蘭建平
最大限度地開發(fā)利用館藏檔案信息資源為社會服務(wù)，是檔案館工作的最終目的，也是檔案館事業(yè)賴以生存和發(fā)展的依據(jù)。目前大部分檔案館提供給檔案利用者的服務(wù)仍是一種單向性的被動服務(wù)，這種把檔案深藏在庫房內(nèi)的滯后性服務(wù)方式，不利于檔案利用率的提高，與時(shí)代的發(fā)展和人們對檔案工作的要求不相適應(yīng)，要扭轉(zhuǎn)這種局面，加速開發(fā)館藏資源，盡快讓檔案上網(wǎng)是最佳選擇。近年來，大部分省轄市檔案館相繼建立了自己的網(wǎng)站，縣（市）區(qū)檔案館的網(wǎng)站建立相對較少，已建的一些網(wǎng)站也存在著信息服務(wù)深度不夠的現(xiàn)象，有的檔案網(wǎng)站涉及館藏檔案信息內(nèi)容很少，有的甚至就沒有。“政府上網(wǎng)”工程已實(shí)施多年，機(jī)關(guān)以及許多大中型企事業(yè)單位都建立了自己的網(wǎng)站，有的部門還實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上辦公，對于具有豐富信息資源的檔案部門來說，信息開發(fā)工作相對滯后，主要原因還是對檔案上網(wǎng)的認(rèn)識不夠到位，在具體實(shí)施上存在無所適從的現(xiàn)象。對此，筆者就檔案上網(wǎng)的優(yōu)越性、可行性及須掌握的原則談些看法。
一、檔案上網(wǎng)為檔案館提供了宣傳、展示館藏檔案的舞臺。檔案館在互聯(lián)網(wǎng)上開辟自己的網(wǎng)站，利用其展示館藏的文本文獻(xiàn)以及聲音、圖像等多媒體信息檔案內(nèi)容，宣傳館藏檔案資源特色，介紹檢索、利用檔案的方法，這種形象生動、可操作性強(qiáng)的宣傳，比作報(bào)告、辦展覽以及其他新聞媒體的宣傳更有說服力和吸引力。
二、檔案上網(wǎng)可以提高館藏檔案利用率，解決檔案館經(jīng)費(fèi)不足問題。檔案上網(wǎng)后，人們只要坐在辦公室或家里，點(diǎn)擊鼠標(biāo)就知悉館藏檔案信息，這種檔案信息與用戶直接見面的形式，就如同人們到超市購買商品，可以直觀地了解產(chǎn)品的性能、質(zhì)量，從而激起人們的購買欲。同樣道理，讓“檔案商品”展示在用戶面前，才能提高人們對檔案的利用欲，不斷增加檔案用戶，擴(kuò)大檔案信息的社會利用面，才能在一定程度上解決檔案館經(jīng)費(fèi)不足問題。隨著人們對檔案需求的上升，檔案的檢索與收費(fèi)方式也可多樣性。如把館藏檔案文件目錄、檔案原文、載體形式等一并在網(wǎng)上公布，并設(shè)置多種檢索方法，網(wǎng)上用戶可按照自己需要的方式查找所需檔案信息，然后檔案館通過提供檔案原文、傳真、郵寄、電子郵件、用戶在網(wǎng)上下載的服務(wù)方式，用戶通過現(xiàn)金、郵匯、轉(zhuǎn)帳、網(wǎng)上結(jié)算等付款方式，實(shí)現(xiàn)檔案的有償服務(wù)。
三、檔案上網(wǎng)有利于快速、準(zhǔn)確地利用館藏檔案。館藏檔案資源上網(wǎng)后，每個(gè)用戶都能足不出戶快捷方便地查找自己所需檔案，其查全率與查準(zhǔn)率是手工查找無法相比的；在利用的自由度上，檔案上網(wǎng)可以突破時(shí)間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)開放式全天候的利用。另外檔案上網(wǎng)后，人們還可通過各種鏈接，同時(shí)瀏覽多個(gè)檔案館以及相鄰的圖書、情報(bào)、信息等網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)全面、系統(tǒng)交互性利用信息資源。
在現(xiàn)有條件下將館藏檔案資源上網(wǎng)是否可行？筆者認(rèn)為這無須爭議。首先我國的信息網(wǎng)絡(luò)已形成社會化規(guī)模，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)正呈現(xiàn)快速發(fā)展之勢，館藏檔案已初步建立了基本的數(shù)據(jù)庫，計(jì)算機(jī)在各單位基本得到了普及，并逐步走進(jìn)每個(gè)家庭，檔案上網(wǎng)的內(nèi)外部條件及網(wǎng)上用戶不成問題；其次檔案網(wǎng)站的建立主要是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和技術(shù)性的投入，其投入與產(chǎn)出是傳統(tǒng)的檔案管理模式望塵莫及的，在財(cái)政緊張的情況下，政府對這樣的投入也會給予一定的支持，經(jīng)費(fèi)也不存在問題；還有與我們相鄰的圖書、情報(bào)、新聞等部門，已建立了較為完善的網(wǎng)站，一些基礎(chǔ)較好的檔案館檔案已經(jīng)上網(wǎng)，都取得了較好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，這些成功的經(jīng)驗(yàn)都值得我們借鑒和參考。
當(dāng)然，檔案上網(wǎng)是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的工程，我們應(yīng)根據(jù)檔案館實(shí)際，采取相應(yīng)措施，保證館藏檔案資源開發(fā)利用的有序性和安全性。做到這一點(diǎn)，必須掌握兩項(xiàng)原則：
一是有計(jì)劃、分階段實(shí)施原則。要建立一個(gè)信息含量高、內(nèi)容豐富的網(wǎng)站，有很多基礎(chǔ)工作要做，我們應(yīng)根據(jù)工作量的大小，區(qū)分輕重緩急，分階段實(shí)施。如可以在政府網(wǎng)站下面先把自己的網(wǎng)頁建立起來，然后逐步完善。完善的工作主要是館藏檔案數(shù)據(jù)庫存建設(shè)，這也應(yīng)根據(jù)時(shí)間和重要程度分階段實(shí)施上網(wǎng)。
二是確保檔案內(nèi)容安全與最大限度公開的原則。帶有密級的檔案涉及國家安全與利益，涉及知識產(chǎn)權(quán)的檔案關(guān)系產(chǎn)權(quán)所有者的切身利益，如何在法定范圍內(nèi)最大限度地開發(fā)利用檔案資源，也是檔案上網(wǎng)的焦點(diǎn)問題，解決該問題主要是定期審核文件的保密期限，力求解密后的檔案及時(shí)上網(wǎng)；可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對不同用戶采取不同的限制措施，如有的用戶只能瀏覽目錄信息，有的用戶在瀏覽目錄的同時(shí)瀏覽部分文件，有的用戶在可允許知密的范圍內(nèi)瀏覽帶有密級的文件。
最大限度地開發(fā)利用館藏檔案信息資源為社會服務(wù)，是檔案館工作的最終目的，也是檔案館事業(yè)賴以生存和發(fā)展的依據(jù)。目前大部分檔案館提供給檔案利用者的服務(wù)仍是一種單向性的被動服務(wù)，這種把檔案深藏在庫房內(nèi)的滯后性服務(wù)方式，不利于檔案利用率的提高，與時(shí)代的發(fā)展和人們對檔案工作的要求不相適應(yīng)，要扭轉(zhuǎn)這種局面，加速開發(fā)館藏資源，盡快讓檔案上網(wǎng)是最佳選擇。近年來，大部分省轄市檔案館相繼建立了自己的網(wǎng)站，縣（市）區(qū)檔案館的網(wǎng)站建立相對較少，已建的一些網(wǎng)站也存在著信息服務(wù)深度不夠的現(xiàn)象，有的檔案網(wǎng)站涉及館藏檔案信息內(nèi)容很少，有的甚至就沒有。“政府上網(wǎng)”工程已實(shí)施多年，機(jī)關(guān)以及許多大中型企事業(yè)單位都建立了自己的網(wǎng)站，有的部門還實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上辦公，對于具有豐富信息資源的檔案部門來說，信息開發(fā)工作相對滯后，主要原因還是對檔案上網(wǎng)的認(rèn)識不夠到位，在具體實(shí)施上存在無所適從的現(xiàn)象。對此，筆者就檔案上網(wǎng)的優(yōu)越性、可行性及須掌握的原則談些看法。
一、檔案上網(wǎng)為檔案館提供了宣傳、展示館藏檔案的舞臺。檔案館在互聯(lián)網(wǎng)上開辟自己的網(wǎng)站，利用其展示館藏的文本文獻(xiàn)以及聲音、圖像等多媒體信息檔案內(nèi)容，宣傳館藏檔案資源特色，介紹檢索、利用檔案的方法，這種形象生動、可操作性強(qiáng)的宣傳，比作報(bào)告、辦展覽以及其他新聞媒體的宣傳更有說服力和吸引力。
二、檔案上網(wǎng)可以提高館藏檔案利用率，解決檔案館經(jīng)費(fèi)不足問題。檔案上網(wǎng)后，人們只要坐在辦公室或家里，點(diǎn)擊鼠標(biāo)就知悉館藏檔案信息，這種檔案信息與用戶直接見面的形式，就如同人們到超市購買商品，可以直觀地了解產(chǎn)品的性能、質(zhì)量，從而激起人們的購買欲。同樣道理，讓“檔案商品”展示在用戶面前，才能提高人們對檔案的利用欲，不斷增加檔案用戶，擴(kuò)大檔案信息的社會利用面，才能在一定程度上解決檔案館經(jīng)費(fèi)不足問題。隨著人們對檔案需求的上升，檔案的檢索與收費(fèi)方式也可多樣性。如把館藏檔案文件目錄、檔案原文、載體形式等一并在網(wǎng)上公布，并設(shè)置多種檢索方法，網(wǎng)上用戶可按照自己需要的方式查找所需檔案信息，然后檔案館通過提供檔案原文、傳真、郵寄、電子郵件、用戶在網(wǎng)上下載的服務(wù)方式，用戶通過現(xiàn)金、郵匯、轉(zhuǎn)帳、網(wǎng)上結(jié)算等付款方式，實(shí)現(xiàn)檔案的有償服務(wù)。
三、檔案上網(wǎng)有利于快速、準(zhǔn)確地利用館藏檔案。館藏檔案資源上網(wǎng)后，每個(gè)用戶都能足不出戶快捷方便地查找自己所需檔案，其查全率與查準(zhǔn)率是手工查找無法相比的；在利用的自由度上，檔案上網(wǎng)可以突破時(shí)間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)開放式全天候的利用。另外檔案上網(wǎng)后，人們還可通過各種鏈接，同時(shí)瀏覽多個(gè)檔案館以及相鄰的圖書、情報(bào)、信息等網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)全面、系統(tǒng)交互性利用信息資源。
在現(xiàn)有條件下將館藏檔案資源上網(wǎng)是否可行？筆者認(rèn)為這無須爭議。首先我國的信息網(wǎng)絡(luò)已形成社會化規(guī)模，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)正呈現(xiàn)快速發(fā)展之勢，館藏檔案已初步建立了基本的數(shù)據(jù)庫，計(jì)算機(jī)在各單位基本得到了普及，并逐步走進(jìn)每個(gè)家庭，檔案上網(wǎng)的內(nèi)外部條件及網(wǎng)上用戶不成問題；其次檔案網(wǎng)站的建立主要是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和技術(shù)性的投入，其投入與產(chǎn)出是傳統(tǒng)的檔案管理模式望塵莫及的，在財(cái)政緊張的情況下，政府對這樣的投入也會給予一定的支持，經(jīng)費(fèi)也不存在問題；還有與我們相鄰的圖書、情報(bào)、新聞等部門，已建立了較為完善的網(wǎng)站，一些基礎(chǔ)較好的檔案館檔案已經(jīng)上網(wǎng)，都取得了較好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，這些成功的經(jīng)驗(yàn)都值得我們借鑒和參考。
當(dāng)然，檔案上網(wǎng)是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的工程，我們應(yīng)根據(jù)檔案館實(shí)際，采取相應(yīng)措施，保證館藏檔案資源開發(fā)利用的有序性和安全性。做到這一點(diǎn)，必須掌握兩項(xiàng)原則：
一是有計(jì)劃、分階段實(shí)施原則。要建立一個(gè)信息含量高、內(nèi)容豐富的網(wǎng)站，有很多基礎(chǔ)工作要做，我們應(yīng)根據(jù)工作量的大小，區(qū)分輕重緩急，分階段實(shí)施。如可以在政府網(wǎng)站下面先把自己的網(wǎng)頁建立起來，然后逐步完善。完善的工作主要是館藏檔案數(shù)據(jù)庫存建設(shè)，這也應(yīng)根據(jù)時(shí)間和重要程度分階段實(shí)施上網(wǎng)。
二是確保檔案內(nèi)容安全與最大限度公開的原則。帶有密級的檔案涉及國家安全與利益，涉及知識產(chǎn)權(quán)的檔案關(guān)系產(chǎn)權(quán)所有者的切身利益，如何在法定范圍內(nèi)最大限度地開發(fā)利用檔案資源，也是檔案上網(wǎng)的焦點(diǎn)問題，解決該問題主要是定期審核文件的保密期限，力求解密后的檔案及時(shí)上網(wǎng)；可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對不同用戶采取不同的限制措施，如有的用戶只能瀏覽目錄信息，有的用戶在瀏覽目錄的同時(shí)瀏覽部分文件，有的用戶在可允許知密的范圍內(nèi)瀏覽帶有密級的文件。
