創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機(jī)制，為黨和國家大局提供更好的服務(wù)，是新形勢(shì)下檔案部門的重要職責(zé)。為進(jìn)一步創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機(jī)制，做好檔案服務(wù)工作，筆者對(duì)漯河市史志檔案局、檔案館創(chuàng)新檔案工作服務(wù)機(jī)制情況進(jìn)行了調(diào)查，近年來，漯河市史志檔案局、檔案館堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，以檔案事業(yè)發(fā)展為動(dòng)力，以提供檔案為社會(huì)利用為中心，以創(chuàng)一流工作業(yè)績(jī)?yōu)槟繕?biāo)，以全面提升檔案部門的競(jìng)爭(zhēng)能力和服務(wù)水平為努力方向，不斷增強(qiáng)為市委和政府工作大局服務(wù)的自覺性，把大力開發(fā)檔案信息資源為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為各部門工作服務(wù)、為社會(huì)各界和人民群眾服務(wù)作為崇高職責(zé)，不斷更新服務(wù)觀念，改進(jìn)服務(wù)作風(fēng)，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，完善服務(wù)功能，提高檔案服務(wù)的及時(shí)性、針對(duì)性和實(shí)效性，取得了明顯的工作成效。
一、檔案工作服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的舉措
（一）創(chuàng)新檔案征收方式，狠抓檔案信息資源建設(shè)。豐富的檔案信息資源是做好檔案服務(wù)工作的前提和條件，只有擁有門類齊全、內(nèi)容豐富的檔案信息資源才有可能為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。為了進(jìn)一步豐富檔案信息資源，夯實(shí)檔案服務(wù)基礎(chǔ)，漯河市檔案館在做好正常的檔案接收工作的同時(shí)，積極探索，大膽采取了新的工作模式。一是采用公證、簽訂協(xié)議書等形式，征集珍貴檔案資料。有效地征收散存在社會(huì)上的珍貴檔案資料一直是檔案館面臨的一個(gè)難題，許多人不愿將珍貴的檔案資料交給檔案館，而檔案館又沒有足夠的征集經(jīng)費(fèi)購買，珍貴的檔案資料隨時(shí)面臨著散失的危險(xiǎn)。鑒于此，漯河市檔案館適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)新形勢(shì)的需要，大膽采用公證、簽訂協(xié)議書等形式，征集到一批珍貴的檔案資料，實(shí)現(xiàn)了檔案征集方式的創(chuàng)新。二是大膽變革照片檔案的接收方式，主動(dòng)出擊，積極參與全市重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要事件的拍攝。檔案館館藏結(jié)構(gòu)中，照片檔案數(shù)量相對(duì)較少，難以用這一直觀的方式為社會(huì)提供服務(wù)。如何從根本上保證照片檔案的齊全完整，形象地再現(xiàn)漯河的歷史，反映漯河改革發(fā)展的成就，一直是檔案館引以思考的一個(gè)重要問題，變被動(dòng)接收為主動(dòng)收集是從根本上解決照片檔案不齊全的重要舉措。為此，檔案館主動(dòng)與市四大班子辦公室建立了聯(lián)系制度，將市四大班子的政務(wù)活動(dòng)列入檔案館的日常拍攝任務(wù)之中。三是重視特殊事件檔案的收集。在非典流行時(shí)，檔案館攝影人員深入市中心醫(yī)院隔離病房，拍攝了醫(yī)護(hù)人員珍貴的工作流程照片，并在檔案館開展了歌頌抗非典英雄人物詩歌朗誦會(huì)和征文，將精心制作的影集送到戰(zhàn)斗在一線的醫(yī)護(hù)人員手中，表達(dá)檔案人員對(duì)醫(yī)護(hù)人員的敬意，并與漯河市防非典指揮部聯(lián)合發(fā)文，加強(qiáng)對(duì)防非典檔案的收集整理，并在檔案執(zhí)法檢查中對(duì)防非典重點(diǎn)單位進(jìn)行檢查，為防非典特殊檔案的順利進(jìn)館打下了良好的基礎(chǔ)。禽流感暴發(fā)時(shí)期，檔案館也積極與有關(guān)單位結(jié)合，及時(shí)將防治禽流感的材料收集進(jìn)館。四是開展名人書畫收藏活動(dòng)。為了收集珍貴的名人字畫，漯河市檔案館與市委宣傳部、市文聯(lián)等單位聯(lián)合舉辦慶祝建國五十周年書畫展，并向省、市書畫名家發(fā)出了公開信和邀請(qǐng)函，同時(shí)在《漯河內(nèi)陸特區(qū)報(bào)》上予以刊登。通過這種形式，收集到了一批珍貴的名人字畫，極大地豐富了檔案館館藏，為服務(wù)創(chuàng)新夯實(shí)了基礎(chǔ)，使提供服務(wù)手中有物。
     （二）創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，狠抓檔案服務(wù)效果。為了更好地提供檔案為社會(huì)服務(wù)，漯河市檔案館不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，圍繞市委和市政府中心工作搞好服務(wù)，追求良好的服務(wù)效果。一是以編輯出版工作為依托，挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，讓檔案信息走向社會(huì)。利用館藏，大力開展檔案史料的編輯和研究。二是利用館藏檔案舉辦展覽。三是讓館藏檔案在漯河市對(duì)外宣傳方面發(fā)揮重要作用。四是成立檔案咨詢服務(wù)中心，不斷擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)范圍。五是積極開展現(xiàn)行文件的閱覽服務(wù)。今年漯河市委辦公室、市政府辦公室聯(lián)合發(fā)出《關(guān)于開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)工作的通知》，要求各單位向市檔案館報(bào)送現(xiàn)行文件，積極為社會(huì)提供服務(wù)。
（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)渠道，狠抓文明示范窗口建設(shè)。提供檔案信息服務(wù)是社會(huì)服務(wù)的一個(gè)重要方面，為了提升服務(wù)水平，漯河市檔案館將提供檔案信息服務(wù)納入到整個(gè)社會(huì)服務(wù)體系中去驗(yàn)證，以得到社會(huì)對(duì)檔案服務(wù)的認(rèn)可。為此，積極開展省、市文明單位和“市文明示范窗口”、“巾幗文明示范崗”創(chuàng)建活動(dòng)。一是創(chuàng)造優(yōu)美環(huán)境，為利用者提供舒適的利用場(chǎng)所。在市領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)政部門的重視支持下，對(duì)辦公樓及檔案館進(jìn)行了全面整修，尤其是對(duì)檔案館閱覽室進(jìn)行了重點(diǎn)裝修，配備了計(jì)算機(jī)、空調(diào)、飲水機(jī)、閱覽桌等設(shè)備，使利用環(huán)境優(yōu)美舒適。二是創(chuàng)優(yōu)良作風(fēng)，通過檔案館提供利用這個(gè)窗口，展示檔案干部良好的精神風(fēng)貌。不斷加強(qiáng)干部的思想作風(fēng)建設(shè)，市檔案館將“團(tuán)結(jié)、奮進(jìn)、求實(shí)、創(chuàng)新”的漯河市檔案館精神制作成大字懸掛在閱覽室，要求全體人員以此規(guī)范自己的言行。實(shí)行黨員掛牌上崗制度，增強(qiáng)黨員的宗旨意識(shí)，發(fā)揮黨員的先鋒模范作用。三是創(chuàng)優(yōu)質(zhì)服務(wù)，努力讓利用者滿意。其一要求接待查檔人員使用文明用語，態(tài)度和藹、舉止得體。其二是為利用者著想，開展咨詢服務(wù)，使利用者直接通過咨詢獲取所需的信息，節(jié)省其利用檢索工具或查找檔案原件所花費(fèi)的時(shí)間。此外，市檔案館還制作了《市檔案館監(jiān)督評(píng)議卡》、《市檔案館征收檔案聯(lián)系卡》、《市檔案館上門服務(wù)卡》及《市檔案館簡(jiǎn)介》等，擺放在閱覽桌上，以加強(qiáng)與利用者的溝通與交流。要求接待人員在檔案咨詢服務(wù)過程中隨時(shí)調(diào)查了解利用者的需求特點(diǎn)、利用要求等，以便對(duì)檔案信息的利用進(jìn)行預(yù)測(cè)、研究，進(jìn)而改進(jìn)檔案信息服務(wù)工作。其三是開展跟蹤服務(wù)和定向服務(wù)，要求接待查檔人員時(shí)時(shí)關(guān)注檔案需求信息，把視野擴(kuò)大到社會(huì)各方面，主動(dòng)了解和研究社會(huì)各界不同利用者對(duì)檔案信息的需求情況，對(duì)利用檔案信息比較集中的部門和單位有針對(duì)性地開展重點(diǎn)服務(wù)，從而提高檔案服務(wù)水平，取得了良好的服務(wù)效果。
（四）創(chuàng)新檔案管理手段，狠抓檔案信息化建設(shè)。以提高檔案利用率為目標(biāo)，分階段、有步驟地采用新的檔案信息服務(wù)模式。一是樹立新的檔案信息服務(wù)理念，強(qiáng)化改革創(chuàng)新、主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，不斷擴(kuò)大服務(wù)范圍，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，力求面向社會(huì)各行各業(yè)和每一個(gè)公民，最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的社會(huì)化。二是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息化納入到社會(huì)信息化體系中去。其一，市檔案館制訂了《漯河市檔案館檔案信息化建設(shè)方案》，有目標(biāo)、分步驟地開展檔案的信息化建設(shè)。其二，加大投入，建立局域網(wǎng)。先后購置計(jì)算機(jī)13臺(tái)、刻錄機(jī)1臺(tái)、照片噴墨打印機(jī)1臺(tái)、掃描儀3臺(tái)及集線器、UPS等設(shè)備，建起了館內(nèi)局域網(wǎng)。三是與其他部門計(jì)算機(jī)專家聯(lián)合成立“計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案館的實(shí)際應(yīng)用”課題小組，開展計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案館中的實(shí)際應(yīng)用研究。四是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。市檔案館按照不同歷史時(shí)期，不同載體的檔案情況，對(duì)檔案進(jìn)行重新組織、加工。
二、檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的成效
（一）豐富了檔案信息資源，夯實(shí)了檔案服務(wù)基礎(chǔ)。一是一批珍貴的檔案資料征集進(jìn)館。中國歷史文獻(xiàn)研究會(huì)理事、許慎研究會(huì)副會(huì)長(zhǎng)頓嵩元教授是許慎學(xué)研究的專家，他一生不置家產(chǎn)，將平生積蓄全部購買了文史書籍。當(dāng)?shù)弥溆芯钑庀驎r(shí)，漯河市檔案館通過及時(shí)、耐心、細(xì)致的工作，使頓教授終于同意將所藏圖書資料共15924 卷、4532 冊(cè)及部分珍貴名人字畫捐贈(zèng)給漯河市檔案館。在捐贈(zèng)方式上，與頓教授簽訂了捐贈(zèng)協(xié)議書，明確了雙方應(yīng)履行的責(zé)任和義務(wù)，并到漯河市公證處進(jìn)行了公證，此舉在漯河歷史上尚屬首例。為此，舉行了隆重的捐贈(zèng)儀式，并抓住這一機(jī)會(huì)，在《中國檔案報(bào)》、《中國檔案》、《檔案管理》、《漯河內(nèi)陸特區(qū)報(bào)》、《漯河電視報(bào)》、漯河市有線電視臺(tái)等新聞媒體相繼對(duì)頓教授的事跡進(jìn)行了全方位的宣傳報(bào)道，從而擴(kuò)大了影響，為社會(huì)各界和公民向檔案館捐贈(zèng)珍貴檔案資料確立了良好的導(dǎo)向。原市政協(xié)副主席、著名教育家周祖訓(xùn)在生前也將珍藏的圖書、資料書畫2837冊(cè)（幅）及294人的書信檔案1644封捐贈(zèng)給漯河市檔案館。二是豐富了照片檔案內(nèi)容，改善了館藏結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大了檔案館的知名度。通過拍攝工作的主動(dòng)參與，真實(shí)地定格了漯河的歷史瞬間，記錄了國家、省、市級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在漯河工作、活動(dòng)的詳細(xì)情況。特別是近年來，漯河市的改革和發(fā)展取得令人矚目的工作績(jī)效，引起了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，來漯河視察、指導(dǎo)的中央和省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)越來越多，活動(dòng)的規(guī)格和要求也越來越高。市檔案館主動(dòng)適應(yīng)這一形勢(shì)的變化，認(rèn)真搞好拍攝和服務(wù)，受到市領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和一致好評(píng)。一次，一位中央領(lǐng)導(dǎo)來漯河視察時(shí)，沒有安排漯河記者采訪，為了使這一活動(dòng)的情況得以真實(shí)留存，市委秘書長(zhǎng)多次向省委請(qǐng)示，最后，將省新聞?dòng)浾邠Q下一位，讓市檔案館負(fù)責(zé)拍攝的同志參加了這次拍攝活動(dòng)。由此可見市領(lǐng)導(dǎo)對(duì)照片拍攝工作的重視，也反映了市檔案館在照片拍攝方面所取得的不菲成績(jī)和良好的社會(huì)認(rèn)知程度。 2002年始，市財(cái)政已將5萬元拍攝經(jīng)費(fèi)納入年度財(cái)政預(yù)算，專門用于照片檔案的拍攝。僅2006年，添置照片檔案設(shè)備      萬元。三是防非典等特種檔案接收進(jìn)館。防治非典工作開展以來，市、縣（區(qū)）史志檔案局按照省非典防治領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室、省檔案局《關(guān)于做好防治非典型肺炎工作文件材料收集歸檔工作的通知》精神，及早著手，提前介入，采取有效措施，確保防治非典文件材料的完整與安全。先后多次派出業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，主動(dòng)上門服務(wù)，跟蹤指導(dǎo)防治非典指揮部及其成員單位及時(shí)收集、整理防治非典時(shí)期形成的文件材料，并將防治非典材料的收集、整理工作納入檔案執(zhí)法檢查內(nèi)容，重點(diǎn)指導(dǎo)檢查。防治非典工作中形成的文件材料全部移交市檔案館； 
  （二）服務(wù)方式多樣，為全市中心工作服務(wù)效果顯著。一是編研成果豐碩。我們利用館藏，大力開展檔案史料的編輯和研究，先后編輯出版了《漯河市大事記》、《漯河內(nèi)陸特區(qū)風(fēng)采錄》、《漯河市志》、《漯河年鑒》、《中國共產(chǎn)黨漯河歷史紀(jì)事》、《共鑄輝煌——漯河市改革開放先進(jìn)模范人物紀(jì)事》、《館藏珍品薈萃》等，以此宣傳漯河改革開放所取得的巨大成就，宣傳漯河各條戰(zhàn)線涌現(xiàn)出來的先進(jìn)模范人物，二是檔案工作在對(duì)外宣傳、招商引資及精神文明建設(shè)等方面發(fā)揮了重要作用。2002年6月，漯河市第四次黨代會(huì)即將召開之際，市檔案館又及時(shí)修訂完善了《漯河市黨代會(huì)簡(jiǎn)介》（1955—1998），送至市領(lǐng)導(dǎo)及大會(huì)籌備組，供領(lǐng)導(dǎo)了解漯河市歷次黨代會(huì)情況。三是積極提供照片，為市里的中心工作服務(wù)。2001年，為慶祝建黨80周年，我們?yōu)槭形M織部、市委統(tǒng)戰(zhàn)部提供大量照片，先后出版了畫冊(cè)《崛起的希望》、《漯河統(tǒng)戰(zhàn)名人》等。1999年，漯河市準(zhǔn)備參加河南省舉辦的《建國五十周年成就展》，我們及時(shí)提供館藏照片，使漯河市得以順利參展，所提供的照片反映了漯河市改革開放以來的建設(shè)成就，藝術(shù)視角獨(dú)特，內(nèi)容豐富。其中一幅《漯河新貌》大長(zhǎng)片獲一等獎(jiǎng)。四是檔案展覽效果顯著。1999 年9月，為迎接國慶50周年和漯河市建市51周年，我們與市文聯(lián)、市城建委等單位聯(lián)合舉辦《周懷——漯河城市風(fēng)光攝影展》，充分利用照片這一最直觀的形式，激發(fā)漯河人民熱愛家鄉(xiāng)的美好情感。共展出作品86幅，全面反映了漯河市的人情風(fēng)貌、自然景觀。這次影展先后在市區(qū)三個(gè)地方展出，參觀人數(shù)達(dá)萬余人，取得了意想不到的宣傳效果。五是我們積極利用館藏檔案信息資源，為漯河市對(duì)外宣傳工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。2001年，漯河市在香港《大公報(bào)》上發(fā)表漯河專版，缺少一幅壓題照片——《漯河鳥瞰圖》，正在市領(lǐng)導(dǎo)為此事犯愁時(shí)，我們及時(shí)提供了市檔案館拍攝的《漯河新貌》，為市里的對(duì)外宣傳解決了難題。 《漯河內(nèi)陸特區(qū)報(bào)》、《中國河南》、《河南日?qǐng)?bào)》、《中國檔案報(bào)》等報(bào)刊雜志也刊登了我們提供的多幅照片，較好地宣傳了漯河。此外，我們注意利用重要客人視察漯河的機(jī)會(huì)，大力宣傳漯河取得的成就。在重要客人離開漯河前，我們連夜將照片趕制成精美紀(jì)念冊(cè)，請(qǐng)市領(lǐng)導(dǎo)代表漯河作為禮物贈(zèng)送給客人，加深了客人對(duì)漯河的印象，起到了宣傳漯河的良好效果，并為檔案部門贏得了良好的聲譽(yù)。檔案部門主動(dòng)超前的服務(wù)意識(shí)和優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)效果，加深了領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)和了解，提高了對(duì)檔案工作的重視和支持程度。漯河市委、市政府的主要領(lǐng)導(dǎo)多次稱贊市檔案館用小照片作出了大文章。六是檔案咨詢服務(wù)初見成效。我們注冊(cè)成立了市檔案咨詢服務(wù)中心，開展檔案干部培訓(xùn)、檔案整理、檔案用品經(jīng)銷、檔案管理軟件推廣、打印復(fù)印等多項(xiàng)業(yè)務(wù)，取得了較好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
（三）拓寬了檔案服務(wù)渠道，良好的服務(wù)形象得以確立。漯河市檔案館先后獲得市文明委頒發(fā)的“文明示范窗口”、市婦聯(lián)頒發(fā)的“巾幗文明示范崗”稱號(hào)，良好的服務(wù)形象得以確立。一是服務(wù)場(chǎng)所環(huán)境優(yōu)美。二是服務(wù)作風(fēng)得到廣泛好評(píng)。特別是今年4月份以來，漯河市檔案館黨支部結(jié)合開展保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)，在服務(wù)窗口實(shí)行黨員掛牌上崗制度，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，接受利用者監(jiān)督，獲得社會(huì)各界的廣泛好評(píng)。三是服務(wù)質(zhì)量和水平明顯提高。通過一系列的措施，檔案館無論是服務(wù)質(zhì)量還是水平都上了一個(gè)新的臺(tái)階。
（四）檔案信息化建設(shè)初見成效，檔案服務(wù)效率有所提高。漯河市檔案館積極開展檔案信息化建設(shè)研究，通過開展計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案館中的實(shí)際應(yīng)用課題研究，加深了認(rèn)識(shí)，該課題研究成果獲“河南省檔案科技進(jìn)步成果獎(jiǎng)一等獎(jiǎng)”，《檔案掃描、刻錄、檢索實(shí)踐探索》在省檔案學(xué)會(huì)檔案現(xiàn)代化管理學(xué)術(shù)研討會(huì)上交流。《圖像掃描技術(shù)的局限性》獲省第五次檔案學(xué)優(yōu)秀成果二等獎(jiǎng)。《檔案信息化納入社會(huì)信息化建設(shè)的思考》在中國檔案學(xué)會(huì)學(xué)術(shù)交流會(huì)上交流；初步建立起檔案數(shù)據(jù)庫，包括兩個(gè)方面內(nèi)容：全文檔案數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫。全文數(shù)據(jù)庫主要是對(duì)館藏重點(diǎn)檔案全文進(jìn)行數(shù)字化處理，并把檔案全文信息輸入數(shù)據(jù)庫，通過檢索直接查找到所需的全部檔案信息。全文數(shù)據(jù)庫中建立了全文文本數(shù)據(jù)庫和全文圖像數(shù)據(jù)庫，通過鍵盤或圖像采集設(shè)備將檔案的內(nèi)容錄入數(shù)據(jù)庫，目前，共掃描錄入檔案十幾萬頁，刻錄光盤60多盤。目錄數(shù)據(jù)庫則把館藏重點(diǎn)檔案的案卷目錄、卷內(nèi)目錄輸入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)案卷目錄的自動(dòng)化管理，以提高案卷目錄管理質(zhì)量、檢索速度和查準(zhǔn)率。另外，還將市委、市政府等重點(diǎn)全宗的著錄卡片內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)，建立了機(jī)檢系統(tǒng)，提高了為社會(huì)提供檔案服務(wù)的效率。
近年，漯河市史志檔案局、檔案館雖然在創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制方面作了一些有益的嘗試，但距離社會(huì)對(duì)檔案信息資源的利用需求還存在很大的差距。在當(dāng)前新形勢(shì)下，要努力探索、創(chuàng)新適應(yīng)社會(huì)需求的新的檔案工作服務(wù)機(jī)制，尤其是要緊緊圍繞市委、市政府中心工作搞好檔案服務(wù)，取得更加明顯的服務(wù)成效。