[摘要]企業技術秘密,是指不為公眾所知悉,能為企業帶來經濟效益、具有實用性并經企業采取保密措施的非專利技術信息。這種技術秘密,通常表現為企業產品的設計、工藝、決竅、數據和配方等技術文件。充分利用技術秘密檔案,創造良好的經濟效益,其前提條件是企業必須擁有對技術秘密檔案保護的有力措施。這些措施就是必須建立一個合格的情報保障體系來與之相適應。使其為企業及時提供更多更好的信息資料。
關鍵詞:技術創新 檔案情報 保障體系
一、企業技術創新過程及其情報保障
企業的技術創新過程,是指“包括從新產品和新工藝設想或構思的產生開始,經過技術的獲取(研究、開發和引進)、技術的工程化到商業化生產和市場應用所涉及的一系列活動及其邏輯關系。企業的技術創新過程,就是對生產要素、生產條件、生產組織進行優化組合,以建立效能更好、效率更高的新的生產體系,獲得競爭優勢和更大的利潤過程。”① 企業的技術活動,特別是帶有戰略有效性的企業技術創新活動,往往要消耗企業大量的資金、人力、物資和時間,一旦出現失誤,很可能給企業造成難以承受甚至是致命的損害。因此企業技術創新是一種風險性投資,這種投資風險在企業技術創新活動中是一直存在的。在這種背景條件下,建立一個能夠為技術創新過程提供有效的情報保障體系,就是十分必要的。
所謂企業技術創新過程的情報保障體系,是建立在有效運轉基礎上的,“為確保有效的科技活動,根據這種活動的急需,有組織地、不間斷地為滿足用戶而運行的情報加工和傳遞的整個工藝過程。”② 情報保障是企業情報活動的一種較為成熟形式,一個運轉有效的情報保障體系,可以最大限度地滿足企業技術創新咨詢,可以提供具體的事實性情報服務,如某個技術數據、某臺設備的加工性能等。策略性情報需求是為滿足方向性、方面性咨詢的情報服務,如某種專利技術的法律狀態、適用范圍保護內容等。策略性情報需求可以是不止一種回答的。
企業創新過程所需的情報信息,可以從企業外部(如新聞報道、展銷會、產品廣告等方面)獲得,也可以從企業內部獲得(如產品檔案、工藝檔案、設備儀器檔案、標準資料等方面)。那種只注意獲取企業外部信息而忽視內部信息特別是企業檔案信息的做法是不可取的。
二、建立以企業檔案機構為中心的企業技術創新過程情報保障體系
建立企業技術創新過程情報保障體系的方式可以是多種多樣的,但是筆者認為,以企業檔案機構為中心建立企業技術創新過程情報保障體系是比較切合我國企業的實際情況的。這是因為:
1、從機構設置看,經過幾十年來特別是近幾年來企業檔案工作的改革與發展,目前在大多數的國有企業中,都有職能比較健全的企業檔案機構,在許多大、中型國有企業和企業集團,獨立設置了綜合管理企業檔案、科技圖書、情報資料的以企業檔案為中心的綜合性管理部門,對企業的信息工作進行一體化管理。
2、目前企業檔案工作人員的業務素質和業務能力都處于一個較佳的狀況下,有比較充足的精力進行情報的收集和處理活動。
3、從業務職能看,企業檔案機構本身就有專業情報職能:“發揮企業檔案部門的專業情報功能,企業對企業檔案部門的要求,不僅僅是管好檔案,而且要有專業情報功能”③
4、從企業檔案的管理范圍看,企業檔案機構是企業內部情報信息資源庫,保存著的數量龐大內容豐富的與企業技術創新過程有著直接或間接聯系的檔案情報信息(如產品檔案、工藝檔案、會計檔案、科研檔案、設備儀器檔案、標準資料、專利文獻等)。企業技術創新過程中,都要大量使用這些在企業檔案中保存的信息。
由此可見,如果以企業檔案機構為依托,進而建立企業技術創新過程情報保障體系,是能較快的發揮出有效的情報保障功能的。
三、企業技術創新過程情報保障體系的服務內容和服務方式
企業技術創新過程情報保障體系的服務內容,是以企業技術創新過程為服務對象,用各種方式,從各種渠道全面廣泛地收集與技術創新過程有關的企業內部和外部情報,并經過及時地情報處理,提供給進行技術創新活動的人員使用。提供情報保障可以考慮以下方面的情報服務方式:
事實性情報服務:以滿足在技術創新過程中對具體事實所做的咨詢而進行的情報服務。
加溯性情報服務:根據創新項目的需要,對收集到的有關情報進行篩選,剔除冗余信息,綜合分散的資料,以保障創新過程的順利進行。加溯性情報服務是一種有效的情報保障形式,可以以論證形式的對比指標為依據,為企業技術創新提供最佳的情報方式。
定題情報服務:是一種高層次的情報保障形式,特別適宜于向技術創新過程連續地提供最新情報,對情報進行分析—綜合加工處理,并能適用情報運用反饋。定題情報服務可以極大地提高情報保障的質量。
情報綜述:類似于檔案編研工作中的三次編研,是根據企業技術創新過程的情報需求編寫的動態性情報綜合報告,可以定期或不定期地提供。
當然,其它有效的情報保障服務方式還有很多,就不再多談了。
四、建立企業技術創新過程情報保障體系中的幾個問題
建立以企業檔案機構為中心的企業技術創新過程情報保障體系,對于企業檔案部門來說是一個新的機遇,也是一個新的挑戰。同時,也有一些有待于在實踐和理論方面要解決的問題。
1、對企業檔案理論中關于企業技術創新中情報保障的理論指導有待于進一步加強。企業技術創新的范圍包括,大致與我國傳統的科技成果轉化內容相近似,但是包涵內容更廣泛。由于企業技術創新的理論研究在我國起步較晚,所以,這種狀況同樣反映在企業檔案理論的相關方面。
為了能夠圓滿地進行在企業技術創新過程中的情報保障活動,有必要對情報保障活動中所涉及的有關情報的收集、加工處理、服務方式等理論和方法進行詳細探討,以便更好地指導企業檔案機構在這一方面的實踐活動。
2、進一步加強企業檔案機構的建設工作。目前雖然整個企業檔案工作是在向前發展,但是由于許多國有企業特別是大、中型國有企業的效益不好,企業檔案在許多情況下仍然是不穩定的,這就對建立企業技術創新情報保障體系帶來了相當大的困難。因此,鞏固和加強企業檔案機構建設,就具有更重要的意義了。
3、關于企業檔案人員的業務構成。雖然檔案業務和情報業務在大的學科范圍內是相似的,許多的情報業務理論也在檔案業務中廣泛采用和應用,但它們畢竟是兩個分支學科。如果開展企業技術創新情報保障活動,那就必須對企業檔案業務人員進行相應的情報業務知識培訓,以達到能比較熟練地解決在情報保障活動出現的問題。
4、建立一個企業內的技術創新情報網絡,溝通情報保障體系與情報保障對象之間的密切聯系。情報保障活動是為企業技術創新過程服務的,所以,情報的供、需雙方應當增強聯系,及時溝通;而企業技術創新的決策和參加人員,也要養成積極利用情報保障體系的習慣。
注釋:
1 梅興保 《試論國有企業技術創新體系》、《企業技術進步》96年3 期14頁
2 C.M 茲維任斯 《科技開發中的情報保障》,靖繼鵬等譯,電子工業出版社。
3 王恩漢 《充分發揮檔案在搞活大中型企業中的作用》,《檔案學研究》98年3期48頁