一、檔案信息資源的綜合貢獻力
檔案是一種具有特殊價值的信息資源。信息資源同能源、材料資源并列為當今社會發展的三大資源，其中能源、材料資源可以合稱為"物質資源”。物質資源主要作用于物質生產、生活等領域，產生直接的、可以量化的經濟效益，有時也會對社會發展其他領域產生影響，但一般是間接的、次要的。而信息資源則可以作用于包括物質生產在內的社會生活各個領域，產生直接的或間接的、可量化的或不可量化的經濟效益或社會效益。作為信息資源的重要組成部分，檔案信息資源對國家經濟社會發展具有重要的、全方位的、不可替代的綜合貢獻力，主要表現在以下方面：
（一）國家利益的捍衛力
一個民族歷史文明的延續，在很大程度上依賴于其文獻信息資源的積累和流傳，一個國家主權、領土、利益的證明，通常需要藉有關檔案文獻為憑證。歐洲歷史上曾有人把檔案稱為"社會的甲胄”和"插入鞘中的劍”，在關鍵時刻可保護自己，擊敗敵方，事實上許多國際爭端也最終是依據檔案等文字記錄裁定結局的。可以把檔案看作是國家利益忠實、強悍、無言的守護者，是一個主權國家不可或缺的戰略資源。例如，中國第一歷史檔案館研究員鞠德源先生，潛心十余載，查閱數以噸計的歷史文獻，出版了一百多萬字的巨著《日本國竊土源流 釣魚列嶼主權辯》，以大量翔實的、無可辯駁的史實證明，自十四世紀起釣魚列嶼就是中國的領土。廣東省中山圖書館以其館藏豐富的南海諸島文獻，多次在中國南海諸島國際爭端的過程為中國政府提供文獻證明。
"歷史證明，人類每開拓一個新的生產和生活空間，都會在相應的空間中確立疆界”。今天，人類的生產和生活正在步入全新的數字空間，必然會導致"信息邊疆”的出現，它表明傳統的國家安全保障和利益承載發生了深刻變化，國家安全邊界從有形的、本土的、自然地理邊界擴大到無形的、全球的、信息安全邊界，國家與國家之間利益爭奪的焦點從物質資源轉向信息資源。檔案是國家的核心信息資源，既是國家守護的對象，也是一種特殊的戰斗力。21世紀的戰爭形態正在由機械化逐步轉向信息化，戰爭時期需要動員包括檔案在內的各種信息資源支持軍隊作戰系統，如交通信息、地理測繪信息、自然資源信息、企業信息等數據庫都是軍隊作戰系統所依賴的重要信息來源。這些記錄第一手數據的數據庫實質上就是檔案信息資源庫，這些信息資源成為一個國家軍事實力的基本構成要素，在抵御入侵和保衛主權中發揮至關重要的，甚至是決定性的作用。
（二）經濟發展的拉動力
目前我國尚處于工業化中期，生產力水平與發達國家還有很大差距。盡管近年來我國一直保持較高的GDP增長率，但經濟總量仍較低，尤其是經濟結構和經濟增長方式不合理的問題十分突出，高消耗、高污染和低效率嚴重影響著社會的可持續發展。我國找到了兩條改善途徑，一是發展循環經濟，減少資源消耗；二是走新型工業化道路，以信息化帶動工業化，以工業化促進信息化。因為信息資源是一種可共享、可復用、無消耗、無污染的資源，一方面，生產過程中信息資源投入的增加，信息化程度的提高，可以降低物質資源的投入量；產品或服務中信息、知識含量的增加，附加價值就會增加。另一方面，信息資源產業將成為一個具有巨大市場潛力的產業群，并帶動信息服務業的發展，成為我國新的經濟增長點，對經濟發展產生強大的拉動作用。
檔案信息資源對于經濟發展的拉動主要表現在兩個方面：一是作為管理要素參與管理活動，可有效提高經濟管理、生產管理的水平，如通過利用檔案共享信息而降低技術開發、生產設計、生產過程的成本，引導物流、資金流和人力資源的合理流動；以充分的檔案信息支持決策可以降低或消除因信息失靈而導致的市場缺陷和決策失誤，實現資源配置優化。因為完全競爭市場是理想的市場結構，最能實現資源的高效配置，即帕累托最優，而這種市場結構的假設條件之一就是生產者和消費者都具有充分、準確的信息。二是作為生產要素進入產品化和產業化的過程，獲取經濟收益。近年來世界各國信息資源產業迅猛發展，全球年增長率高達33%，成為一大經濟增長點。如美國年產值達7000億美元，年增長率40%，成為第一大出口產業；歐盟年產值4300億歐元，已超過電信和IT制造業；日本內容產業年產值1600億美元，超過鋼鐵業的兩倍，相當于汽車業的一半。檔案作為信息資源的組成部分，完全有可能獨立的，或與其他信息資源聯合形成具有市場需求的產品，擴展我國信息資源產業的發展空間，進而擴展信息服務業的發展空間，推動國民經濟信息化進程和新型工業化道路的實現。
（三）社會進步的保障力
"每個國家的檔案既保留了過去活動的蹤跡和走過的道路，又啟發和指導當今的現實生活”。在現代社會走向民主、法治、誠信、公平、和諧的歷史進程中，檔案以其特有的方式發揮了重要的推動和保障作用。
政府信息公開有利于建設陽光政府，推進政治民主化，維護公民民主權利。"信息意味著更多的公共性，而公共性則意味著更多的民主”。"任何信息的即索能取創造更深層次的民主”。政府信息資源中最核心的部分是現行文件和檔案，文件、檔案等政府信息的公開可以有效地遏制政府的官僚作風和"暗箱操作”，提高決策的科學化和透明化，為公眾參與國家和社會的民主管理提供條件。
檔案信息資源建設與開發有利于促進社會走向法制與誠信，維護各種社會組織和個人的權益。市場經濟是契約經濟，現代社會是法治社會，而判斷公民是否誠信和守法的"事實”就記錄于檔案等各種信息之中。說到底，信用是通過記錄建立起來的，沒有信用檔案無法識別和控制社會組織和公民個人的信用度，也無法構建國家信用體系。已經進入運行的"全國企業信貸登記咨詢系統”、"全國企業信貸數據中心”和各級企業信用檔案數據庫，以及承擔個人征信的"上海資信有限公司”等無一不是以高覆蓋面、高真實性的第一手信用記錄作為信用評估和信用控制的基本依據的。檔案還以其真實性、權威性在維護社會組織和公民個人的權益，保障社會公正與和諧發展方面發揮了不可替代的重要作用。
（四）科技創新和文化繁榮的促進力
檔案信息資源是知識創新和科技創新的必要條件。從研究者而言，當代科學技術的高復雜性和跨學科性，使得任何一個新的突破都需要以充分占有該領域的學術信息，汲取已有的科技成果。從地區、系統和國家構建創新體系而言，需要以內容豐富、服務高效的信息資源平臺為基礎，而檔案理所當然地是其信息資源儲備的重要組成部分。
檔案信息資源可以滿足人們日益增長的文化需求。開發檔案信息資源可以滿足人們傳承中華民族的歷史文化，追尋家族宗親的血脈淵源的需求；獲取歷史文化知識，開展學術研究，提高自身素質的需求以及文化休閑的需求。
檔案信息資源是民族文化、先進文化的重要載體。當今世界超強的文化傳播能力導致文化趨同的蔓延，強勢文化夾帶著反映他們政治制度、政治意圖的價值觀念對弱勢文化的同化和消弭作用日益嚴重，意識形態領域的斗爭越來越表現為文化之爭。國際社會對信息時代文化單一化趨勢深感憂慮，法國總統希拉克提出："當今世界正面臨著單一文化的威脅，這是一種新形式的殖民主義”。2001年10月，在巴黎召開的聯合國教科文組織第31屆大會上，審議通過了《聯合國教科文組織文化多樣化宣言》，保護文化多元化成為這個時代的主題。檔案信息資源在傳承民族文化和地域文化、弘揚民族精神方面具有強有力的作用。因為檔案是一個國家、一個地區歷史的真實記載，生動反映了本地域、本民族文化的發展和嬗變，是最具地域性、民族性的個性化信息資源。加強檔案信息資源的開發和傳播，對中華文化的世代傳承和發揚光大，形成民族凝聚力，增強綜合國力具有積極的戰略意義。
如上所述，檔案信息資源在政治、經濟、社會、科技、文化諸多領域發揮作用力。這些作用力之間具有并存、融合、疊加的關系。所謂并存，是從總體上說明檔案信息資源可以在多個領域產生作用力，獲得經濟效益和社會效益；所謂融合，是指各種不同的作用力之間相互作用、相互促進的效應；所謂疊加，是指某種檔案信息資源或產品可能同時具有多種不同的作用力，如文化類檔案信息資源產品既可以成為文化力要素，傳播知識文化，獲得社會效益；又可以成為生產力要素，促進文化產業，獲得經濟效益。在并存、融合和疊加的相互關系中，檔案信息資源的作用可以形成一種合力，即對于國家經濟社會發展的 "綜合貢獻力”。這種貢獻力在社會發展進程中肯定是不可缺少的，也是其它資源不能替代的。需要說明的是，"綜合貢獻力”與長期以來我們所說的"檔案作用”概念既并行不悖，又有所不同。一是范圍不同，過去我們對檔案信息資源在經濟增長中可能發生的影響認識不足，談及"經濟效益”，通常只是著眼于因利用檔案減少投入或損失而形成的利益，并未涉及它可以成為生產要素而直接產生的經濟收益。二是程度不同，由于加入了較為完整的經濟視角，檔案信息資源各種作用之間的關系變得更加多樣和活躍起來，從而發生了復合、延展、放大等效應，在經濟社會發展中的作用更加全面，更加有力。三是作用層面不同，"綜合貢獻力”更強調檔案對于國家、社會發展所產生的推動作用，把檔案對于個體、個案的微觀影響置于社會大背景之中，表明它已經成為一種在社會運行中能夠作出積極貢獻的力量。
二、檔案信息資源開發思路
檔案信息資源不是火山中的巖漿，可以在內應力的作用下自然噴發；它更像是蘊藏在礦山、油田中的寶藏，只有經過開采才能造福于社會。因此，我們把檔案信息資源的"開發”和"利用”兩個概念連在一起，以開發保障利用，促進利用，以開發和利用服務的聯動來提高檔案信息資源的綜合貢獻力。
關于檔案的開發利用我們已經有了很多實踐、很多經驗，但是在信息化、網絡化的環境下，從信息資源的層面來研究和實踐，又會發現新的目標、新的可能和新的路徑。根據現有的認識，筆者把它概括為兩個并舉，三個結合。
先說并舉。
第一，檔案信息資源建設與資源開發并舉，在建設中保障開發。如同富礦的開采價值總是高于貧礦一樣，檔案信息資源開發需要以充足的資源積累為基礎。目前我國檔案信息資源建設中有三個方面的問題對開發利用構成障礙：
一是結構性缺陷，我國檔案總量比許多國家都要少，主要原因是長期以來的歷史欠賬。最近20多年來我國檔案數量的增長幅度已經很高，與數量不足相比，當前檔案館藏的主要問題是反映經濟、文化和公民生活方面的檔案太少，不能完整地反映社會生活的真實面貌。這使很多利用者和潛在利用者因求無所供而失去了利用檔案的意向和興趣,也使一些有價值的開發項目因缺少足夠的資源支持而難以進行。
二是數字化程度低。檔案信息資源有實體和數字化兩種存在形態，從發展趨勢看，數字資源日漸成為信息傳播的主要形式，因此，理應成為檔案信息資源建設的重要任務。與發達國家比，與其他信息資源比，與社會需求比，我國數字檔案資源（尤其是網上資源）的數量還很少，質量也不高。國外檔案機構在檔案信息化方面大多致力于檔案資源數據庫建設，如美國國家檔案與文件署（NARA）的"檔案數據庫”（Access to Archival Database，AAD）包含了由20多個聯邦機構產生的5000多萬件電子文件在線提供利用。英國公共檔案館的"網上文件”（documentsOnline）實際上是一個大型數字化的文件庫，在線提供數百萬份公共文件。西班牙印地安總檔案館已經有1000萬件檔案進入了檔案數據庫，在因特網上提供利用。日本亞洲歷史資料中心已經將日本國立公文書館等機構所藏的67萬件檔案數字化，形成了擁有1000萬幅圖像的全文數據庫，在互聯網上提供利用。相比起來，我國只有少數地方檔案館網站上有一些小型檔案全文庫，使用起來還都很不方便，網上檔案信息資源的匱乏可見一斑。
三是可檢索性差。優質的信息資源不僅內容豐富，還應該便于查詢。但是，長期以來我國對檔案檢索重視不夠，無論是紙質檔案還是數字檔案，檢索入口少、檢索功能差是普遍現象，利用者面對檔案常常會有一種云深不知處的無奈。據人民大學教師2004年5月的調查，從總體上看，目前我國檔案網站檢索功能簡陋、質量不高、易用性差，絕大多數不支持布爾邏輯檢索、二次檢索和全文檢索，得到的檢索結果大多過于簡單，難以令人滿意。近年來一些檔案館實施檔案數字化工程，但大多是重掃描輕檢索，即使把這些數字資源送上網，利用者也很難順利獲取，不同檔案機構之間的跨庫檢索和門戶網站更是尚未啟動。
當前我國檔案信息資源的建設應著力解決上述問題，科學調整資源結構，加快檔案數字化進程，豐富網上信息內容，改善檢索功能，盡快建設地區性乃至全國性檔案門戶網站，為利用者提供足夠豐富、好用的檔案信息和信息服務。
第二，檔案開放與資源開發并舉，在開放中促進開發。檔案信息開發的目的是提高利用率，因此，開發的對象基本上應該框定在開放檔案的范圍之內。如果檔案館付出人力、財力實施檔案的數字化，創建檔案目錄或全文數據庫，但并不向社會提供開放利用服務，那么這些開發成果的功能就大打折扣，充其量只是一種檔案副本而已。目前我國檔案開放的比例還比較低，可供開發的資源還很有限，據統計，2003年全國各級綜合性檔案館開放檔案總計4521萬卷，約占館藏檔案總數的22.7%，無論我們找出多少客觀理由也不能說明這樣的開放度是充分的。法規和政策是確保檔案開放的關鍵，當前我國檔案開放比例不高的原因之一是有關規定比較原則，這使得檔案管理者在判定開放范圍時常常擔心掌握不準，而延遲開放又可以不承擔任何責任，這就自然導致了開放工作的保守化傾向。以立法的方式明確管理者和利用者在開放檔案方面的權利和義務，制定可操作的開放規則，實行因依法開放檔案引起糾紛的責任豁免，可以使檔案工作者減少疑慮，以積極的態度對開放檔案進行一次、二次以至更深層次的開發，積極穩妥地將檔案信息資源上網傳播，向社會廣泛提供利用。
再說多種開發方式的結合。
第一，傳統開發方式與現代化開發方式相結合。檔案信息的受眾面廣，需求多樣，開發利用的方式也要多樣化。長期以來我們使用的很多好方法，如編輯檔案匯編、加工編寫大事記和專題摘要、舉辦檔案展覽、利用檔案史料編寫電視宣傳片和紀錄片、提供定向定題檔案信息服務等至今仍可沿用，仍會有一定的適用人群和不錯的傳播效果。與此同時，適應網絡媒介的快速發展和檔案信息化的趨勢，我們必須拓展新的開發方法，創造性地推出利用者歡迎的種類多樣的檔案數字資源、網絡資源產品，如網上展覽、專題數據庫、個性化查詢服務系統等，使檔案信息資源能夠在網上傳播，產生更大的輻射力。
第二，公益性開發與商業開發相結合。公益性開發和商業開發的主要區別在于誰來支付開發成本和是否獲取經濟收益。公益性開發應該是檔案信息資源開發的主要形式，因為檔案中有相當部分是公共機關在公務活動中形成的公共記錄，具有很強的公共需求。提供檔案服務是公共服務的重要內容，對檔案進行公益性開發是提高政府運行效率，推進社會主義民主，保障公民知情權，弘揚民族文化的需要。同時，也有可能對檔案進行一定程度的商業開發，因為檔案所具有的知識價值、科技文化價值和藝術價值，以及在開發過程中附加勞動所形成的附加價值，使得一部分檔案信息資源及其產品具有可欣賞，可研究、可收藏，可增值的特性，從而形成了一定的市場需求和商業價值。
長期以來，檔案工作者比較熟悉公益性開發而疏于開掘其商業價值，而屢見不鮮的民間檔案交易從一個側面證實了檔案的經濟價值，一些國家檔案館在檔案信息資源開發方面成功的市場運作給我們打開了另一扇窗，提供了有益的借鑒。如高品位的歷史文化紀念品、適用對路的專題數據庫等，都有可能得到一定的經濟收益。需要明確的是，對檔案信息進行商業開發并非以盈利為最高目的，更不能因此回到"以檔養檔”的思路上去。對于檔案來說，商業開發只能是公益性開發的補充，它的好處一是增加開發主體，擴展資金籌措方式和渠道，減輕國家財政負擔，形成多元化、有活力的檔案信息資源開發體系；二是通過商業運作來發現市場，培育市場，把握市場需求，提高開發效率和效益，避免資源浪費。
在有些情況下，檔案信息資源的公共價值和商業價值并不是截然分開的，所以，對一些具體項目的開發也可以嘗試公益性開和商業開發的適度結合，比如政府和開發商共同投資，分別情況實行無償（如網上目錄查詢和來館借閱）和有償提供（如網絡在線全文查詢和下載）等。
第三，獨立開發、合作開發相結合。 過去我國檔案開發主要是采用館自為戰的方式，是一種以檔案物理保管地點為基礎的割據式開發。由于綜合性檔案館是按區域建立的，一館開發的檔案項目大多具有明顯的地方特色和資源局限，在資源共建共享已經成為時代話題的今天，檔案信息資源的開發當然也要突破一館一地的邊界，走合作開發的道路。
合作開發在開發主體上是指跨機構，在開發對象上則是指跨庫、跨地區和跨資源，以最大限度地滿足各方面利用者的多元化需求。跨機構開發有利于檔案信息資源的整合和共享，因為每一個檔案館的館藏基本上是獨有的，不同檔案館的館藏具有很強的互補性；圖書館、博物館、檔案館等不同文獻保管機構的館藏類型又互有交叉，突破機構界限可以更大程度地集中相同主題文獻。
跨庫、跨地區、跨資源是指突破現有資源保管狀態的開發，這里所說的"跨資源”是指對不同種類信息資源（如檔案、圖書、資料、專業數據等）進行聯合開發。這是一種需求導向的開發思路，因為利用者在查詢信息時主要追求對特定需求的滿足，并不在意這些資源的類型和保管地點，對他們而言，資源庫內容的豐富性、可用性是最重要的，不同類型資源混合的專題信息庫往往比單一類型資源的信息庫更好用，更受利用者歡迎，更易于實現社會價值和經濟價值。這是檔案部門需要向外跨出的一步，它有助于檔案信息資源走近利用者，實現增值，服務社會。總之，順應信息化發展趨勢和市場規律，走多元化、多層次、多模式檔案信息資源開發道路，可以使檔案信息資源的潛力得以開掘，在經濟社會發展中做出更大的貢獻。
