2000年2月16日廣東省檔案局印發(fā)

　　1  序言

　　文件材料歸檔，既是文書處理工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的起始點(diǎn)。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)的文件材料歸檔方法。基本上是沿用傳統(tǒng)的“六個(gè)特征”結(jié)合運(yùn)用的立卷歸檔方法。這種方法在我國(guó)文書工作及檔案工作歷史過程中曾起過積極的作用。但是，隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備在檔案管理中的普遍應(yīng)用以及辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，傳統(tǒng)的立卷方法越來(lái)越顯示出它的局限性。為此，有必要對(duì)傳統(tǒng)的立卷歸檔方法進(jìn)行改革。

　　2  依據(jù)和目的

　　2.1  依據(jù)：《中華人民共和國(guó)檔案法》，《廣東省檔案管理規(guī)定》，國(guó)家檔案局《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，《廣東省國(guó)家行政機(jī)關(guān)文書立卷歸檔工作實(shí)施辦法》；

　　主要參考文獻(xiàn)：《文書檔案案卷格式》（GB9705-88）。

　　2.2  目的：通過對(duì)傳統(tǒng)的文書立卷歸檔方法的繼承和改革，建立一種操作簡(jiǎn)易、格式規(guī)范、便于保管和利用，同時(shí)又能充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的作用的歸檔方法，使檔案工作更適應(yīng)現(xiàn)代化的要求，更好地為社會(huì)各方面服務(wù)。

　　3  適用范圍

　　本方案適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其它組織的文書材料的整理歸檔。實(shí)施本方案的前提是使用了電子計(jì)算機(jī)和國(guó)家檔案局推薦的優(yōu)秀檔案管理軟件。

　　4  歸檔原則

　　遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整，準(zhǔn)確判定文件的保管期限，適合新技術(shù)應(yīng)用的需要，便于保管和利用。

　　5  歸檔要求

　　5.1  按照歸檔范圍的規(guī)定，凡應(yīng)歸檔的文件都必須齊全完整。

　　5.2  凡是原來(lái)文件上有會(huì)生銹的金屬物，歸檔時(shí)都必須去掉，并用細(xì)線或其它對(duì)紙張無(wú)損害的粘合劑重新將文件縫（粘）合。

　　5.3  凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按A4規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，小于16開規(guī)格及破損的要進(jìn)行托裱。

　　6  歸檔方法

　　6.1  總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應(yīng)文件形成時(shí)的本來(lái)狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。

　　6.2  “件”的含義：

　　6.2.1  單份文件，一份文件為一件。

　　6.2.2  各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書刊等，一冊(cè)（本）為一件。

　　6.2.3  正本與定稿、正件與附件，兩件作為一件。

　　6.2.4  文件處理單(表)與被處理文本合為一件。

　　6.3  分類

　　6.3.1  由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，按年度——機(jī)構(gòu)——保管期限逐級(jí)進(jìn)行分類。

　　6.3.2　由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，按年度—保管期限逐級(jí)進(jìn)行分類。

　　6.3.3  在分“年度”時(shí)，應(yīng)遵循以下方法：一般的文件材料，放在其形成年度歸檔；計(jì)劃、預(yù)決算、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，應(yīng)放在文件內(nèi)容針對(duì)的年度；長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃應(yīng)放在文件內(nèi)容針對(duì)的頭一年；多年的總結(jié)、報(bào)告，應(yīng)放在文件針對(duì)的最后一年；跨年度的案件，應(yīng)放在結(jié)案的一年。不同年度的文件一般應(yīng)分開排放。

　　6.4  檔案排列

　　6.4.1  由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，先將歸檔文件材料按三個(gè)保管期限分開，同一個(gè)保管期限的文件材料，按照機(jī)構(gòu)——時(shí)間先后排列，并且盡可能將關(guān)系密切的(如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議形成的)文件材料排列在一起。

　　6.4.2  由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，先將歸檔文件按三個(gè)保管期限分開，同一個(gè)保管期限的文件材料，按照時(shí)間先后排列，并且盡可能將關(guān)系密切(如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議形成的)文件材料排列在一起。

　　6.4.3  同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，原文本在前，譯文本在后。

　　7  檔案編號(hào)

　　7.1  歸檔文件應(yīng)逐件在首頁(yè)上方的空白處加蓋檔號(hào)章(格式見附件1)，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。

　　7.2  檔號(hào)章的項(xiàng)目及填寫內(nèi)容：

　　7.2.1  全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

　　7.2.2  類別號(hào)：一個(gè)立檔單位不同門類檔案的代號(hào)。

　　7.2.3  期限：即保管期限，標(biāo)注歸檔文件保管期限簡(jiǎn)稱：永久、長(zhǎng)期、短期、30年、10年。

　　7.2.4  年度：填寫文件內(nèi)容針對(duì)的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。

　　7.2.5  機(jī)構(gòu)：填寫文件形成或主辦部門的簡(jiǎn)稱或代號(hào)，不分機(jī)構(gòu)編檔號(hào)的單位此欄可空。

　　7.2.6  件號(hào)：以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號(hào)；由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，每個(gè)部門內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。

　　7.2.7  在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它應(yīng)歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在已歸檔文件之后編號(hào)歸檔。

　　8  檔案裝盒

　　8.1  檔案編號(hào)后，要按照編號(hào)順序裝入檔案盒，并在盒的背脊(格式見附件2)上填上“檔號(hào)”。檔號(hào)的填寫方法參見7.2。

　　8.2  填寫盒內(nèi)備考表(格式見附件3)。

　　8.2.1  盒內(nèi)文件情況說明：主要用于填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需要說明的情況，如無(wú)上述情況，可暫不填寫。

　　8.2.2  整理人：填寫本盒文件材料整理歸檔人的姓名。

　　8.2.3  日期：填寫歸檔的年、月、日。

　　8.3  由全宗單位內(nèi)各部門整理歸檔的，不同部門的檔案不應(yīng)裝入同一盒內(nèi)。

　　8.4  檔案盒外形尺寸采用長(zhǎng)300mm、寬220 mm的規(guī)格，厚度可根據(jù)需要設(shè)置15mm、20 mm、25 mm、30 mm、40 mm、50 mm等多種規(guī)格。

　　9  編制檔案檢索工具

　　9.1  編制《檔案目錄》

　　9.1.1  《檔案目錄》由“目錄夾封面與脊背”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”三部分構(gòu)成。

　　9.1.2  “目錄夾封面”(格式見附件4)內(nèi)容應(yīng)包括全宗名稱、類別、年度、保管期限四個(gè)基本項(xiàng)目，需要時(shí)還可增加其它項(xiàng)目；“目錄夾脊背”(格式見附件5)項(xiàng)目由全宗號(hào)、類別、年度、期限組成。

　　9.1.3  “歸檔說明”的內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及機(jī)關(guān)黨、政主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況；本年度文書歸檔情況(含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷和問題等)。

　　9.1.4  “歸檔文件目錄”(格式見附件6)應(yīng)包括以下基本項(xiàng)目：機(jī)構(gòu)、件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注，需要時(shí)還可增加其它項(xiàng)目。

　　9.1.4.1  機(jī)構(gòu)：參見7.2.5。

　　9.1.4.2  件號(hào)：參見7.2.6。

　　9.1.4.3  責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，亦即文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)。

　　9.1.4.4  文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。

　　9.1.4.5  題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。原文沒有標(biāo)題的應(yīng)當(dāng)加擬標(biāo)題，外加“［ ］”號(hào)；原文有標(biāo)題但不能說明文件內(nèi)容的，應(yīng)重?cái)M標(biāo)題，重?cái)M標(biāo)題外加“［ ］號(hào)附于原標(biāo)題之后。

　　9.1.4.6  日期：指文件形成的日期。填寫時(shí)可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月數(shù)字的右下角加“.”號(hào)。

　　9.1.4.7  頁(yè)數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁(yè)面數(shù)。

　　9.1.4.8  備注：用以標(biāo)注歸檔文件的變化情況或參見檔號(hào)。

　　9.1.4.9  “歸檔文件目錄”至少應(yīng)匯編一式二份，其中一份是作為今后進(jìn)館的移交目錄。

　　9.2  編制其它檢索工具。各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，選擇編制一些其它的檔案檢索工具，如“文號(hào)檔號(hào)對(duì)照表”、各種常用的專題目錄等，以方便日常手工檢索。