——保管期限表條目內容的細化

　　在上一期，《企業文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限編制方法（二）》中提出，文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表中要對“重要的”“一般的”進行細化，其中一種細化的方法是通過分析職責和其對應的業務流程來細化。本期介紹其他細化的方法，包括量化法和按職能細化法，盡可能采用量化詞或具體內容來代替“重要的”“一般的”。

　　一、細化標準

　　（一）時間標準

　　以時間為界限或主要因素來確定文件材料或檔案的價值。如總結類文件材料中，“年度工作總結”比“半年工作總結”和“季度工作總結”價值高。如規劃類文件材料，“中長期規劃”比“短期規劃”價值高。

　　（二）數量標準

　　將“重要的”、“一般的”轉化為相應的重量、金額等數量。如“重要的”是指500萬以上，“一般的”是指500萬以下。如有可能“一般的”分別有“30年”和“10年”保管期限的，還應再細化。

　　（三）來源標準

　　以檔案的形成者或形成領域來確定檔案的價值。

　　1．以檔案形成者的地位、級別、重要性確定檔案的價值。

　　2．以檔案是否本單位產生來確定文件材料價值。

　　3．在本單位制成文件中，具體的撰制者、制發機構對文件價值也有影響，領導人、決策機構、綜合性辦公機構、主要業務職能機構、人事機構、外事機構等制發的文件大多比較直接地反映本企業的基本情況，比較重要，價值高，因而選留的文件材料和保管期限長的文件

　　二、10號令附表中有關條目的具體量化方法

　　（一）6.1（會議）請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要、媒體宣傳報道、錄音錄像

　　本條目細化可按照會議的層次或是會議文件材料的性質來細化，一般來說涉及企業經營、管理等的全局、間隔周期超過一年才召開一次的會議屬重要會議，保管期限可劃分為永久；每年都召開的公司級重要工作的專題性會議可劃分為30年，一般會議劃為10年。

　　（二）8有關機關和上級主管部門領導、社會知名人士檢查、視察、調研本企業工作時形成的文件、工作匯報、錄音錄像等文件材料

　　本條目可以按照人員的職級來細分，如可將省部級以上人員的劃為永久，司局級以下縣級以上為30年，縣級以下定為10年。具體劃分時還須結合企業規模或層級來確定。如地、市級領導對中央企業總部來說可能是非重要人員，而對地、市級管轄企業可能是重要人員。知名人士還包括文藝界演職人員、社會活動家、學者等。

　　同一級別領導來企業視察也要根據其活動或內容區分重要程度，如為了解決本企業實際問題的視察為重要活動，形成文件材料應劃為永久，如果僅做一般性檢查或視察，文件材料可劃為30年或10年。具體可細化為如下條目：

　　副省部級（含）以上領導干部的，副部級以下、處級以上（含）但為解決本企業具體問題做專題檢查、視察、調研的 永久

　　副部級以下、處級以上（含）領導干部一般檢查、視察、調研的，社會知名人士調研的  30年

　　在執行本條款時，既要考慮上級領導級別，又要考慮上級領導視察、檢查事由的重要程度，具體情況具體分析，再確定保管期限。

　　（三）9本企業向有關機關、上級主管單位的請示、報告與有關機關、上級主管單位批復、批示

　　企業可根據歷年向有關機關、上級主管單位經常請示的事項細化文件材料。如公司治理、資產處置、經營決策、改革改制、人事安排、薪酬待遇等屬重要問題，應劃分為永久保管。請示和批復事項影響時間，如批復事項對企業未來較長時期產生作用或影響，則劃為永久；如在未來不長的時期內產生作用或影響，則劃為30年。

　　無批復的請示按是否重要事項劃分保管期限，一般劃為10年，但如是重要事項應劃分為30年。

　　（四）10本企業收到的有關機關、上級主管單位等相關機構制發的文件材料

　　企業可參考并根據歷年收到有關機關、上級主管單位的文件材料進行細化。劃分原則如下：

　　上級有關機關、上級主管單位下發的有關本企業設立、變更等有關的文件材料、任免本企業負責人文件材料、資產處置決定文件材料、授予榮譽文件材料、針對本企業生產經營事項的文件材料應劃分為永久。

　　上級有關機關、上級主管單位下發的與本單位產品、業務有關的而且需要辦理的可劃分為30年。

　　上級有關機關、上級主管單位普發性文件，本單位只作一般性傳閱，不需具體辦理的可劃分為10年。

　　（五）11.4.2本企業簽署的長期合同或協議及其補充件

　　可按合同金額來細化長期合同或協議。如可將50萬元以上的合同、協議定為重要事項，劃分為永久，50萬元以下的合同、協議定為一般事項，劃分為30年。具體金額應根據本企業實際情況確定。

　　（六）11.4.3本企業簽署的短期合同或協議及其補充件

　　可按合同金額來細化短期合同或協議。

　　（七）11.5本企業對其他單位或個人的資信調查、客戶管理等文件材料

　　可按客戶性質細化本條目文件材料。

　　（八）11.6本企業對外發布的公告、公示等文件材料

　　可按公告、公示內容涉及的事項進行細化。企業發布的公布一般涉及如下事項：招標、采購事項公告；人員招聘、任免事項公告；資本經營事項公告；法律聲明公告；應急處理、公共關系聲明公告；公開感謝信、獲獎事項；啟示事項、正式文件公布；代替企業年檢的企業年報。

　　（九）12直屬單位、所屬和控股企業的請示、報告、函與本企業的批復、復函等文件材料

　　可按涉及的問題進行細化，如可作如下細化：關于資產處置問題的；關于干部任免問題的；關于生產經營問題的。

　　（十）13.6.4物資采購審批手續、招投標文件材料、合同、協議、來往函件，物資保管臺賬、出入庫記錄等

　　可按物資種類進行細化，同一類物資可按金額進一步細化。

　　（十一）13.10客戶信息及資信調查文件材料

　　可按客戶重要程度細化，如細化為“戰略客戶”和“非戰略客戶”，“機構客戶”和“個人客戶”等等。

　　（十二）15.2.10企業職工培訓工作文件材料

　　可按職工層級或培訓期的長短來細化，如細化為“中層以上干部培訓文件材料”和“中層以下人員培訓文件材料”，“培訓期一周以上培訓文件材料”和“培訓期一周以下培訓文件材料”，“國外培訓文件材料”和“國內培訓文件材料”，

　　（十三）15.6信訪工作文件材料

　　可按問題的重要程度細化，如細化成“有領導批示的”和“無領導批示的”，文件材料較多的可按信訪問題細化。

　　（十四）16.4.6黨員學習教育等活動形成的文件材料

　　可按活動規模進行細化，如可細化為“中央發起的學習教育活動”和“本企業發動的學習教育活動”。

　　（十五）16.11.2民間團體活動過程形成的文件材料

　　可按民間團體性質、層次、規模進行細化。如細為“學術團體活動過程形成的文件材料”和“協會活動過程形成的文件材料”，“全國性民間團體活動過程形成的文件材料”和“區域性民間團體活動過程形成的文件材料”，“全委員活動過程形成的文件材料”和“專業委員會活動過程形成的文件材料”。

　　（十六）17.1企業接待工作計劃、方案，重要來賓有關的照片、錄音、錄像、題詞、講話、批示等

　　可按來賓規格或級別進行細化，具體可參考條目8。

　　（十七）17.6企業紀念、慶典活動文件材料

　　可按紀念、慶典活動的重要程度和規模進行細化。如可細化為“逢5、10周年的紀念慶典”和“非逢5、10周年的紀念慶典”。

　　三、10號令附表中檔案保管期限需作調整的條目

　　（一）全部提升為永久保管期的條目

　　根據當前經濟發展形勢和要求，下列條目全部提升為永久保管，可不對“重要的”“一般的”進行細化，這些條目有：

　　（1）3.3.5股票首次發行過程中形成的其他文件材料

　　（2）3.3.6股票增發、配股文件材料

　　（3）3.3.7增資擴股文件材料

　　（4）3.3.8股權轉讓文件材料

　　（5）3.3.9債權融資文件材料

　　（6）3.4本企業股東、股權登記文件材料

　　（7）3.5本企業融資工作中形成的其他文件材料

　　（8）4.1.5本企業境外資產與產權權屬文件材料

　　（9）11.1本企業非資本經營業務中與銀行、保險、證券、基金管理等金融機構業務往來的

　　（10）11.2本企業非資本經營業務中與會計、審計、法律事務所等機構往來文件材料

　　（11）16.6.3違紀案件立案報告、調查依據、審查結論、處理意見等文件材料

　　四、10號令附表中需按內容細化的條目

　　下列條目下的“重要的”“一般的”不能進行量化細化，而應按職能的具體內容進行細化。

　　（一）15.5綜合治理工作文件材料

　　綜合治理工作一般包括治安、環境治理、交通等職能工作，每項職能工作應按制度、工作計劃、總結、具體事務辦理等條目進行細化

　　（二）16.5企業宣傳統戰工作報告、會議紀要、調研、計劃、總結文件材料，民主黨派人員名單登記、活動記錄、精神文明建設方面文件材料

　　宣傳統戰工作報告、會議紀要、調研、計劃、總結文件材料，民主黨派人員名單登記、活動記錄等文件材料一般確定為永久；宣傳統戰工作計劃可確定為30年；精神文明建設應作為一項獨立職能進行處理，即制度、工作計劃、總結、具體事務辦理等條目進行細化。

　　（三）16.9女工工作、勞動競賽、文體活動、計劃生育等方面文件材料

　　應作為四項獨立職能進行處理，即制度、工作計劃、總結、具體事務辦理等條目進行細化。

　　（四）16.10共青團組織發展、勞動競賽、表彰先進、團費管理、文體活動等文件材料

　　應作為一項獨立職能進行處理，即制度、工作計劃、總結、具體事務辦理等條目進行細化，其中共青團組織發展、表彰先進、團費管理等文件材料一律確定為永久。

　　（本文轉載自《中國檔案》雜志2015年第5期   作者：蔡盈芳   單位：國家檔案局經科司）