔案管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)發(fā)展中的作用，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服條，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《浙江省實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》等法律、法規(guī)的規(guī)定，井結(jié)合實際，特制定本辦法。

　　第二條  衛(wèi)生監(jiān)督檔案，是指各級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)在衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測(衛(wèi)生質(zhì)量抽檢)、衛(wèi)生行政稽查、衛(wèi)生行政許可、衛(wèi)生行政處罰、衛(wèi)生宣教、科研培訓(xùn)及黨政管理等活動中直接形成的，對國家和社會、本單位工作具有查考、利用保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體、各種門類的歷史記錄。

第三條  衛(wèi)生監(jiān)督的檔案工作是衛(wèi)生監(jiān)督工作的重要組成部分，是提高衛(wèi)生監(jiān)督工作質(zhì)量和科學(xué)管理水平、加強規(guī)范化建設(shè)的必備條件。

第四條  各級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)要加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，確定一名領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)，并列入工作計劃和議事日程，切實解決檔案工作中的實際問題。

要提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，配備計算機和適用的檔案管理軟件，運用計算機輔助檔案管理。

各級衛(wèi)生行政部門要把衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)的檔案工作列入發(fā)展規(guī)劃和檢查、考核、評比內(nèi)容;各級檔案行政管理部門要加強對衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第五條  各級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)對本單位形成的各種門類、載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。

第二章  檔案機構(gòu)及其職責(zé)

　　第六條  省衛(wèi)生監(jiān)督所負(fù)責(zé)全省衛(wèi)生監(jiān)督檔案工作的業(yè)條指導(dǎo)，同時接受省衛(wèi)生行政部門和省檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查;市、縣(市、區(qū))衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)負(fù)責(zé)本單位的檔案管理，同時接受上級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)與同級衛(wèi)生行政部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

第七條  各級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)應(yīng)建立和健全綜合檔案室，承擔(dān)本單位統(tǒng)一管理檔案工作的職能。

第八條  縣以上衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)的綜合檔案室，應(yīng)配備一名以上專職或兼職檔案管理人員。應(yīng)保證兼職檔案人員從事檔案工作的時間，保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定。

　　各級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)的內(nèi)設(shè)機構(gòu)(科室)應(yīng)確定兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件材料的積累、整理和歸檔工作。

檔案工作人員應(yīng)忠于職守，努力學(xué)習(xí)，具備專業(yè)知識，必須取得檔案管理崗位資格證書，持證上崗。

第九條  綜合檔案室的基本職責(zé)

　　(一)貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針、政策，建立、健全本單位檔案工作的各項規(guī)章制度。

　　(二)督促、指導(dǎo)和協(xié)助本單位文書處理部門和業(yè)條部門對所形成的文件材料進(jìn)行整理和歸檔工作。

　　(三)統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案。

　　(四)對下級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　(五)遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，確保國家秘密的安全，維護本單位及專業(yè)人員、管理相對人的知識產(chǎn)權(quán)和利益。

　　(六)組織開發(fā)利用本單位的檔案信息資源。

　　第十條  各級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)必須有專用的檔案庫房。配備閱覽室和檔案工作辦公用房。檔案庫房要有溫濕度控制及防盜、防火、防光、防霉、防　　蟲、防塵等安全保護措施，配備相應(yīng)的設(shè)備。

檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案的保管狀況，對破損或褪變檔案進(jìn)行及時修復(fù)。

　　第十一條  檔案管理人員的待遇應(yīng)與其他專業(yè)技術(shù)人員等同。按國家有關(guān)規(guī)定，檔案管理人員可分不同情況，分別評聘檔案專業(yè)、衛(wèi)生專業(yè)或其他專業(yè)的技術(shù)職條。

　　第十二條  各單位對在管理和開發(fā)利用檔案信息資源工作中做出顯著成績的集體或個人，應(yīng)當(dāng)予以獎勵;對違反檔案管理法律法規(guī)的，要依法予以處理。

第三章  檔案管理

　　第十三條  各級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)應(yīng)建立和健全文件材料的歸檔制度，并把文件材料的形成、積累、整理、歸檔的要求列入各項工作標(biāo)準(zhǔn)、工作程序及各部門、各類人員的崗位職責(zé)，作為考核的重要內(nèi)容。

第十四條  各級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)在工作中形成的應(yīng)歸檔的文件材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位的綜合檔案室移交，并辦理移交手續(xù)。任何個人不得據(jù)為己有。

　　歸檔范圍按《浙江省衛(wèi)生監(jiān)督文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》執(zhí)行。

　　第十五條  歸檔時間

　　(一)各級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)在各項工作活動中形成的文件材料，按規(guī)定在第二年初將應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成保管單位，由部門負(fù)責(zé)人審定后歸檔。

　　專項工作如衛(wèi)生監(jiān)督檢查、衛(wèi)生行政處罰案件、公共衛(wèi)生突發(fā)事件、健康相關(guān)產(chǎn)品、場所衛(wèi)生質(zhì)量抽檢、專題調(diào)研、科研課題調(diào)查、會議、培訓(xùn)、宣傳等重要活動待結(jié)束或告一段落時，及時做出總結(jié)或經(jīng)成果鑒定后一月內(nèi)歸檔。

科研課題項目完成后及時歸檔，研究周期長的項目，可分階段歸檔。

儀器設(shè)備材料安裝驗收合格，正常運行后即歸檔。

　　單位基建工程項目竣工驗收后即歸檔。

　　論文、著作、科技文章正式發(fā)表后原件即歸檔。

　　單位編寫印制的出版物、匯編、教材、簡報等，原稿(領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)稿)、印本與電子文稿印畢后一并歸檔。

對法人單位的監(jiān)督管理檔案實行一戶一檔的動態(tài)管理，即以一個管理相對人為單位建立一個保管單位，內(nèi)容包括衛(wèi)生行政許可和日常衛(wèi)生監(jiān)督的文件材料。衛(wèi)生行政許可材料由經(jīng)辦人員在辦理完畢每一次的審核發(fā)證、驗證、換證工作后，于半年內(nèi)將整理后的有關(guān)文件材料移交兼職檔案員保管;衛(wèi)生監(jiān)督的文件材料，在每次監(jiān)督檢查后整理，于半年內(nèi)將有關(guān)的文件材料移交部門兼職檔案員保管，年內(nèi)形成的文件材料必須于次年初歸綜合檔案室。每年形成的文件材料歸入同個單位的案卷中。

　　非法人單位的監(jiān)督檔案，按一戶一卡的形式管理。將衛(wèi)生行政許可材料及日常監(jiān)督的情況錄入卡中，便于索引和查找。卡片可保管在材料形成的部門。

衛(wèi)生行政處罰案件按一案一件的形式管理。各級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)應(yīng)將結(jié)案后的案卷材料移至作出決定的衛(wèi)生行政部門保管。本單位可復(fù)印留存。

當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位綜合檔案室統(tǒng)一保管。

照片檔案、錄音帶、錄像帶、光盤等特種載體檔案隨紙質(zhì)檔案歸檔時歸檔。

第十六條  各級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)的檔案工作要與本單位的工作緊密結(jié)合，實現(xiàn)"四同步"，即布置、檢查、總結(jié)、驗收。各單位、各部門在檢查、驗收工作任條、建設(shè)項目(工程)和儀器設(shè)備時，應(yīng)同時檢查文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確情況，文件材料不合要求的，不能通過驗收。

單位工作人員因公外出參觀、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考察和參加各種會議等，其帶回的文件材料必須按歸檔范圍的規(guī)定，及時向綜合檔案室歸檔。

　　第十七條  歸檔要求

　　(一)歸檔文件整理工作一般由文件材料形成科室承擔(dān)，檔案管理人員負(fù)責(zé)指導(dǎo)和協(xié)助。綜合性會議文件和跨部門聯(lián)合承辦的文件應(yīng)由辦公室及牽頭部門負(fù)責(zé)整理。

　　(二)歸檔文件必須是原件 (外來復(fù)印件除外)，做到完整、齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，底稿與印件一并歸檔。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。紙張質(zhì)量符合要求，用紙尺寸須采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙規(guī)格。書寫必須使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水等符合歸檔要求的耐久字跡材料，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、簽字筆、純藍(lán)墨水、紅墨水及復(fù)寫紙等不耐久材料;傳真件應(yīng)與復(fù)印件一起保存歸檔;不得使用涂改液。歸檔文件上有金屬物的，應(yīng)去掉，重新縫(粘)合。

　　一式數(shù)份的發(fā)票、檢驗報告、鑒定證書及報表等，如必須使用復(fù)寫紙，應(yīng)當(dāng)使用標(biāo)有"DA"的圓珠筆芯及檔案用復(fù)寫紙。

　　(三)歸檔文件要求排列、編號、編目規(guī)范有序，編制準(zhǔn)確，按件號裝盒。歸檔文件目錄、歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項目的填寫應(yīng)采用計算機打印或符合檔案保護要求的字跡材料，禁止使用不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。

　　(四)歸檔文件必須經(jīng)形成部門負(fù)責(zé)人審定，并在盒內(nèi)備考表檢查人欄簽字。

　　(五)單位內(nèi)各部門應(yīng)按綜合檔案室統(tǒng)一規(guī)定編寫全宗號、進(jìn)行排列、編號和編制必要的檢索工具。在向綜合檔案室移交檔案時，應(yīng)按目錄點清后，雙方在移交目錄上簽字。

　　第十八條  各單位必須對歸檔質(zhì)量進(jìn)行超前控制，確保歸檔文件的齊全、完整、準(zhǔn)確和規(guī)范，字跡、用紙符合歸檔要求。要定期檢查各部門歸檔文件的整理環(huán)節(jié)，突出重點，對準(zhǔn)備歸檔的文件質(zhì)量進(jìn)行全面檢查，對不歸檔和擬銷毀的文件進(jìn)行復(fù)查和審定。

　　第十九條  綜合檔案室的全部檔案，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一的分類、編號、編目和排列。使用計算機和有適用的檔案管理軟件的單位，文書檔案以"件"為單位整理，整理辦法按《浙江省衛(wèi)生監(jiān)督歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。

　　科技檔案整理按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　聲像等特種載體檔案的整理按國家檔案局有關(guān)照片、磁性載體檔案管理辦法執(zhí)行。

　　第二十條  根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》和衛(wèi)生部、國家保密局頒發(fā)的《衛(wèi)生工作中國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定，衛(wèi)生監(jiān)督檔案劃分為秘密、機密、絕密三種密級，并及時做好密級的復(fù)核、變更、解密工作。

　　第二十一條  各單位應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)和移出、保管和利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，并準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門。

　　第二十二條  衛(wèi)生監(jiān)督檔案保管期限一般分為永久、長期、短期三種。各單位應(yīng)按照《浙江省衛(wèi)生監(jiān)督文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》制定本單位的檔案保管期限表，作為劃分檔案保管期限的依據(jù)。

　　第二十三條  各單位應(yīng)成立由單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和業(yè)條科室負(fù)責(zé)人組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)本單位檔案鑒定工作的組織和實施。銷毀失去保存價值的檔案，須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由二人以上在指定地點監(jiān)銷。監(jiān)銷人員需在銷毀清冊上簽字。

　　第二十四條  各單位檔案室對永久、長期保存的檔案，滿二十年后，應(yīng)做好定期向地方檔案館移交檔案的工作。移交檔案，應(yīng)根據(jù)移交目錄，經(jīng)雙方逐卷(件)清點、核實，井在交接文件上簽名蓋章。移交檔案，必須派專車，由單位檔案管理人員押運，以防丟失。

第四章  檔案利用 ，

　　第二十五條  各級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)的綜合檔案室，要應(yīng)用計算機對室藏檔案進(jìn)行存儲與檢索，積極主動地開展檔案、信息的利用工作，為本單位、本系統(tǒng)的各項工作提供服條，并加強利用效果的反饋、收集、登記、宣傳工作。

　　第二十六條  各級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)要建立檔案的閱覽、外借制度，按規(guī)定辦理利用手續(xù)。根據(jù)檔案的密級程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同審批手續(xù)。綜合檔案室在向利用者提供檔案的同時，應(yīng)根據(jù)需要要求利用者如實填寫《檔案利用效果登記表》，利用工作結(jié)束后，利用者應(yīng)及時歸還。

　　第二十七條  各級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)的綜合檔案室應(yīng)開展檔案的編研工作，圍繞單位中心工作與有關(guān)部門相互合作，編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集和專題文件匯集等通用性編研材料和專題檔案編研材料。

　　第二十八條  各級衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)行機構(gòu)綜合檔案室保存的檔案屬國家所有，在保守國家、單位和個人秘密的前提下，應(yīng)依照規(guī)定，制定對社會提供利用的程序和范圍，滿足社會各方面需要。

第五章  附    則

　　第二十九條  應(yīng)積極運用計算機輔助檔案管理，實行文字、圖表、聲像等不同門類、載體檔案的存貯和開發(fā)，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸，信息共享。

　　第三十條  人事檔案的管理，根據(jù)各地具體情況和有關(guān)規(guī)定自行確定管理辦法。

　　第三十一條  本規(guī)定公布實施前已整理的檔案，按本規(guī)定要求逐步調(diào)整。

　　第三十二條  本規(guī)定由浙江省衛(wèi)生廳、浙江省檔案局負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十三條  本規(guī)定自公布之日起施行。