攀枝花市西區檔案局  吳峰梅

內容摘要：新形勢下，檔案工作領域不斷拓展，檔案管理部門創新檔案管理機制，充分依托法律手段和行政手段，轄區檔案工作推行目標管理，強化行政管理與法律監督與指導職責，加快新形勢下檔案事業的全面發展。

關鍵詞：創新 管理機制 檔案工作 目標管理

    隨著社會的高速發展,檔案工作領域不斷拓展，業務指導單位數量和專門檔案門類都迅速增加，同時檔案業務指導人員嚴重不足，如何推動檔案工作，提高檔案管理成效，這就給檔案管理工作帶來了新的挑戰。面對新形勢新任務新要求，這就要求檔案管理部門要創新檔案管理機制，加快新形勢下檔案事業的全面深化改革，改變過去二級部門都由檔案局親自指導的封閉、單一且成效低的管理模式, 強化主管部門對所屬機構的檔案工作實行監督和指導的職責。
一、背景與創新
    （一）2005年，攀枝花市企業教育整體移交地方，攀煤（集團）公司所屬中小學、原攀鋼十二中小、發電公司子弟校、金林子弟校移交給攀枝花市西區教育局管轄。由于這些移交學校檔案都未進行規范化管理且檔案意識薄弱，僅靠西區檔案局根本無法推動檔案工作，截至到2008年初，無一所學校檔案實現了規范化管理。
    針對這種情況，2008年攀枝花市西區檔案局加強業務指導力量，把我調到業務指導科。但我認識到僅靠檔案局業務指導很難推動學校檔案工作，我認真學習了《檔案法》，發現《檔案法》從立法角度確立了各級檔案行政管理部門在檔案管理中的行政主體地位，并規定鄉鎮、機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構或者檔案工作人員應履行對所屬機構的檔案工作實行監督和指導的職責。隨后我局加強檔案行政管理，通過把檔案工作與區教育局的績效考核直接掛鉤，區教育局又把檔案工作與各校的績效工資直接掛鉤，學校又把檔案工作與個人績效工資掛鉤，實行層層負責、層層考核。年初區教育局與我局協商擬定當年需檔案規范化管理的學校名單并下發學校，由區教育局分管領導親自組織召開由西區檔案局領導及各校校長參加的檔案工作會，要求各校必須成立以校長為組長的檔案工作領導小組，設立檔案工作機構并完善檔案工作制度、配備相應的人、財、 物力保證學校檔案工作的正常開展；然后區檔案局和教育局組織各校檔案員培訓，并對各校檔案工作及時進行同步業務指導；年終西區檔案局與區教育局組成聯合考評小組對各校檔案工作規范化管理進行考評驗收，并下發通報。同時區教育局還加大了學校檔案基礎設施的投入，轉發了我局下發的《西區中小學檔案規范化管理硬件要求》。每年各學校需要的檔案柜、空調等設備設施報送區教育局，由區教育局統一通過政府采購。西區檔案局與西區教育局對檔案工作實現了“四同”，既同安排、同檢查、同總結、同獎懲的工作格局，增強了全教育系統的檔案意識，提高了檔案工作的地位和影響力，極大地改善了檔案保管保護條件，使教育系統的檔案工作形成了你追我趕的可喜局面。
    （二）2012年我局調出2名工作人員，僅剩下1名業務指導人員，人員嚴重不足，而全區指導單位有120個，其中一級部門60個，二級部門（包括直屬事業單位、學校、社區、村）60個。面臨嚴竣的新形勢，在業務指導力量嚴重不足的情況下，如何推動檔案工作，鞏固規范化管理成果，這就給檔案管理工作帶來了新的挑戰。
    2012年我局起草了《攀枝花市西區檔案工作目標考核辦法》時，進一步強化主管部門對所屬單位的監督指導作用，把“各行業主管部門要加強對所屬單位及本系統檔案工作的領導和監督、指導，依法履行檔案法所賦予的法律責任”納入考核內容，規定：第一凡是達三標的單位，下屬單位必須全部建檔；達二標的單位，下屬單位必須全部達三標以上；達一標的單位，下屬單位必須有50%以上的單位達二標以上、其余的單位達三標；第二下屬單位立卷歸檔檢查、行政執法檢查、規范化管理復查及重大建設項目檢查不合格的，主管部門此項不得分；三是未把對所屬單位、本系統檔案工作的領導和監督、指導納入目標管理，未開展監督指導、業務培訓、評比檢查且未報送目標管理責任書、檢查指導原始記錄、通知、簡報、通報等文字依據的，此項不得分。同時，在檔案規范化管理復查、行政執法檢查時也把“監督指導所屬機構檔案工作的情況”納入檢查項目，并且將每次檢查情況進行通報，表彰先進，以鞭策后進單位迎頭趕上。
    二、成效與反響
    在只有本人一名業務指導人員的情況下，我局通過創新檔案管理機制后，全區檔案規范化管理水平反而顯著提高。
    （一）社區檔案開始實現全文數字化。以前社區（村）一說到檔案工作，就說沒人沒錢，沒法做，加上社區（村）是自治組織，造成檔案工作很被動，根本無法推動。現在由于改變了管理機制，因為街辦、鎮對社區（村）具有人力、物力、財力的管理權限，推動檔案工作比僅靠檔案局推動力度更大、效果更好。街辦、鎮把檔案工作都納入本單位目標管理，同本單位各項工作同步發展，實現了“四同”，既同安排、同檢查、同考核、同獎懲的工作格局，并且統一購買社區（村）檔案用品。2014年，處于最邊遠礦區的摩梭河街辦和大寶鼎街辦檔案員詢問社區檔案是否要全文掛接，我局答復如果有條件可以按照機關檔案室的要求完成。在繼2009年全區44個社區（村）全部實現檔案規范化管理三級標準、2010年全部實現計算機管理后,2014年社區檔案又取得突破性進展，兩個街辦所轄全部社區實現了100%全文數字化。玉泉街辦、清香坪街辦領導當場表態要為社區配置掃描儀等設備，加大檔案數字化建設的步伐，趕上先進街辦。
    （二）全區的檔案基礎業務工作顯著提高。2008年、2010年教育系統學校大規模實現檔案規范化管理，達標率達88%，有4所學校達到省二級標準、11所學校達到省三級標準；衛生局2個下屬單位，1個單位達省一級標準，1個達省二級標準；順利完成了水利普查檔案、社保檔案的驗收工作。由于這方面節約了大量業務指導時間和精力，也就為規范化管理的其他工作提供了有力保障。2012年以來還有4個機關單位達省二級標準、2個機關單位達省三級標準，同時確保了“實現規范化管理的單位鞏固率達100%”。
    （三）全區檔案工作氛圍得到顯著改善。大大改變了過去“檔案部門多次上門都推不動檔案工作”的被動局面，由過去“要我做檔案”變成現在“我要做檔案”。現在包括政府辦、財政局等很多部門都就檔案工作主動與檔案局聯系，主動解決該單位檔案工作中的問題，全區檔案工作形成了你追我趕的可喜局面。
    三、總結與探討
    在新形勢下，檔案人員必須要解放思想，與時俱進，要勇于破除“不思進取、滿足現狀”的現象，打破思維定勢、摒棄陳舊模式和克服套路依賴。每一個平凡的工作崗位，只要堅持認認真真學習，踏踏實實干事，清清白白為人，力求作出力所能及的貢獻，就能不斷推動我們的檔案工作創新發展。