重慶大學檔案館 鄭善學
隨著知識經濟時代的到來，我國在科教興國戰略的實踐中狠抓了高等教育體制改革，一批中央部屬院校下放地方或合并到教育部直屬高校，一些地方院校按照優勢互補、強強合作的辦學思路走上了院校合并之路。這些高校合并之后，學科更加優化、規模更加擴大、實力更加增強，原來分散的有限的教育資源得到充分利用。在院校合并的實踐中，加強與高校辦學改革、發展息息相關的檔案信息資源的收集、管理、利用工作意義十分重大，弄不好會影響學校的發展。如何加強合并院校檔案管理，當前仍然是檔案工作者值得深入研究的一個重要課題。本文試從以下幾個方面進行研究和探討。
一、加強合并院校的檔案管理，在指導思想上要貫徹實質性融合的精神
現階段，合并院校檔案管理的主要差距在于：部分合并院校程度不同地存在著名義上的合并，在檔案管理體制上沒有完全理順關系，在運行機制上各自為陣、自成體系，沒有實現集中統一。導致合并院校檔案管理差距的原因是多方面的，主要有以下三種情況。
其一，受學校合并總體格局的影響。學校的檔案管理部門是學校管理機構的一個組成部分，學校合并的深度決定了學校檔案管理的合并深度。在合校初期，校區意識的慣性、校區職工的利益格局、校區干部的任職安排等等方面，時常與合校的總體要求發生碰撞；經過一個階段的磨合之后，實質性融合的程度由淺入深，有一個發展過程，合并院校的檔案管理也不得不順應這一客觀規律。但是，合并院校的檔案管理在指導思想上不得降格以求，必須始終堅持貫徹中央對合并院校的“實質性融合”、“深度融合”的精神。
其二，受館舍條件的限制。尤其是多校合并的合并院校，匯集于某一校區集中辦公，檔案館（室）的館舍適應不了合并院校檔案管理的需要，容納不下多校區的檔案實體，滿足不了檔案管理人員集中辦公。因此，部分高校的檔案管理，并未實現實質性融合。
其三，受校區距離的制約。合并院校中，有的是鄰近數校的合并，有的是遠距離數校合并，有的是遠、近距離皆有的數校合并。對于第二、第三兩種情況的合并院校，檔案管理的集中統一，嚴重受制于校區距離。這是不可回避的客觀因素。
盡管上述三種情況都是影響合并院校檔案管理的客觀因素，但都是外因，屬于外界條件。外因只是事物變化的條件，內因才是事物變化的根本。加強合并院校檔案管理的內因，在于用什么樣的思想去指導檔案工作者的行為。教育部周濟部長曾在一所合并院校反復強調“深度融合”，這應當作為合并院校檔案管理的行動指南。確立了實質融合、深度融合的指導思想，檔案工作者就會主動去動腦筋、想辦法，實事求是地提出全面加強合并院校檔案管理的對策性措施。
二、加強合并院校的檔案管理，在管理體制和檔案實體、人財物方面要實現相對集中
在合校過程中，國家對檔案管理有明確要求，強調“堅持集中統管原則，確保安全保管”，因為檔案是國家的寶貴財富，是高校師生員工集體智慧的結晶，是經濟建設、社會進步、教育發展的重要依據和必要條件，必須確保檔案的齊全完整，萬無一失。
在具體操作實踐中，我們既要堅持“集中統管、安全保管”的原則性，又要從實際出發，兼顧查閱利用的靈活性。因此，筆者提出實現檔案實體和人財物“相對集中管理”的概念。
第一，對于鄰近數校合并組建的新學校，應當創造條件實現檔案實體的高度集中和人財物的深度融合。這樣做的理論根據主要有三條：(1)符合國家對合并院校檔案管理堅持集中統管和確保安全保管的要求。(2)有利于學校今后教學、科研、體制改革及其他各項管理工作查閱利用。由于合并組建的新學校管理機關主要集中在一個校區辦公，他們是檔案利用的基本服務對象，檔案實體分散保管不便提供利用。(3)有利于檔案館(室)人財物資源的優化配置。以重慶大學為例，新的重慶大學由鄰近的三所高等院校按實質融合的精神合并組建，合并后對原三校分為A、B、C校區，學校黨政高度重視檔案館的建設和布局，將檔案館布局在A、C校區之間較為適中的B校區，新建館舍兩千多平方米，三個校區共14萬余卷（袋）檔案實體、20位檔案管理人員、檔案裝具與設備、財務經費等，已全面實現深度融合。融合后的重慶大學檔案館，已經遠不是原三個校區檔案館(室)的簡單相加，而是實現了資源的優化配置，檔案管理工作正在跨越式地發展，檔案利用的對象日益增多。
第二，對于遠距離合并的院校，應當從實際出發，按相對集中的思路進行融合。所謂“遠距離”，是指合校后校區與校區之間的距離超過日常辦公時間所能抵達的程度。所謂相對集中，其內涵：(1)在管理體制上實現集中統一領導，理順管理關系；(2)對于檔案實體，按照有利于提供利用和有利于收集指導的原則區別對待，必要時可設學校檔案館的校區分部和學校檔案庫的校區分庫；(3)人財物的配置在集中統一領導的前提下酌情分配。
第三，對于遠、近距離皆有的數校合并學校，檔案實體和人、財、物的集中應當分別處理。對于鄰近校區的檔案實體和人財物實行集中統管，參照第一，種情況進行深度融合；對于遠距離校區的檔案實體和人財物管理，參照第二種情況按相對集中的思路進行融合。
三、加強合并院校的檔案管理，在運行機制上要實現規范統一
統一合并院校各校區的檔案管理規范，不受校區距離的限制。合并院校在合校前，各校區以前執行的檔案管理規章、制度、分類辦法等管理規范，不可避免地存在差異，檔案管理的質量和水平也不盡相同。合校后采用任何一個校區的檔案管理辦法都不妥當，這就要出臺新的統一的檔案管理辦法和規范。合并院校在實現檔案管理規范統一的實踐中，應當著重把握以下幾個要點。
第一，依法治檔，統一規章制度。統一規章制度的依據：(1)國家的檔案法律、法規和教育部的《普通高等學校檔案管理辦法》。(2)各校區行之有效的管理辦法、規章制度。以合并院校名義印發適合本校的檔案管理規章制度和辦法。
第二，起點要高，統一管理規范。合校是檔案管理工作者改革創新，超越自我，提升檔案管理層次的一個不可多得的契機，應當抓住院校合并的機遇，實現檔案規范化管理。統一規范，就是統一工作程序，統一工作標準。統一檔案管理規范的依據：(1)教育部頒布的《高等學校檔案工作規范》；(2)國家檔案局一系列檔案管理工作標準；(3)兼顧各校區現行檔案管理規范的合理因素。
第三，面向未來，加快檔案管理現代化、信息化建設步伐。隨著計算機技術，網絡技術的普及，隨著電子政務和文檔一體化的推行，網上開放檔案和授權查閱檔案成為檔案管理利用的一個新的發展趨勢。合并院校的檔案管理，首先要適應多校區利用檔案的遠程查檔需求，加快檔案管理的現代化、信息化建設步伐。
綜上所述，加強合并院校的檔案管理，是檔案管理工作者值得深入研究和不斷探索的一個重要課題。在現階段，針對客觀存在的一些問題，應當強調在指導思想上貫徹實質性融合和深度融合的精神，在檔案實體和人、財、物資源的配置上要實現相對集中，在檔案管理工作程序和工作標準等運轉機制上要實現規范統一。這樣，才能適應高等教育體制改革和教育創新的辦學發展需要。
參考文獻：
1、教育部《普通高等學校檔案管理辦法》
2、教育部《高等學校檔案管理工作規范》
