第一條為加強政府采購項目檔案的管理，有效保護和利用政府采購項目檔案資源，根據《安徽省檔案條例》和《安徽省政府采購管理暫行辦法》等有關規定，結合我省實際，制定本辦法。
第二條本辦法適用各級政府集中采購機構和經政府采購管理部門批準，代理政府采購業務的社會中介機構(以下稱業務代理機構)。
第三條各級政府采購管理部門負責政府采購項目檔案工作的指導、監督和檢查。
第四條政府采購項目檔案是反映政府采購活動的重要記錄和史料。各級政府集中采購機構和業務代理機構在進行政府采購項目活動中形成的文件材料，都應歸入政府采購項目檔案管理，以保證檔案資料的真實性、完整性。
第五條各級政府集中采購機構和業務代理機構要重視政府采購項目檔案管理工作，加強項目檔案的立卷、歸檔、保管和銷毀的管理，確保政府采購項目檔案存放有序、查閱方便，嚴防毀損、散失。
第六條政府采購項目檔案是指政府集中采購機構和業務代理機構在進行政府采購項目過程中形成的文字、圖紙、圖表、聲象、紙質、磁盤、光盤等不同媒質載體的記錄。政府采購項目檔案具體包括：
(一)政府采購的項目委托任務書(或采購項目計劃)。
(二)項目的前期準備材料。
1、采購項目工作計劃書;
2、采購方式的申請批復意見書;
3、項目招標領導小組及工作小組成員名單;
4、供應商選取名單;
(三)項目的招標(詢價等)文件材料
1、已發出采購文件(包括招標、詢價或競爭性談判采購的有關文件、資料、樣本、圖紙等);
2、已發出采購文件的必要澄清或修改的文件;
3、采購公告(包括招標公告等)、邀請招標函、詢價函或者談判邀請函;
4、購買招標(詢價等)文件的登記記錄;
5、邀請供應商的考察情況報告或資格審查情況報告;
6、項目標底;
(四)項目的開標文件材料
1、開標會議程;
2、參加開標會議的簽到名單;
3、接受投標的記錄;
4、開標時間、地點、過程的有關記錄;
5、公開報價(開標)過程記錄;
(五)項目的投標(報價等)文件材料。
1、投標文件的正本(包括投標、報價或競爭性談判采購的文件、資料等);
2、已提交投標文件的補充、修改或已經撤回的文件記錄;
(六)項目的評審文件材料。
1、項目評標委員會(詢價小組、談判小組)名單及監督人員名單;
2、項目評標辦法;
3、評審過程記錄及打分表;
4、評審報告(如項目需要考察，含考察報告);
5、項目廢標報告及處理意見;
6、項目評審監督意見書;
7、公證書;
(七)項目的中標文件材料確定采購供應商的文件材料(含領導小組對采購結果的意見書、采購結果通知書等);
(八)項目合同政府采購項目合同(包括補充、修改、終止執行等合同);
(九)項目的驗收文件材料。
1、政府采購項目驗收報告;
2、政府采購項目反饋報告;
3、委托采購項目完成報告單;
(十)其它文件材料。
1、項目工作總結;
2、項目效益評估書;
3、爭議或糾紛發生情況及處理結果;
4、其它與采購項目、采購過程及采購項目完成情況有關的文件材料。采購項目檔案文件、資料用紙規格一律采用國際標準A4紙。工程圖紙可根據具體情況確定。
第七條政府集中采購機構和業務代理機構在政府采購項目合同簽訂、交付驗收完成后，按照歸檔內容要求，負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄。政府采購項目檔案的管理應指定專人負責。政府采購項目檔案不得借出。確需查閱或復制政府采購項目檔案，經本單位負責人批準，并辦理登記手續。查閱或者復制政府采購項目檔案資料人員，嚴禁在檔案資料上涂畫、拆封和抽換。各級政府集中采購機構和業務代理機構應建立健全政府采購項目檔案查閱、復制登記制度。
第八條政府采購項目檔案按照年度項目編號順序進行組卷。卷內檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項目立項準備、項目招標、項目開標、項目評審、招標結果、項目合同、項目驗收的文件材料及其它資料。
第九條政府采購項目檔案的保管期限定為永久和定期兩種。屬于政府采購招標項目，或者有重要意義的采購項目，需長久查考利用的文件材料，列為永久保管。屬于政府采購非招標項目，在較長時期內有查考利用價值的文件材料，保管期限為15年。招標文件的副本及未中標文件作為資料保存2年。政府采購項目檔案的保管期限，從立卷的第一天算起。
第十條保管期滿的政府采購項目檔案，可按以下程序銷毀。
(一)由政府集中采購機構和業務代理機構提出銷毀意見，登記造冊。
(二)報經同級政府采購管理部門批準同意。
(三)銷毀政府采購項目檔案時，同級政府采購管理部門應派員參加監銷。
(四)監銷人在銷毀政府采購項目檔案前，應當認真核對清點銷毀的項目檔案;銷毀后應當在銷毀清冊上簽名。
第十一條政府采購項目檔案管理人員工作變動，應按規定辦理檔案移交手續，經單位負責人簽字認可后，方可生效。
第十二條業務代理機構因解散或被終止政府采購業務代理資格的，應將政府采購項目檔案移交當地政府采購管理部門，并按規定辦理雙方交接手續。移交項目檔案的時間必須在3個月內完成。移交政府采購項目檔案的單位，應當編制檔案移交清冊，列明應當移交的檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、應保管期限、已保管期限等。交接雙方按照檔案移交清冊所列內容進行交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在檔案移交清冊上簽名或蓋章。移交清冊應作永久保管。
第十三條政府集中采購機構和業務代理機構應主動接受政府采購管理部門對其政府采購檔案的檢查。
第十四條部門分散采購的項目檔案管理，可參照本辦法執行。
第十五條本辦法由安徽省財政廳負責解釋。
第十六條本辦法自發布之日起執行
