工程檔案歸檔難問題的思考

秦 莉

（攀枝花電業局 四川攀枝花 617067）

摘 要 科技檔案是企業從事生產、科研、基建及管理活動形成的對國家、社會和企業具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。而工程檔案（項目檔案）是科技檔案重要的組成部分，在企業的生產、經營活動和維護自身權益等方面起著至關重要的作用。本文從六個方面分析了在實際工作中工程檔案歸檔難的原因，并有針對性的提出了五點解決對策。

關鍵詞 科技檔案 工程檔案 原因 對策

作者簡介 秦莉(1969---)女,重慶大足縣人,攀枝花電業局,研究方向:檔案學

科技檔案是企業在生產技術、基本建設和科學研究活動中形成的具有查考利用價值、已經歸檔保存的科技文件材料。它是以知識為載體集中地凝結了企業在實踐中創造的成果、經濟和思維，是企業不可多得的財富①。而工程檔案(項目檔案)是科技檔案的重要組成部分，是反映工程質量的載體和憑證，其歸檔文件材料的內容完整、齊全,是確保真實反映項目全貌的依據；因此，保證工程檔案的完整性，必須重視工程項目文件的收集工作。但在實際工作中，工程檔案的歸檔一直是個被忽視的環節。應該采取怎樣的對策？需要我們深思和亟待解決。

一、工程檔案歸檔難的原因

（一）對工程檔案重要性認識不足。

工程檔案產生于整個基本建設全過程,包括從工程項目提出、可行性研究、設計、決策、招（投）標、施工、質檢、監理到竣工驗收、試運行（使用）等全過程中形成的。它真實反映了工程內在質量，對工程建成投產后的管理、運行、維修、改建、擴建等技術工作的決策、設計都起著重要的憑證作用，對其他工程也有借鑒與參考價值。因此，做好工程項目文件收集、歸檔工作，確保其完整、準確、系統和有效利用，從某種程度講，比工程更為重要。然而，在工程項目建設中，對項目文件的收集普遍不太重視。主要原因：一是整理資料是苦差事，沒人愿意干。二是部分參建單位沒有專、兼職檔案管理人員，而項目文件又分散于工程各參建單位，短時間內難以收集，拖延了歸檔時間。三是工程建設中不注重對項目文件的收集，為后期歸檔帶來巨大的工作量。四是參建單位多，人員不穩定，對文件質量認識有差異，所以項目文件不同程度地存在一些問題。由此而產生的一系列后果是工程竣工交付使用后，在進行維護、擴建、改建時才發現該工程的檔案殘缺不全，無法提供全面、準確的信息。因此在耗費了大量人力、物力、財力后，通過現場重新勘測取得相應的數據，給企業造成了不必要的經濟損失。

（二）領導的重視程度不夠。

由于宣傳和學習力度不夠，有些單位領導和部門負責人對工程檔案管理工作缺乏深層次了解和正確認識，認為它是可有可無的，沒有意識到工程檔案在企業發展和經營過程中所起到的重要作用及經濟價值，就更談不上參與和指導了。對工程項目文件收集、整理過程中存在的問題，出現的困難也是睜只眼閉只眼，沒有引起足夠的重視，沒有納入主管領導的工作計劃及議事日程，至使項目文件的收集工作困難重重。

（三）管理規章制度欠缺。

檔案行政管理部門在出臺相應的規定、實施行政監管方面相對滯后，也導致了工程檔案管理工作上的無規可依，有規難依的局面。長期以來，工程檔案工作步履艱難，一直存在著收集難、歸檔難、管理更難的現象。主要表現為：一是缺乏行之有效的治檔法規，沒有依據《檔案法》及其實施辦法制定出相應的具有強制性、可操作性的規章制度；二是缺乏統一的檔案宏觀管理機構；三是工程監理單位在職責的履行方面，缺乏相應的約束。因此各參建單位即使違背了規定，由于缺乏有效的管理措施，也難以對他們實施檢查、督促和處罰。

（四）工程檔案保證金制度執行難。

項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行。②工程驗收后，設計、施工和監理單位遲遲不將其負責收集、整理的項目竣工圖、項目施工文件、項目監理文件移交建設單位檔案管理部門或者只交部分，既不齊全完整，也無系統性，而項目建設單位在做工程決算時也未考慮扣留工程檔案保證金，使合同中約定的檔案保證金形同虛設，交不交工程項目文件同樣可以得到。

（五）工程檔案管理被動。

在檔案管理工作中，由于指導思想的局限性,導致管理體制單一性、工作方式封閉性，服務手段原始性。部分企業檔案人員在工作中已習慣照既定的框框辦事，思想僵化、觀念陳舊，導致在工作上墨守成規、按部就班，缺乏主動性和創造性，不能把檔案工作與企業自身的建設結合起來，仍然固守過去那種“看攤”、“守攤”、“坐店等客”、“我管你查”的被動工作方式，使檔案管理工作難以到位，造成檔案信息資源流失，檔案資料不全，結構不合理，編研利用不充分，檔案作用滯后，難以給企業提供及時、全面、準確的服務，就更談不上超前管理了。

（六）工程項目建設單位只重視工程的質量，而忽視工程項目文件的收集歸檔。

在組織工程的中間驗收、竣工驗收時，驗收主管部門不按相關規定通知檔案人員參加，至使檔案人員無法及時了解和掌握該工程項目文件的收集、整理情況，無法對工程建設中形成的項目文件提出具體的歸檔要求和進行全面檢查。工程竣工后，參建單位只須在工程竣工驗收時質量合格，就可順利拿到驗收證書,至于工程項目文件移不移交，是否按時移交并不重要。由于建設單位對項目文件的忽視，導致工程建設中形成應保存的前期管理性文件，原件散失多，歸檔不全，后期難以補救；部分工程的質量保證資料也出現不齊全，技術數據內容不完整，如鋼筋、水泥、砂石材料未標注使用部位，施工質量評定資料有簽字無結論或結論表述不規范，數據隨意涂改等現象；一些項目的竣工圖編制不規范、標識不統一、修改不到位、圖中相關責任人審核簽署漏項不全；設計變更通知單存在空號或編號混亂等情況，使工程項目文件缺乏嚴肅性、規范性、統一性，不能反映工程建筑、安裝的真實情況，從而造成工程檔案的成套性、完整性缺陷，應用價值大打折扣。而工程檔案信息不系統、不齊全、缺乏準確性、真實性，必然給提供利用帶來負面效應，給企業的生產、運行、維護帶來嚴重的安全隱患。

2、      改變工程檔案歸檔難的對策

（一）加強宣傳，強化檔案意識。

充分利用各種形式，組織學習和宣傳《檔案法》及國家有關基本建設項目檔案工作的規定、辦法，增強項目主管部門和項目建設、設計、施工和監理等單位的檔案意識，建立檔案管理體系，明確分管領導，設立檔案管理機構，健全檔案管理制度。各級領導應統一思想認識，在抓工程質量、進度的同時，加大對工程項目文件收集、歸檔工作的督促、指導力度，協調各方面關系，及時研究解決工作中存在的問題，保證工程項目文件歸檔渠道暢通無阻。只有領導高度重視，工程技術人員認真負責，檔案人員勤奮敬業，全體參建人員齊抓共管，工程項目文件的收集、歸檔工作才能順利完成。

（二）建立健全企業檔案管理制度，執行《科技檔案工作條例》做到“三納入”、“四參加”、“四同步”③

項目文件產生于項目建設全過程，其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制，并有相應的檢查、控制及考核措施。④各參建單位要認真執行國家和行業的有關工程檔案管理的規定，建立健全相應的制度、管理細則和規范，將工程項目文件形成、收集、積累、整理和歸檔工作納入工程計劃管理、施工管理、質量管理和分管領導、分管部門、檔案管理人員的崗位責任制，并建立考核獎懲制度。同時，嚴格實行檔案保證金制度，規范從開始施工到竣工驗收全過程的歸檔行為，對于工程項目文件不完整、不準確、不符合歸檔要求的工程，已竣工的不予驗收；已驗收的，在做工程決算時扣留該工程的檔案保證金，直到交付合格的工程項目文件時退還。事實證明，運用經濟手段制約，對確保工程檔案的完整、準確、系統起到了關鍵作用。

此外,為了掌握第一手工程項目文件，做到“三納入”，即檔案工作納入領導議事日程；納入有關工作程序、計劃；納入有關人員崗位責任制。同時還要做到“四參加”，即檔案部門參加基建工程竣工驗收會；參加設備開箱會；參加科研課題鑒定會；參加產品定型會或有關業務工作會。并建立“四同步”，即下達計劃任務同時提出文件材料的歸檔要求；檢查計劃進度同時檢查文件材料形成情況；評審鑒定成果同時驗收鑒定檔案材料的完整、準確、系統情況；上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核，檔案部門同時出具專題檔案情況證明材料。

（三）改善企業檔案管理工作現狀

1、建立健全檔案管理工作機制。檔案工作要克服和防止工作的隨意性和盲目性，加強法律、法規和制度建設，做到有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究，促進檔案工作的制度化、程序化和規范化。要形成系統完整的工作程序，用于指導和規范檔案工作，還要完善崗位責任制度，嚴明崗位紀律，真正形成一套職責明確，程序嚴謹，落實有力，運轉靈活的工作機制，為檔案工作各項任務的圓滿完成提供堅實的保證。

2、提高檔案管理人員素質。檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作，這就要求檔案人員要不斷加強自身的業務學習，提高管理技能，強化責任意識、法制意識和創新意識，努力做到政治上硬、業務上精、能力上強，既有扎實的業務功底，又有較強的管理能力和服務意識。

3、改進工作方法，做好知識儲備。檔案人員要克服“等、靠、要”的陳舊思想觀念，轉變工作作風和工作方法，不怕辛苦、做到腿勤、口勤、手勤，講究熱心、細心、耐心，主動與相關部門聯系，互通信息，認真抓好工程每一個環節的資料收集、整理工作，本著對工作負責、對工程負責的態度，主動將工作做細，做好。此外，在日常工作中積極參加各種工程項目檔案管理培訓班，通過培訓擴大知識面，及時了解掌握新知識、新方法并運用到實際工作中，不斷提高工作效率和質量。

（四）加強工程項目文件管理，保證收集工作順利進行

工程項目文件是隨工程進展環環相扣、段段相連、步步延伸，逐漸形成的。項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行，項目檔案應完整、準確、系統。⑤由于工程項目從申報到竣工,歷經時間長、環節多。項目文件在形成過程中涉及部門和人員也較多，稍有疏忽就可能遺漏，特別是部分工程工期緊、施工任務重，參建單位多，往往工程任務一結束，臨時機構就解散、而工程項目文件也隨之被分散或散失。如：紅線圖、土地證、土地審批、征地拆遷等應保存的工程建設依據性、管理性文件往往由于兼職分管或歸檔不及時等原因導致這部分基建文件散失，漏缺不全；一些工程項目施工文件原件在工程竣工后被施工單位帶走，造成項目檔案原件不全、丟失、散亂。因此，工程項目文件應實行“誰形成、誰負責”的管理原則，各參建單位對形成的項目文件質量和整理編制負責；項目監理在對工程質量嚴格把關的同時，對工程建設監理過程中形成的項目文件齊全、完整負責，并對竣工圖與實體是否吻合、書寫材料是否規范、文件資料的質量是否符合歸檔要求等進行早期控制，避免項目驗收時因檔案質量問題而返工。此外，檔案人員也要及時了解工程建設的具體操作程序、工藝流程及各階段的工作安排，掌握每一環節、每一階段工作中應形成的項目文件，督促和指導各參建單位專、兼職檔案員對其進行認真的收集，做到事前有指導、事中有監督、事后有總結，以保證工程項目文件的真實、準確、完整，不會因管理無序而散失。

工程檔案是直接反映工程建設項目檔案管理工作質量和工程質量的重要載體，檔案原件是解決工程質量、經濟糾紛的重要依據和憑證。因此，在工程建設過程中，參建單位要密切配合檔案管理人員，對工程項目文件形成的全過程進行有效控制,著重抓好三個環節：第一抓好工程前期形成的資料。工程項目的籌建、立項、可研、選址、報批、評估、征地、移民、賠償、招投標、簽定合同等形成的文件，必須完整無缺地收集齊原件。第二抓好重要階段的資料。如隱蔽工程驗收階段、中間驗收階段、交工竣工驗收階段等等資料的收集工作。第三抓好設備廠家的資料。設備廠家提供的資料是跟蹤的重點，要制定《開箱管理制度》指定專人負責開箱收集資料，以防資料被截留。對此，項目監理要增強檔案責任意識，履行監督、檢查文件資料審核、簽認責任，特別要重視對工序、質量和隱蔽工程產生的質量保證資料的真實性、準確性審核，使工程項目文件從形成、積累至歸檔、移交都處在受控狀態，為工程項目檔案完整、準確、系統及有效利用奠定基礎。

（五）做好工程驗收時項目文件的審查和驗收工作

工程竣工驗收時，驗收主管單位應當通知有關的檔案行政管理部門派員參加驗收委員會或驗收組。⑥為此我們應著重做好以下工作：

1、嚴格審查，保證項目文件的準確性、完整性、系統性。首先是項目文件的準確性：審查工程項目文件反映竣工時的實際情況和工程建設過程。主要包括施工階段形成的文字資料簽證手續是否完備;檢查檢測記錄是否準確符合規范要求;隱蔽工程施工記錄是否詳細、準確;原材料如鋼材、水泥、砂子等的出廠合格證明和取樣檢測試驗報告是否真實；修改竣工圖是否按設計更改通知單進行，修改后是否圖實相符；設備調試記錄技術數據是否準確可靠。其次是項目文件的完整性：主要審查工程項目文件的齊全程度。比如對設備資料的審查，依據設計清單和現場實際安裝的設備；對竣工圖的審查，依據設計圖紙目錄清冊。最后是項目文件的系統性，主要審查項目準備階段、施工階段、竣工驗收階段所形成的項目文件的連續性、成套性。

2、保證項目文件質量，把好竣工圖的質量關、資料會審關、資料移交關。

首先把好竣工圖的質量關。竣工圖質量是驗收檔案的重點核心部分。工程項目各參建單位應按時提交合格的竣工圖，項目建設單位在工程項目竣工驗收前，應組織參建單位負責人、工程技術人員和有關檔案人員，對竣工圖的編制質量與整理情況進行徹底檢查，檢查竣工圖是否完整、準確、清晰、規范、修改到位，其內容是否與施工圖設計、設計變更、洽商、材料變更、施工及質檢記錄相符，是否真實反映項目竣工驗收時的實際情況。其次是把住資料會審關。工程竣工后，應組織各級檔案行政管理部門、主管部門的檔案機構和建設、生產（使用）、設計、施工等單位檔案人員會同生產技術人員對項目文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查，審核工程項目文件是否符合竣工驗收條件，發現問題及時提出整改意見。對工程項目文件不規范，不符合歸檔要求的參建單位，責成其限期整改，否則不予驗收。最后是配合財務決算把好資料移交關。工程竣工后，參建單位應辦理項目檔案移交手續，明確檔案移交的內容、案卷數、圖紙張數等，并有完備的清點、簽字等交接手續，對未辦理移交手續的不予結算。由此做到工程檔案驗收、工程竣工驗收和工程竣工結算同步進行。這一舉措，將促使各參建單位從經濟角度考慮重視工程項目文件的收集、整理和編制工作，對進一步疏通歸檔渠道具有積極的推動作用。

工程檔案是企業科技資源的儲備形式，是企業現代化建設、經濟建設和安全生產中必不可少的重要環節，是工程的重要組成部分，它貫穿于工程建設、設計、施工、監理、調試等各個環節，為保證建設工程的質量及后繼建設的利用提供依據，也為企業的經濟發展和安全生產提供技術保障。

參考文獻

①張義寅：《大同醫學專科學校學報》[J]，2004年第1期，第36-37頁。

②④⑤《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》 ，DA/T28-2008

③《四川省企業、科技事業單位檔案工作規范化管理標準》

⑥關于印發《建設項目（工程）檔案驗收辦法》的通知，國檔發[1992]8號

File archiving works hard Problems of

QIN LI

(Panzhihua,Sichuan Electric Power Bureau Panzhihua ， 617067)

Abstract：File technology enterprises engaged in production and scientific research, infrastructure and management activities in the formation of the state, society and the business has kept the value of the technology should be preserved archive documentation. The project files (the project file) technology is an important component of the file, in enterprise production and operation activities and safeguard their own interests, and so plays a crucial role. In this paper, from six aspects of the project in practical work hard for archiving files, and targeted by a five-point solution.

Key words：Technologyfiles；projectfiles；reason；countermeasures