——企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制應參考的依據

　　企業在編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的過程中，文件材料具體歸檔范圍的界定和其相應具體保管期限的劃定均應根據有關要求來確定，這些要求除按照10號令的相關要求外，還有企業內部管理規定、流程的要求，國家其他非檔案專業法律法規及規范性文件要求，客戶需求等。這一點，10號令第十五條提出了明確的要求。即要求“企業應依據本規定（10號令）和國家及專業相關規定，結合本企業生產組織方式、產品和服務特點，編制本企業的各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表”。

　　一、10令的有關原則要求

　　10號令中對文件材料具體歸檔范圍的界定和其相應具體保管期限的劃定主要以附表為主。但是，10號令的附表并不能囊括企業所有應歸檔的文件材料和所有檔案保管期限的精確劃定。因為，10號令是面對所有企業的，其附表只能對企業共有的管理類文件材料歸檔范圍進行具體界定，對企業共有的管理類檔案保管期限進行具體的劃定。而不同企業，由于產品和業務的不同，所處的層級不同，以及發展階段和管理理念等的不一樣，文件材料的歸檔范圍和有些檔案應劃分的保管期限是不一樣的，這些并未在10號令的附表中具體列出。但10號令的條款中明確了界定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的一些原則。這些條款如下：

　　（一）第四條

　　本條對應歸檔的文件材料歸檔范圍進行了界定。有些文件材料盡管沒有10號令的附表中具體列出，但只要符合本條原則，均應列入歸檔范圍。

　　（二）第五條

　　本條對可以不列入歸檔的文件材料的界定明確了判斷原則。需要指出的是，符合本條原則的文件材料不是絕對不能列入歸檔范圍，而是“可”不列入。如果企業認為有必要列入歸檔范圍，也是可以的。這一點與8號令是不一樣的。

　　（三）第八條和第九條

　　第八條和第九條原則規定了哪些管理類文件材料應分別列入永久保管和定期保管。兩條中相應各款內容有的是對應的，有的則不對應。對第八條的（六）、（七）、（八）、（九）款“重要的”文件材料分別是對應第九條的（四）、（五）、（九）、（七）“一般的”文件材料。但有些款的內容則不是一一對應的，如第八條的（一）、（二）、（四）在第九條找不到相應的內容，這表明，這三個方面的文件材料不分“重要的”“一般的”，全部列入永久保管期了。

　　（四）第十八條

　　本條要求企業在編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時，應兼顧眼前利益與長遠利益，考慮檔案不同載體的保管成本等因素。這一方面是為了防止有些企業只考慮眼前利用需求，而把一些未來需要利用的文件材料不納入歸檔范圍。另一方面，也為了提醒企業當同一內容有不同載體時或是盡管單一載體，但保管成本較低，可將保管成果相對低的載體的檔案保管期限延長。如有的企業將可不輸出紙質載體原生性電子檔案，本可劃定為10年期保管，由于其保管成本較低，而劃定為30年保管。

　　二、企業內部管理規定、流程的要求

　　企業內部管理規定、業務流程、作業指導書等等，均會包含檔案的要求。如《某集團公司合同管理辦法》有如下規定：

　　第三十三條 合同依法訂立后受法律約束，我方不得擅自變更或解除。若確需變更或解除時，由合約簽訂人或經辦人查明原因、提出意見，經批準簽訂的部門或單位領導核準后，再同對方協商，達成一致意見，并依法簽署變更或解除合同的書面協議。合同變更必須由原合同起草部門負責更改，按《合同評審程序》辦理合同變更評審，并辦理 書面的合同變更手續。做好變更文件的整理、保存和歸檔工作。變更后的合同與原合同發放的范圍相同

　　第三十五條 對于合同的終止（合同未履行完，但確定不再繼續履行），合同履行部門應做好終止記錄，收集履行過程中所有與合同有關的文件，做好經濟往來和工程結算工作，辦理解除合同的手續，資料則合約部移交檔案室保存。

　　第三十六條 各類合同統一歸由合約部進行管理。合約部應收集、整理各類合同進行歸檔管理，定期檢查考核。

　　第三十七條 建設工程施工合同與合同有關的補充協議、會議紀要、信函、電報、傳真、電話記錄、簽證、索賠報告、合同臺帳等資料均是企業經濟活動的原始資料，應定期按項目、合同分類建立詳細的臺帳，及時歸檔保存。

　　這些規定中包含的檔案管理要求，企業在制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時應反映出來。

　　企業業務流程往往也包含檔案管理要求，特別是涉及歸檔范圍。因為業務流程中會標明業務形成的文件材料內容，它們是歸檔范圍的重要來源。

　　三、國家其他非檔案專業法律法規及規范性文件要求

　　（一）法律要求

　　2003年12月27日第十屆全國人民代表大會常務委員會第六次會議通過修訂的《中華人民共和國商業銀行法》的下列條款均提出了檔案管理要求：

　　第五十一條 商業銀行應當按照國家有關規定保存財務會計報表、業務合同以及其他資料。

　　第六十二條 國務院銀行業監督管理機構有權依照本法第三章、第四章、第五章的規定，隨時對商業銀行的存款、貸款、結算、呆賬等情況進行檢查監督。檢查監督時，檢查監督人員應當出示合法的證件。商業銀行應當按照國務院銀行業監督管理機構的要求，提供財務會計資料、業務合同和有關經營管理方面的其他信息。

　　類似的法律還有2009年7月8日國務院第73次常務會議通過的《中華人民共和國食品安全法實施條例》中要有關內容，如下：

　　第二十二條 食品生產經營企業應當依照食品安全法第三十二條的規定組織職工參加食品安全知識培訓，學習食品安全法律、法規、規章、標準和其他食品安全知識，并建立培訓檔案。

　　第二十四條 食品生產經營企業應當依照食品安全法第三十六條第二款、第三十七條第一款、第三十九條第二款的規定建立進貨查驗記錄制度、食品出廠檢驗記錄制度，如實記錄法律規定記錄的事項，或者保留載有相關信息的進貨或者銷售票據。記錄、票據的保存期限不得少于2年。

　　第二十八條 食品生產企業除依照食品安全法第三十六條、第三十七條規定進行進貨查驗記錄和食品出廠檢驗記錄外，還應當如實記錄食品生產過程的安全管理情況。記錄的保存期限不得少于2年。

　　第二十九條　從事食品批發業務的經營企業銷售食品，應當如實記錄批發食品的名稱、規格、數量、生產批號、保質期、購貨者名稱及聯系方式、銷售日期等內容，或者保留載有相關信息的銷售票據。記錄、票據的保存期限不得少于2年。

　　第三十條　國家鼓勵食品生產經營者采用先進技術手段，記錄食品安全法和本條例要求記錄的事項。

　　《中華人民共和國食品安全法實施條例》中的上述條款不僅對食品生產、經營過程記錄（即檔案）范圍提出要求，而且還對保管期限提出了要求。

　　企業在制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期表時均應參照并遵守這些規定。

　　四、客戶需求

　　ISO9001作為一份以客戶為中心的質量管理體系，其中的要求均反映了客戶的需求。以2008版本為例，該標準在檔案管理方面的要求就有如下內容：

　　4.2.3文件控制質量管理體系所要求的文件應予以控制。記錄是一種特殊類型的文件，應依據條款4.2.4的要求進行控制。

　　4.2.4記錄的控制 應控制建立的記錄，以提供符合要求和質量管理體系有效運行的證據。記錄應保持清晰、易于識別和檢索。應編制形成文件的程序，以規定質量記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置所需的控制。

　　“5.6.1總則”指出“應保持管理評審的記錄（見4.2.4）”

　　“6.2.2 能力、意識和培訓”要求“能織應e)保持教育、培訓、技能和經驗的適當記錄（見4.2.4）”

　　“7.2.2與產品有關的要求的評審”要求“評審結果及評審所引發的措施的記錄應予保持（見4.2.4）”

　　“7.5.3標識和可追溯性”要求“在有可追溯性要求的場合，組織應控制并記錄產品的唯一性標識并保持記錄。”

　　“7.5.4顧客財產”要求“當顧客財產發生丟失、損壞或發現不適當的情況時，應報告顧客，并保持記錄(見4.2.4)”，并且指明“顧客財產可包括知識產權和個人資料”

　　企業在制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期表時也應參照并遵守這些規定，否則會損害客戶利益，最終失去市場。

　　（本文轉載自《中國檔案》雜志2015年第6期 作者：蔡盈芳 單位：國家檔案局經科司）