第一條為進(jìn)一步規(guī)范公證檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)公證法》、《公證程序規(guī)則》及《公證文書(shū)立卷歸檔辦法》和《公證檔案管理辦法》規(guī)定，結(jié)合公證卷宗檔案管理實(shí)踐，制定本規(guī)定。
第二條公證卷宗檔案采用“年度——公證類別——保管期限”的分類方法進(jìn)行分類，按一證（書(shū)）一卷、一卷一號(hào)的原則立卷歸檔。
第三條同一當(dāng)事人或數(shù)個(gè)相互間有利害關(guān)系的當(dāng)事人為同一目的申辦數(shù)項(xiàng)公證且在同一時(shí)間內(nèi)提出申請(qǐng)的，其材料可以合并為一卷，卷宗保管期限按卷內(nèi)最長(zhǎng)的一項(xiàng)確定。
跨年度的公證事項(xiàng)，放在辦結(jié)年立卷。
第四條公證卷宗應(yīng)當(dāng)采用本規(guī)定第二條規(guī)定的分類方法編寫檔案號(hào)。檔案號(hào)應(yīng)包含年度、公證類別、保管期限、卷宗序號(hào)四要素。
“年度”指公證事項(xiàng)辦結(jié)的年度，采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示公元紀(jì)年，如2009年表示為“2009”。
“公證類別”分為國(guó)內(nèi)公證、涉外公證、抵押登記、其它四類，分別用大寫英文字母“N”、“W”、“D”、“T”表示；“其它”類是指提存、法律意見(jiàn)書(shū)、文書(shū)保管等非證明類業(yè)務(wù)。
保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，分別用大寫英文字母“Y”、“C”、“D”表示。
卷宗序號(hào)應(yīng)當(dāng)采用一類（指按卷宗分類方法最低一級(jí)目錄所作的分類）卷宗一個(gè)序列號(hào)的方法編寫，以不少于四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如1號(hào)卷宗用“0001”表示，排序方法由公證機(jī)構(gòu)自行確定。
第五條公證卷宗的排列順序應(yīng)為：
1.卷宗封面；
2.卷內(nèi)目錄；
3.公證書(shū)文本（即正式出具的公證書(shū)并包括所證明的法律文書(shū)），或是終止、不予公證決定；
4.公證書(shū)簽發(fā)稿，或是終止、不予公證決定簽發(fā)稿；
5.公證書(shū)譯文本；
6.公證事項(xiàng)申請(qǐng)表；
7.公證申請(qǐng)受理通知單；
8.公證當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)及公證事項(xiàng)法律意義與后果告知書(shū)；
9.當(dāng)事人的身份證明（法人資格證明及其法定代表人身份證明），代理人的身份證明、授權(quán)委托書(shū)、法定代理權(quán)資格證明；
10.當(dāng)事人提供的與公證事項(xiàng)有關(guān)的證明材料或其他相關(guān)材料；公證處核實(shí)所取得的有關(guān)材料；
11.當(dāng)事人提供的需要公證的文書(shū)原稿或復(fù)制件；
12.詢問(wèn)筆錄；
13.其他有關(guān)材料；
14.公證員承辦公證事項(xiàng)的報(bào)批表（可以與公證文書(shū)簽發(fā)稿合并）；
15.公證費(fèi)用減免申請(qǐng)及批準(zhǔn)；
16.公證文書(shū)送達(dá)回執(zhí)、公證費(fèi)收據(jù)；
17.備考表；
18.附件袋；
19.卷底。
第六條卷宗封面應(yīng)按所列項(xiàng)目用鋼筆、碳素筆或毛筆逐項(xiàng)填寫清楚，其中辦結(jié)日期為出具公證書(shū)的日期，或是做出終止公證、不予公證決定的日期；歸檔日期為承辦公證員將公證卷宗移交檔案管理人員正式接收的日期；“公證事項(xiàng)”欄填寫內(nèi)容應(yīng)與公證申請(qǐng)表中的同一欄目一致。公證員欄內(nèi)必須蓋簽名章。
第七條有關(guān)卷內(nèi)文書(shū)材料的說(shuō)明，包括文書(shū)材料的齊全完整程度，以及整理工作完畢后的修改、補(bǔ)充、搶救、移出情況等，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。
立卷人為公證事項(xiàng)的承辦公證員，檢查人為專職或兼職檔案管理人員，立卷時(shí)間為卷宗的封簽時(shí)間。
第八條公證文書(shū)材料應(yīng)在辦結(jié)后三個(gè)月內(nèi)整理歸檔，并由公證事項(xiàng)的承辦公證員根據(jù)《公證檔案管理辦法》的規(guī)定提出保管期限的意見(jiàn)，向檔案室移交，辦理移交手續(xù)。
第九條移交檔案時(shí)，由承辦公證員將卷宗移交清單一式二份及卷宗交檔案管理人員。檔案管理人員清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后，會(huì)同承辦公證員在卷宗移交清單上簽字，一份交承辦公證員作為其交卷的證明，另一份留存檔案室備查。
移交清單應(yīng)記載卷宗所含公證書(shū)編號(hào)、卷宗合計(jì)數(shù)、移交人、接收人等項(xiàng)目。
移交檔案不得委托他人代為辦理。
第十條檔案管理人員接受檔案后應(yīng)當(dāng)對(duì)移交的卷宗是否符合立卷要求進(jìn)行檢查，檢查合格的應(yīng)及時(shí)編寫卷宗檔案號(hào)并存檔；不符合要求的退回承辦公證員重新整理。
一次移交卷宗數(shù)量較少，能當(dāng)場(chǎng)檢查的，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)檢查。
第十一條采用檔案盒或類似的物理封閉空間存放卷宗的，應(yīng)當(dāng)在檔案盒的可視面（擺放以后）填寫盒號(hào)、年度、公證類別、保管期限、起止件號(hào)等項(xiàng)目。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件卷宗和最后一件卷宗的卷宗序號(hào)，中間用“-”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列序號(hào)。
盒號(hào)編制方法由公證機(jī)構(gòu)自行確定。
第十二條歸檔卷宗上架擺放方法應(yīng)與分類方法一致，即按“年度——公證類別——保管期限”的分類次序依次擺放。
第十三條本規(guī)定由安徽省公證協(xié)會(huì)理事會(huì)通過(guò)，經(jīng)安徽省司法廳批準(zhǔn)公布生效。
第十四條本規(guī)定自2010年元月1日起施行
