關(guān)于印發(fā)《行政區(qū)域界線檔案管理辦法》的通知
2012年1月6日
各省、自治區(qū)、直轄市民政廳（局）、檔案局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)民政局、檔案局：
為了加強(qiáng)行政區(qū)域界線檔案的規(guī)范化管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《行政區(qū)域界線管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定，民政部會(huì)同國家檔案局制定了《行政區(qū)域界線檔案管理辦法》。現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
各地要按照《行政區(qū)域界線檔案管理辦法》的規(guī)定，切實(shí)做好行政區(qū)域界線檔案管理的各項(xiàng)工作。1989年至2002年全面勘定省、縣兩級行政區(qū)域界線期間的文件材料尚未完成立卷、歸檔工作的，應(yīng)當(dāng)于本通知下發(fā)后一年內(nèi)完成。
行政區(qū)域界線檔案管理辦法
第一條行政區(qū)域界線檔案是民政專業(yè)檔案，是國家檔案資源的重要組成部分。為了加強(qiáng)省、縣兩級行政區(qū)域界線檔案工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《行政區(qū)域界線管理?xiàng)l例》的有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條本辦法所稱行政區(qū)域界線檔案是指在行政區(qū)域界線勘定和管理過程中形成的與行政區(qū)域界線的位置、走向、名稱等密切相關(guān)，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的文件材料。
1989年至2002年全面勘定省、縣兩級行政區(qū)域界線（以下簡稱全面勘界）和各項(xiàng)行政區(qū)域界線日常管理活動(dòng)（以下簡稱日常管界）形成的成果類檔案適用本辦法。
第三條縣級以上各級人民政府民政部門、檔案行政管理部門及其職能機(jī)構(gòu)和工作人員，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，在各自職責(zé)權(quán)限范圍內(nèi)依法開展行政區(qū)域界線檔案工作。
第四條縣級以上各級人民政府民政部門檔案機(jī)構(gòu)對行政區(qū)域界線檔案實(shí)行集中保管，指定專職人員負(fù)責(zé)保管工作。可以通過設(shè)立專門的行政區(qū)域界線檔案保管機(jī)構(gòu)并配備專職人員的方式，加強(qiáng)行政區(qū)域界線檔案保管力量。
第五條全面勘界和日常管界形成的文件材料應(yīng)當(dāng)按照歸檔范圍及時(shí)歸檔。歸檔范圍見附件一。
第六條縣級以上各級人民政府民政部門行政區(qū)域界線管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在工作完成后6個(gè)月內(nèi)向本部門檔案機(jī)構(gòu)和上級人民政府民政部門歸檔。
第七條行政區(qū)域界線文件材料應(yīng)當(dāng)區(qū)分不同行政區(qū)域界線或者交會(huì)點(diǎn)進(jìn)行整理立卷。
全面勘界文件材料已經(jīng)立卷的，應(yīng)當(dāng)維持案卷原貌不變。
日常管界文件材料按照行政區(qū)域界線聯(lián)合檢查、行政區(qū)域界線變更及勘定、界樁及其他標(biāo)志物變化、行政區(qū)域界線糾紛處理、其他行政區(qū)域界線日常管理活動(dòng)（如平安邊界建設(shè)）等分別整理立卷。
行政區(qū)域界線交會(huì)點(diǎn)材料單獨(dú)整理立卷。
第八條行政區(qū)域界線文件材料由縣級以上各級人民政府民政部門行政區(qū)域界線管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理立卷，其中需要向上級人民政府民政部門歸檔的由毗鄰各方共同整理立卷。
需要共同整理立卷的，其中，行政區(qū)域界線聯(lián)合檢查文件材料由聯(lián)檢工作牽頭方負(fù)責(zé)牽頭整理立卷，其他工作文件材料由行政區(qū)劃代碼靠前的一方牽頭整理立卷。
第九條行政區(qū)域界線檔案案卷質(zhì)量應(yīng)當(dāng)符合以下要求：
（一）文件材料批復(fù)在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后。
（二）文件材料應(yīng)當(dāng)標(biāo)注頁號，案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)逐項(xiàng)準(zhǔn)確填寫。案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表式樣見附件二。
（三）照片材料貼在A4規(guī)格的復(fù)印紙上附加說明后隨卷裝訂。
（四）案卷裝訂應(yīng)當(dāng)牢固、整齊。
第十條聲像材料按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T15-1995)要求整理；行政區(qū)域界線管理過程中形成的電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）和《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T38-2008)要求整理。
第十一條案卷內(nèi)日常管界文件材料排序應(yīng)當(dāng)符合以下要求：
（一）行政區(qū)域界線聯(lián)合檢查、界樁及其他標(biāo)志物變化、行政區(qū)域界線糾紛處理、其他行政區(qū)域界線日常管理活動(dòng)案卷的文件材料按照形成時(shí)間先后排序；
（二）行政區(qū)域界線變更及勘定案卷設(shè)立分冊，其中行政區(qū)域界線協(xié)議書附圖、工作用圖分冊的文件材料按照圖幅編號排序，界樁成果表、界樁登記表、界樁照片分冊的文件材料按照界樁號排序，其他分冊的文件材料按照形成時(shí)間先后排序。
第十二條行政區(qū)域界線檔案案卷按照行政區(qū)劃管理層級——行政區(qū)域界線或者交會(huì)點(diǎn)代號順序排列，同一條行政區(qū)域界線或者同一個(gè)交會(huì)點(diǎn)的所有案卷按照形成的時(shí)間順序排列，全面勘界案卷在前，日常管界案卷接續(xù)在后。
行政區(qū)域界線檔案案卷按照案卷排列順序編寫案卷號。
第十三條縣級以上各級人民政府民政部門檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)編制案卷目錄。案卷目錄式樣見附件三。
第十四條行政區(qū)域界線檔案的保管期限為永久。
第十五條行政區(qū)域界線檔案實(shí)行多套異地保存。保存單位見附件四。
第十六條行政區(qū)域界線檔案庫房應(yīng)當(dāng)按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2000）建設(shè)，具備防光、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防盜竊、防泄密等保管條件，配備必要的保管設(shè)備和防護(hù)設(shè)施。行政區(qū)域界線協(xié)議書附圖和工作用圖應(yīng)當(dāng)配備專門的圖柜（盒）保管。
第十七條縣級以上各級人民政府民政部門檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)做好行政區(qū)域界線檔案的數(shù)字化工作。
第十八條縣級以上各級人民政府民政部門形成的行政區(qū)域界線檔案應(yīng)當(dāng)按照《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交。
第十九條行政區(qū)域界線檔案的利用應(yīng)當(dāng)符合下列要求：
（一）檔案形成、移交單位以及上級業(yè)務(wù)主管單位可以利用行政區(qū)域界線檔案；
（二）各級人民法院、人民檢察院、公安機(jī)關(guān)、國家安全機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)因公務(wù)需要可以查閱行政區(qū)域界線檔案；
（三）其他單位和個(gè)人可以查閱行政區(qū)域界線檔案中除過程性文件材料之外的其他文件材料。
行政區(qū)域界線檔案原件一般不得向第（一）項(xiàng)以外的單位和個(gè)人提供。
行政區(qū)域界線檔案僅限于當(dāng)場查閱、復(fù)制或者摘錄。
行政區(qū)域界線信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案的利用參照《省級行政區(qū)域界線信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)使用管理暫行辦法》（民勘辦發(fā)〔2003〕22號）執(zhí)行。
第二十條縣級以上各級人民政府民政部門應(yīng)當(dāng)建立行政區(qū)域界線檔案管理利用制度。有關(guān)單位和個(gè)人利用檔案應(yīng)當(dāng)提出申請，說明理由，并經(jīng)民政部門行政區(qū)域界線管理機(jī)構(gòu)同意。
第二十一條利用屬于國家秘密的行政區(qū)域界線檔案應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)保密法律法規(guī)進(jìn)行審批。
第二十二條行政區(qū)域界線檔案復(fù)印件需加蓋縣級以上人民政府民政部門檔案機(jī)構(gòu)印章方為有效。有關(guān)單位和個(gè)人未經(jīng)縣級以上人民政府民政部門同意，不得公開檔案內(nèi)容。
第二十三條鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）級行政區(qū)域界線檔案的管理參照本辦法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十四條本辦法自公布之日起實(shí)施。
《勘界檔案管理暫行規(guī)定》（國勘辦發(fā)〔1997〕12號）同時(shí)廢止。
