檔案行政執法程序可分為簡易程序和一般程序兩種。檔案行政管理部門在檔案行政執法過程中遇到的較大難題是不知道如何具體操作，本文將對檔案行政執法程序進行論述，并舉例加以模擬操作。
一、檔案行政執法簡易程序
檔案行政執法簡易程序是對違法事實確鑿、處罰較輕的檔案違法行為，由檔案行政執法人員當場給予處罰的程序。主要適用于違法事實清楚，情節簡單，危害輕微，證據確鑿，處罰較輕的違法行為?！缎姓幜P法》規定：“違法事實確鑿并有法定依據，對公民處以五十元以下、對法人或其他組織處以一千元以下罰款或者警告的行政處罰的，可以當場作出行政處罰決定?！碑攬鎏幜P步驟為：
（一）查明違法事實?！缎姓幜P法》第三十條規定：“公民、法人或者其他組織違反行政管理秩序的行為，依法應當給予行政處罰的，行政機關必須查明事實；違法事實不清的，不得給予行政處罰?！边@一規定不僅對檔案行政處罰普通程序適用，對行政處罰簡易程序也適用。適用簡易程序給予當事人行政處罰，必須查清檔案違法事實。檔案違法事實主要包括：違法行為發生的時間 、地點，違法行為發生的原因、過程、性質、造成的危害后果及當事人的姓名、年齡、工作單位、有關證件等詳細情況。
（二）表明身份。檔案行政執法人員應向當事人表明身份，如出示證件。執法身份證件是執法人員身份的證明，也是執法人員具有執法權的證明。檔案行政執法人員在執法時一定要出示具有執罰權的執法身份證件。
（三）向當事人告知有關情況。檔案行政機關在作出行政處罰決定前，要告知當事人有關情況。一是告知作出檔案行政處罰決定的事實，即告知當事人有哪些違法行為；二是告知當事人檔案行政處罰決定的理由，即為什么要給予檔案行政處罰；三是告知當事人檔案行政處罰決定的依據，即作出檔案行政處罰決定依據的某個法律、法規、規章及其條款；四是告知當事人依法享有的權利。當事人有以下權利：有權陳述和申辯，有權提出事實、理由和證據，對當場作出的行政處罰決定不服，有權依法申請行政復議和提起行政訴訟，在邊遠、水上、交通不便地區，當事人向指定的銀行繳納罰款確有困難的，有權提出當場繳納罰款等。
（四）聽取并復核當事人的意見。在當場作出行政處罰決定前，執法人員必須聽取當事人的意見，如果當事人提出了事實、理由和證據，執法人員應當當場復核。經過復核，當事人提出的事實、理由或者證據成立的，執法人員應當采納；若當事人提出的事實、理由或者證據不成立，應當說服當事人正確認識自己的違法行為，并根據具體情況進行處罰；如果執法人員當場不能核實，需要進一步調查取證的，或者經執法人員解釋，當事人仍有疑義的，則不應再適用簡易程序。
（五）決定并填寫《當場處罰決定書》。檔案行政執法人員查明違法事實后，應根據法定的處罰種類和罰款幅度，作出行政處罰決定。在作出行政處罰決定時應注意：一是當事人是否具備法定責任年齡，即是否年滿14周歲，若不滿14周歲，則不能給予行政處罰，如果當事人的年齡難以確定，一般不應給予當場處罰；二是注意是否具備法定責任能力，即當事人精神是否正常，如果精神上有問題，一般不應給予當場處罰；三是注意有無法定的從輕、減輕或者不予處罰的情節。
當場作出檔案行政處罰決定后，應當當場填寫預定格式和編有號碼的《當場處罰決定書》交給當事人。一是被處罰人的違法行為，即經過檔案行政執法人員調查了解后認定的違法行為；二是行政處罰的依據，即作出處罰決定所依據法律規范的具體條款；三是行政處罰的種類或者罰款數額，即如果適用的是警告處罰，則填寫警告，如果適用的是罰款處罰，應填寫罰款的具體數額；四是作出行政處罰決定的時間和地點。一般是違法行為發生的時間和地點；五是行政機關名稱，即作出當場處罰決定的執法人員所在的行政機關名稱；六是執法人員的簽名或蓋章。填寫后要注意：一是將《當場處罰決定書》當場交付當事人。二是被處罰人應在存根或副聯上簽名或者蓋章。
（六）向所屬行政機關備案。檔案行政執法人員當場作出的行政處罰決定必須填寫《查處違反檔案法規案件備案登記表》報上一級檔案行政管理部門備案。備案的主要內容包括：被處罰人的姓名、工作單位、違法行為、行政處罰種類或者罰款數額、處罰的時間、地點、及執法人員的姓名等 。
二、檔案行政執法一般程序
檔案行政執法一般程序適用于對公民處以五十元以上對法人或其他組織處以一千元以上的罰款、沒收違法所得等較為嚴重的檔案行政處罰。以漯河市××公司丟失張××檔案為例，分步驟加以論述。
違法單位：漯河市××公司
法定代表人：李××
分管檔案工作領導：劉 ××
檔案管理人員：王××
報訴人：張××
案件承辦部門：漯河市史志檔案局檔案科
承辦人：張艷艷 周燕
（一）受理立案。立案是檔案行政管理部門發現公民、法人或者其他組織有檔案違法行為或者有違法嫌疑時，決定行政案件是否成立并進行調查處理的活動。立案是檔案行政處罰普通程序的開始，其目的是通過對所獲材料的審查，發現違法事實，追究違法行為，在檔案行政執法中，發現管理相對人有違法事實或接到公民、法人或其他組織的控告、檢舉、申訴后，應當登記，填寫《舉報記錄》（見表一），依照有關立案條件進行審查，作出立案或不予立案的初步意見，并依照有關程序報批。有三種情況：一是不予立案。對經審查不符合立案查處標準的投訴，檔案行政機關應及時制作《不予立案通知書》，并告知投訴人理由；二是檔案行政違法案件移送。經審查，發現不屬于本機關處理的，應向投訴人說明，并制作移送《檔案行政違法案件移送函》，將案件移送有管轄權的機關，同時將舉報信或者受理筆錄一并移送。三是立案。經審查，認為按照案件管轄規定屬于自己管轄的，并且違法的管理相對人明確，經審查或初步調查，檔案違法事實確實存在，依照法律法規規定，應當追究行政法律責任的，制作《立案審批表》或《立案報告表》（見表二），向本機關負責人或上級機關報請立案；對于投訴人口頭投訴的，應制作《受理筆錄》，對經初步調查檔案違法事實存在且正在繼續的，應制發《責令停止違法行為通知書》（見表三）。
（二）檔案行政處罰調查。案件承辦人對當事人是否有違法行為要進行了解、核實并收集證據。調查可以收集任何種類的證據，如書證、物證、證人證言、視聽資料、當事人陳述等；調查也可以采用多種手段和方式，如傳喚、現場勘驗、技術鑒定等。調查時要注意以下幾點：一是表明身份。檔案行政執法人員在調查時應當向當事人或者有關人員出示證件。二是調查人員要符合法定人數。調查人員不得少于兩人。三是回避。檔案行政執法人員與當事人有直接利害關系的，應當回避。四是制作《調查詢問筆錄》（見表四）。調查人員要根據案情的需要，在調查前擬定調查提綱，有目的、有重點地提問和記錄。認真記錄與案件有關的事實和答話，特別是有關事實的時間、地點、內容等關鍵性問題和重要情節，應細問詳記。要準確如實地記述原話或中心意思，答問之間過程或與案情關系不大的枝節問題略記或不記；記明所陳述情況的證據；記述內容應根據不同案件、不同對象及要調查的不同問題，有所側重。筆錄要經本人訂正。筆錄記完后，應交被調查人閱讀或讀給他聽，反復核對。如發現錯記漏記的，均應改正和補正，最后由被調查人簽名蓋章，并由調查人簽注“筆錄經本人閱（聽）后，記錄無誤”字樣，被調查人拒絕簽名或蓋章的，應當在筆錄上注明。筆錄要寫 明應注意事項。寫明對被調查人所陳述情況可靠性的意見，調查人簽名蓋章，注明日期。
調查結束后，調查部門要填寫《檔案行政處罰案情調查終結報告》，（見表五），寫清調查事實，爭議要點及證據，作出基本處理意見。然后填寫《檔案行政處罰案件處理意見呈報表》（見表六），交行政負責人審批。
行政處理意見作出后，檔案行政管理部門要以書面形式告知當事人，填寫《行政處罰告知書》（見表七），寫明被處罰人的情況，違法事實及擬處罰內容及當事人的權利和義務。告知是作出檔案行政處罰之前的法定程序，如果有充足的法定理由不能告知，必須在行政處罰決定書中注明。《行政處罰告知書》送達后，要填寫《送達回證》（見表八）（以下有需送達的文書，其填寫可參考此項內容）。
檔案行政管理部門送達行政處罰告知書后，當事人有權在告知書規定的期限內提出陳述與申辯。對當事人的陳述與申辯，承辦人應認真聽取，并做好《陳述與申辯筆錄》（見表九）。
（三）聽證。聽證是檔案行政處罰機關在作出行政處罰決定前，依法由非本案調查人員主持，聽取當事人對行政處罰決定的事實、理由、依據及結果的申辯和質證程序。在適用簡易程序處罰時無須經過聽證程序。但也不是所有的適用一般程序的行政處罰都要經過聽證程序。根據《行政處罰法》第四十二條規定：“行政機關作出責令停產停業、吊銷許可證或者執照、較大數額罰款等行政處罰決定之前，應當告知當事人有要求舉行聽證的權利；當事人要求聽證的，行政機關應當組織聽證?！钡侨绻斒氯朔艞壟e行聽證的請求，行政處罰機關也可以不組織聽證。
如果當事人要求聽證，檔案行政管理部門要組織聽證，聽證參加人員有：一是主持人，是檔案行政處罰機關的非本案調查人員，主持人負責組織聽證活動；二是調查人員。在聽證中調查人員要提出當事人違法的事實、證據和行政處罰建議；三是當事人。當事人在聽證中要對行政處罰的事實、依據、處罰建議等提出申辯和質證。
聽證之前，檔案行政管理部門應當確定聽證主持人。聽證主持人應當查閱案件，了解案件的基本程序，掌握調查人員與當事人爭議的焦點。聽證主持人還要審查案件是否涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私，以便決定是否公開聽證；檔案行政管理部門在聽證舉行前七日要填寫《聽證通知書》（見表十）通知當事人，有代理人的也應當通知代理人。通知中應寫明聽證的時間、地點，以便當事人在規定的時間內到達指定地點參加聽證；聽證在主持人主持下、在調查人員和當事人、代理人參加下進行。聽證首先由調查人員提出當事人違法的事實、證據和行政處罰建議，然后由當事人就調查人員提出的違法事實、證據和行政處罰建議進行申辯和質證。聽證主持人應當就聽證制作《檔案行政處罰案件聽證會筆錄》（見表十一）。筆錄應當由當事人審核無誤后簽字或者蓋章。
（四）作出處罰決定。檔案行政管理部門在調查終結的基礎上，根據案件的不同情況，要依法作出不同處理決定。對確應受行政處罰的違法行為，根據情節輕重及具體情況，作出行政處罰決定；違法行為輕微，依法可以不予行政處罰的，不予行政處罰；違法事實不能成立的，不得給予處罰；違法行為已構成犯罪的，應當移送司法機關。
檔案行政執法人員查清違法案件事實、收集有關證據后，認為有必要對違法行為人給予行政處罰的，要填寫《行政處罰審批表》（見表十二），并與全部材料一起轉送復核機構或分管人員。
檔案行政管理部門依照法律規定應當給予當事人行政處罰的，要制作《行政處罰決定書》（見表十三），行政處罰決定是檔案行政管理部門依法對有行政違法行為的公民、法人和其他組織給予行政處罰的權威性決定，行政處罰決定要以書面形式作出，制作行政處罰通知書。一般自立案之日起兩個月內作出。行政處罰決定書要載明當事人的的姓名或者名稱、地址，違反法律、法規或者規章的事實和證據，行政處罰的種類和依據，行政處罰的履行方式和期限，救濟途徑和期限及檔案行政處罰機關的名稱和決定日期。行政處罰決定書要在宣告后當場交付當事人；當事人不在場的，檔案行政管理部門應在七日內將行政處罰決定書送達當事人，送達分直接送達、留置送達、委托送達、郵寄送達、轉交送達、公告送達。除公告送達外，其他送達方式都需要出示《送達回證》。
（五）執行。檔案行政處罰的執行是指公民、法人或者其他組織應當履行被行政處罰決定科以的義務，自動履行或國家機關依法采取強制執行措施，迫使其履行義務的行為。在執行過程中，要注意以下原則：一是不停止原則。規定當事人對行政處罰決定不服申請行政復議或提起行政訴訟，除法律另規定外，行政處罰不停止執行。二是實行罰款決定與收繳分離原則。《行政處罰法》規定，決定罰款的機關與收繳罰款的機關分離。除當場收繳罰款以外，檔案行政管理部門及其執法人員不得自行收繳罰款。當事人應當自收到行政處罰決定書之日起15日內，到指定的銀行繳納罰款。三是當場收繳的要求?！缎姓幜P法》嚴格限制了適用范圍，有兩種情況。一是罰款數在20元以下，或不當場收繳事后難以執行的；二是在邊遠、水上交通不便地區，檔案行政管理部門及其執法人員依法作出罰款決定后，當事人向指定銀行繳納罰款確有困難，經當事人提出，檔案行政管理部門及其執法人員可以當場收繳罰款。當場收繳罰款要出具罰款收據，檔案行政執法人員應在二日內將罰款交檔案行政管理部門，檔案行政管理部門在二日內交指定銀行。
行政處罰的一般執行程序：
1、調查立案。在處罰決定指定履行的期限屆滿時，檔案行政管理部門應對當事人是否履行處罰決定等有關情況進行調查，并決定是否實施強制執行。調查內容包括：當事人是否確應承擔一定的義務；處罰決定有無違法或不當；當事人不履行義務的原因。如不履行的原因是由于行政處罰決定違法或不當，則不予執行，檔案行政管理部門應主動糾正其違法或不當的處罰決定；如果當事人逾期故意不履行行政處罰決定，檔案行政管理部門可以采取下列措施：一是到期不繳納罰款的，每日按罰款數額的百分之三加處罰款；二是根據法律規定，將查封、扣押的財物拍賣或者將凍結的存款劃撥抵繳罰款；三是申請人民法院強制執行。檔案行政管理部門依法沒有強制執行權，在當事人不履行行政處罰決定時，只能申請人民法院強制執行，提交《檔案行政處罰案件強制執行申請書》（見表十四）、據以執行的行政處罰決定書和其他必須提交的材料。檔案行政管理部門申請執行的期限是自起訴期限屆滿之日起三個月。
2、告誡。檔案行政管理部門在當事人不履行義務而決定強制執行時，要將行政處罰強制執行決定告知當事人。以書面形式，如《送達通知》、張帖公告等，告誡的目的是為了讓當事人進一步知道如不履行處罰決定的不利后果，促使其自覺履行義務，未經告誡，不得實施行政處罰強制措施。
3、執行。由人民法院具體操作。
案件結束后，檔案行政管理部門要及時填寫《結案報告表》（見表十五）、《查處違反檔案法規案件備案登記表》（表十六），報上一級檔案行政管理部門備案。
一、檔案行政執法簡易程序
檔案行政執法簡易程序是對違法事實確鑿、處罰較輕的檔案違法行為，由檔案行政執法人員當場給予處罰的程序。主要適用于違法事實清楚，情節簡單，危害輕微，證據確鑿，處罰較輕的違法行為?！缎姓幜P法》規定：“違法事實確鑿并有法定依據，對公民處以五十元以下、對法人或其他組織處以一千元以下罰款或者警告的行政處罰的，可以當場作出行政處罰決定?！碑攬鎏幜P步驟為：
（一）查明違法事實?！缎姓幜P法》第三十條規定：“公民、法人或者其他組織違反行政管理秩序的行為，依法應當給予行政處罰的，行政機關必須查明事實；違法事實不清的，不得給予行政處罰?！边@一規定不僅對檔案行政處罰普通程序適用，對行政處罰簡易程序也適用。適用簡易程序給予當事人行政處罰，必須查清檔案違法事實。檔案違法事實主要包括：違法行為發生的時間 、地點，違法行為發生的原因、過程、性質、造成的危害后果及當事人的姓名、年齡、工作單位、有關證件等詳細情況。
（二）表明身份。檔案行政執法人員應向當事人表明身份，如出示證件。執法身份證件是執法人員身份的證明，也是執法人員具有執法權的證明。檔案行政執法人員在執法時一定要出示具有執罰權的執法身份證件。
（三）向當事人告知有關情況。檔案行政機關在作出行政處罰決定前，要告知當事人有關情況。一是告知作出檔案行政處罰決定的事實，即告知當事人有哪些違法行為；二是告知當事人檔案行政處罰決定的理由，即為什么要給予檔案行政處罰；三是告知當事人檔案行政處罰決定的依據，即作出檔案行政處罰決定依據的某個法律、法規、規章及其條款；四是告知當事人依法享有的權利。當事人有以下權利：有權陳述和申辯，有權提出事實、理由和證據，對當場作出的行政處罰決定不服，有權依法申請行政復議和提起行政訴訟，在邊遠、水上、交通不便地區，當事人向指定的銀行繳納罰款確有困難的，有權提出當場繳納罰款等。
（四）聽取并復核當事人的意見。在當場作出行政處罰決定前，執法人員必須聽取當事人的意見，如果當事人提出了事實、理由和證據，執法人員應當當場復核。經過復核，當事人提出的事實、理由或者證據成立的，執法人員應當采納；若當事人提出的事實、理由或者證據不成立，應當說服當事人正確認識自己的違法行為，并根據具體情況進行處罰；如果執法人員當場不能核實，需要進一步調查取證的，或者經執法人員解釋，當事人仍有疑義的，則不應再適用簡易程序。
（五）決定并填寫《當場處罰決定書》。檔案行政執法人員查明違法事實后，應根據法定的處罰種類和罰款幅度，作出行政處罰決定。在作出行政處罰決定時應注意：一是當事人是否具備法定責任年齡，即是否年滿14周歲，若不滿14周歲，則不能給予行政處罰，如果當事人的年齡難以確定，一般不應給予當場處罰；二是注意是否具備法定責任能力，即當事人精神是否正常，如果精神上有問題，一般不應給予當場處罰；三是注意有無法定的從輕、減輕或者不予處罰的情節。
當場作出檔案行政處罰決定后，應當當場填寫預定格式和編有號碼的《當場處罰決定書》交給當事人。一是被處罰人的違法行為，即經過檔案行政執法人員調查了解后認定的違法行為；二是行政處罰的依據，即作出處罰決定所依據法律規范的具體條款；三是行政處罰的種類或者罰款數額，即如果適用的是警告處罰，則填寫警告，如果適用的是罰款處罰，應填寫罰款的具體數額；四是作出行政處罰決定的時間和地點。一般是違法行為發生的時間和地點；五是行政機關名稱，即作出當場處罰決定的執法人員所在的行政機關名稱；六是執法人員的簽名或蓋章。填寫后要注意：一是將《當場處罰決定書》當場交付當事人。二是被處罰人應在存根或副聯上簽名或者蓋章。
（六）向所屬行政機關備案。檔案行政執法人員當場作出的行政處罰決定必須填寫《查處違反檔案法規案件備案登記表》報上一級檔案行政管理部門備案。備案的主要內容包括：被處罰人的姓名、工作單位、違法行為、行政處罰種類或者罰款數額、處罰的時間、地點、及執法人員的姓名等 。
二、檔案行政執法一般程序
檔案行政執法一般程序適用于對公民處以五十元以上對法人或其他組織處以一千元以上的罰款、沒收違法所得等較為嚴重的檔案行政處罰。以漯河市××公司丟失張××檔案為例，分步驟加以論述。
違法單位：漯河市××公司
法定代表人：李××
分管檔案工作領導：劉 ××
檔案管理人員：王××
報訴人：張××
案件承辦部門：漯河市史志檔案局檔案科
承辦人：張艷艷 周燕
（一）受理立案。立案是檔案行政管理部門發現公民、法人或者其他組織有檔案違法行為或者有違法嫌疑時，決定行政案件是否成立并進行調查處理的活動。立案是檔案行政處罰普通程序的開始，其目的是通過對所獲材料的審查，發現違法事實，追究違法行為，在檔案行政執法中，發現管理相對人有違法事實或接到公民、法人或其他組織的控告、檢舉、申訴后，應當登記，填寫《舉報記錄》（見表一），依照有關立案條件進行審查，作出立案或不予立案的初步意見，并依照有關程序報批。有三種情況：一是不予立案。對經審查不符合立案查處標準的投訴，檔案行政機關應及時制作《不予立案通知書》，并告知投訴人理由；二是檔案行政違法案件移送。經審查，發現不屬于本機關處理的，應向投訴人說明，并制作移送《檔案行政違法案件移送函》，將案件移送有管轄權的機關，同時將舉報信或者受理筆錄一并移送。三是立案。經審查，認為按照案件管轄規定屬于自己管轄的，并且違法的管理相對人明確，經審查或初步調查，檔案違法事實確實存在，依照法律法規規定，應當追究行政法律責任的，制作《立案審批表》或《立案報告表》（見表二），向本機關負責人或上級機關報請立案；對于投訴人口頭投訴的，應制作《受理筆錄》，對經初步調查檔案違法事實存在且正在繼續的，應制發《責令停止違法行為通知書》（見表三）。
（二）檔案行政處罰調查。案件承辦人對當事人是否有違法行為要進行了解、核實并收集證據。調查可以收集任何種類的證據，如書證、物證、證人證言、視聽資料、當事人陳述等；調查也可以采用多種手段和方式，如傳喚、現場勘驗、技術鑒定等。調查時要注意以下幾點：一是表明身份。檔案行政執法人員在調查時應當向當事人或者有關人員出示證件。二是調查人員要符合法定人數。調查人員不得少于兩人。三是回避。檔案行政執法人員與當事人有直接利害關系的，應當回避。四是制作《調查詢問筆錄》（見表四）。調查人員要根據案情的需要，在調查前擬定調查提綱，有目的、有重點地提問和記錄。認真記錄與案件有關的事實和答話，特別是有關事實的時間、地點、內容等關鍵性問題和重要情節，應細問詳記。要準確如實地記述原話或中心意思，答問之間過程或與案情關系不大的枝節問題略記或不記；記明所陳述情況的證據；記述內容應根據不同案件、不同對象及要調查的不同問題，有所側重。筆錄要經本人訂正。筆錄記完后，應交被調查人閱讀或讀給他聽，反復核對。如發現錯記漏記的，均應改正和補正，最后由被調查人簽名蓋章，并由調查人簽注“筆錄經本人閱（聽）后，記錄無誤”字樣，被調查人拒絕簽名或蓋章的，應當在筆錄上注明。筆錄要寫 明應注意事項。寫明對被調查人所陳述情況可靠性的意見，調查人簽名蓋章，注明日期。
調查結束后，調查部門要填寫《檔案行政處罰案情調查終結報告》，（見表五），寫清調查事實，爭議要點及證據，作出基本處理意見。然后填寫《檔案行政處罰案件處理意見呈報表》（見表六），交行政負責人審批。
行政處理意見作出后，檔案行政管理部門要以書面形式告知當事人，填寫《行政處罰告知書》（見表七），寫明被處罰人的情況，違法事實及擬處罰內容及當事人的權利和義務。告知是作出檔案行政處罰之前的法定程序，如果有充足的法定理由不能告知，必須在行政處罰決定書中注明。《行政處罰告知書》送達后，要填寫《送達回證》（見表八）（以下有需送達的文書，其填寫可參考此項內容）。
檔案行政管理部門送達行政處罰告知書后，當事人有權在告知書規定的期限內提出陳述與申辯。對當事人的陳述與申辯，承辦人應認真聽取，并做好《陳述與申辯筆錄》（見表九）。
（三）聽證。聽證是檔案行政處罰機關在作出行政處罰決定前，依法由非本案調查人員主持，聽取當事人對行政處罰決定的事實、理由、依據及結果的申辯和質證程序。在適用簡易程序處罰時無須經過聽證程序。但也不是所有的適用一般程序的行政處罰都要經過聽證程序。根據《行政處罰法》第四十二條規定：“行政機關作出責令停產停業、吊銷許可證或者執照、較大數額罰款等行政處罰決定之前，應當告知當事人有要求舉行聽證的權利；當事人要求聽證的，行政機關應當組織聽證?！钡侨绻斒氯朔艞壟e行聽證的請求，行政處罰機關也可以不組織聽證。
如果當事人要求聽證，檔案行政管理部門要組織聽證，聽證參加人員有：一是主持人，是檔案行政處罰機關的非本案調查人員，主持人負責組織聽證活動；二是調查人員。在聽證中調查人員要提出當事人違法的事實、證據和行政處罰建議；三是當事人。當事人在聽證中要對行政處罰的事實、依據、處罰建議等提出申辯和質證。
聽證之前，檔案行政管理部門應當確定聽證主持人。聽證主持人應當查閱案件，了解案件的基本程序，掌握調查人員與當事人爭議的焦點。聽證主持人還要審查案件是否涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私，以便決定是否公開聽證；檔案行政管理部門在聽證舉行前七日要填寫《聽證通知書》（見表十）通知當事人，有代理人的也應當通知代理人。通知中應寫明聽證的時間、地點，以便當事人在規定的時間內到達指定地點參加聽證；聽證在主持人主持下、在調查人員和當事人、代理人參加下進行。聽證首先由調查人員提出當事人違法的事實、證據和行政處罰建議，然后由當事人就調查人員提出的違法事實、證據和行政處罰建議進行申辯和質證。聽證主持人應當就聽證制作《檔案行政處罰案件聽證會筆錄》（見表十一）。筆錄應當由當事人審核無誤后簽字或者蓋章。
（四）作出處罰決定。檔案行政管理部門在調查終結的基礎上，根據案件的不同情況，要依法作出不同處理決定。對確應受行政處罰的違法行為，根據情節輕重及具體情況，作出行政處罰決定；違法行為輕微，依法可以不予行政處罰的，不予行政處罰；違法事實不能成立的，不得給予處罰；違法行為已構成犯罪的，應當移送司法機關。
檔案行政執法人員查清違法案件事實、收集有關證據后，認為有必要對違法行為人給予行政處罰的，要填寫《行政處罰審批表》（見表十二），并與全部材料一起轉送復核機構或分管人員。
檔案行政管理部門依照法律規定應當給予當事人行政處罰的，要制作《行政處罰決定書》（見表十三），行政處罰決定是檔案行政管理部門依法對有行政違法行為的公民、法人和其他組織給予行政處罰的權威性決定，行政處罰決定要以書面形式作出，制作行政處罰通知書。一般自立案之日起兩個月內作出。行政處罰決定書要載明當事人的的姓名或者名稱、地址，違反法律、法規或者規章的事實和證據，行政處罰的種類和依據，行政處罰的履行方式和期限，救濟途徑和期限及檔案行政處罰機關的名稱和決定日期。行政處罰決定書要在宣告后當場交付當事人；當事人不在場的，檔案行政管理部門應在七日內將行政處罰決定書送達當事人，送達分直接送達、留置送達、委托送達、郵寄送達、轉交送達、公告送達。除公告送達外，其他送達方式都需要出示《送達回證》。
（五）執行。檔案行政處罰的執行是指公民、法人或者其他組織應當履行被行政處罰決定科以的義務，自動履行或國家機關依法采取強制執行措施，迫使其履行義務的行為。在執行過程中，要注意以下原則：一是不停止原則。規定當事人對行政處罰決定不服申請行政復議或提起行政訴訟，除法律另規定外，行政處罰不停止執行。二是實行罰款決定與收繳分離原則。《行政處罰法》規定，決定罰款的機關與收繳罰款的機關分離。除當場收繳罰款以外，檔案行政管理部門及其執法人員不得自行收繳罰款。當事人應當自收到行政處罰決定書之日起15日內，到指定的銀行繳納罰款。三是當場收繳的要求?！缎姓幜P法》嚴格限制了適用范圍，有兩種情況。一是罰款數在20元以下，或不當場收繳事后難以執行的；二是在邊遠、水上交通不便地區，檔案行政管理部門及其執法人員依法作出罰款決定后，當事人向指定銀行繳納罰款確有困難，經當事人提出，檔案行政管理部門及其執法人員可以當場收繳罰款。當場收繳罰款要出具罰款收據，檔案行政執法人員應在二日內將罰款交檔案行政管理部門，檔案行政管理部門在二日內交指定銀行。
行政處罰的一般執行程序：
1、調查立案。在處罰決定指定履行的期限屆滿時，檔案行政管理部門應對當事人是否履行處罰決定等有關情況進行調查，并決定是否實施強制執行。調查內容包括：當事人是否確應承擔一定的義務；處罰決定有無違法或不當；當事人不履行義務的原因。如不履行的原因是由于行政處罰決定違法或不當，則不予執行，檔案行政管理部門應主動糾正其違法或不當的處罰決定；如果當事人逾期故意不履行行政處罰決定，檔案行政管理部門可以采取下列措施：一是到期不繳納罰款的，每日按罰款數額的百分之三加處罰款；二是根據法律規定，將查封、扣押的財物拍賣或者將凍結的存款劃撥抵繳罰款；三是申請人民法院強制執行。檔案行政管理部門依法沒有強制執行權，在當事人不履行行政處罰決定時，只能申請人民法院強制執行，提交《檔案行政處罰案件強制執行申請書》（見表十四）、據以執行的行政處罰決定書和其他必須提交的材料。檔案行政管理部門申請執行的期限是自起訴期限屆滿之日起三個月。
2、告誡。檔案行政管理部門在當事人不履行義務而決定強制執行時，要將行政處罰強制執行決定告知當事人。以書面形式，如《送達通知》、張帖公告等，告誡的目的是為了讓當事人進一步知道如不履行處罰決定的不利后果，促使其自覺履行義務，未經告誡，不得實施行政處罰強制措施。
3、執行。由人民法院具體操作。
案件結束后，檔案行政管理部門要及時填寫《結案報告表》（見表十五）、《查處違反檔案法規案件備案登記表》（表十六），報上一級檔案行政管理部門備案。
