一、檔案有效監督存在的問題
近年來，在檔案指導時，發現很多單位或重大工作檔案積存不整理移交，究其原因，就是檔案監督不能有效落實，以改革為例，行政事業機構改革、鄉鎮機構改革和企業改制進行了多起，通過發文，領導大會講，都要求搞檔案移交和處置，采取了檔案部門負責監督、聯系點部門督辦、進駐清算小組等措施，這些無疑保證了改革的順利進行，但是檔案監督執行的究竟怎樣呢？遺憾的是盡管工作安排時三令五申地強調，但到具體單位和工作，檔案移交工作卻很不盡人意，大都是不了了之，許多單位沒有按要求和規定辦，而是方案一宣布，人即分流到新的崗位，對原來的工作就撒手不管了，檔案監督成了一紙空文，檔案面臨許多危險因素，給當前各項工作和人民群眾利用檔案帶來了眾多問題。現實檔案監督的有效性值得質疑，筆者針對一些問題做了一些調查，認為目前有以下問題：
問題一：各級負有檔案監督職責機構的領導、主辦人員思想監督意識不強，大多數沒有監督意識，聽之任之，無所作為。
問題二：某些領導存在對檔案整理移交不了解，造成監督重視不夠，認為工作簡單，根本不了解整理前還要廣泛收集、鑒定、分類組卷抄寫、裝訂等一系列重要工作，沒有將檔案納入工作任務進度進行平時和年度考核監督。
問題三：各主管部門平時監督指導不到位，有的不作為自己的職責，根本就不進行監督。
問題四：重大工作和活動主管機關工作不徹底，檔案資料收集整理驗收形同虛設，有的根本就沒有涉及。
問題五：縣級檔案部門監督力量簿弱，縣檔案局(館)大都在8-10名左右，其中負責館內5-6萬卷左右檔案管理業務和行政工作的4人左右，負責近300個鄉以上單位和400個鄉以下立檔單位業務指導的3-5人，監督人員實際只有4人左右，由于改革和重大工作多為突擊行動，時間緊，在短時間內，應付突如其來的眾多撤并改革單位，顯然是力不從心。
問題六：法制監督力度太弱，法規操作性不強。87年前乃至《檔案法》頒布后，對不整理檔案沒有明確的法律和行政責任，致使撤并單位都是多年積存，如果按修改后的《檔案法》進行查處，究竟應追究誰的責任，頒布前的積存不整理算不算違法責任，按《行政處罰法》規定兩年以前的違法行為不予追究，但問題并沒有因此而消失。
問題七：紀律監督部門違紀方究。不整理檔案在上世紀五十年代要停職，甚至開除，但當今人們的意識里已算不上紀律問題了，習以為常，再說紀律條例也沒有處理規定，形成長期的不監督查處，也不愿深究。
二、必然帶來的后果
1、形成惡性循環心理。由于過去沒有有效監督，改革中沒有及時查處違法現象，造成多年積壓，普遍不整理，形成了無緊要關系的無責任心態，這樣必使惡習帶入新單位，造成新的惡性循環心理，逾加使監督難以有效開展。
2、人散收集整理困難。機構方案一宣布，人員立刻分流到新的工作崗位，這樣使個人手中的檔案滯留最終流失，造成整理收集不全很難彌補，多數文書都是把自己管的檔案往柜子一放就不管了，其它不屬文書人員職責的專業單項工作的檔案根本就沒有收集，有的因人散不易收集而擱置。
3、積存檔案無力整理。縣上各級由于平時指導力量薄弱，造成監督荒廢，形成多年積壓，這些積存檔案，大多未規范整理，多是一柜一捆一堆或亂裝一氣。改革是突出行動，時間緊，突擊整理根本無法完成。
4、無財力保障整理。由于改革財務凍結移交，致使整理用的卷皮等必需品開支也無法支付，擱置時間一長，更無機構承擔費用，使整理移交得不到保障，以致無法整理。
5、保管不善面臨危險。改革后，新組建的機構忙于現行工作，而對原來機構的工作視為包袱，致使原有檔案得不到妥善保管，許多檔案面臨著蟲蛀鼠咬、潮濕霉變、被盜、流失等許多不可預見的危險。如遇突發事件，很有可能全面損失，造成歷史斷代。
6、無人整理移交最終結果要造成損失。機構撤并，人走無人承擔整理，移交根本談不上，這樣時間一長，必然造成檔案損失，尤其是電子檔案損失最為嚴重，最終還是檔案事業的損失，也是全縣歷史的損失。
三、思考和對策.
面對如此嚴峻的形勢，怎樣才能改善目前狀況，真正達到有效監督，使檔案不受損失呢？筆者做了一些思考，沒有進行進一步的實踐去證明，只作為學術探討，希望下面所提對策對檔案工作有所幫助。
1、要加大檔案法規宣傳力度，要通過各種媒體、各種會議、各種場合、各種形式、各種載體大力宣傳好檔案法規，盡可能達到廣泛的宣傳效果，提高各級、各單位領導的檔案法制意識，建立單位內部領導自覺的平時自我監督機制，從思想上強化檔案監督意識。要提高廣大文檔干部自覺貫徹法律的能力，建立好個人監督自約機制。
2、要加大檔案貫徹執法力度。一是要明確檔案管理的責任，形成一種危機感，提高全社會的檔案意識；二是要動用各種輿論工具，敢于給違法案件爆光，檔案部門不能怕丟丑而不敢報道，要通過輿論監督，觸醒違法者的檔案意識；三是各級要勤監督、多檢查，對發現和違法現象決不遷就息聲，要堅決查處糾正，做到敢于監督，善于執法，違法必究；四是對多次檢查拒不悔改的，要對原任和接手責任人進行行政和經濟處罰，限期整改。
2、要加強整理業務監督指導。主要是要將檔案整理職責明確規定納入各單位文書或檔案工作職責，在平時經常監督檢查檔案收集、規范整理移交上.縣檔案局要妥善安排部署，采取一切有效手段，突擊指導整理積存檔案，監督指導所有立檔單位，做到上年檔案第二年整理，并形成一種自覺制度；系統主管部門、鄉鎮要對積存檔案大力氣突擊整理，同時，各單位變換文檔干部要上報檔案局備案，應接受縣檔案部門的監督，未將檔案整理并辦理完交接手續的，不得離開原崗位，要防止形成新的檔案積存。
3、要加強檔案監督力量。檔案局要從整合檔案資源的角度出發，一方面按國家人事部、檔案局關于“檔案館局按業務指導量和館藏數量確定編制并配備檔案管理人員”的規定爭取增加監督人員，另一方面從調整專業檔案管理體制來增加館藏量和檔案人員；還有各系統主管部門要配備檔案業務熟練的人，將所屬單位檔案監督工作納入本職業務，經常認真進行監督檢查；各級機關、單位領導要監督好本單位每個內部科室、派出機構、檔案室和專兼職文檔人員以及產生檔案的所有工作人員，切實抓好本單位檔案的綜合管理工作。
4、要全方位實施督查。要將檔案整理移交做為一條紀律，一是人大、政協要經常進行檔案執法情況督查；二是紀律監督部門、司法部門要積極協查，不能聽之任之或損失了才查；三是縣委、政府主管部門要切實抓好改革和重大工作檔案的監督和驗收工作；四是要聯合縣委、政府有關職能部門，進行大規模檔案執法檢查活動，真抓實查，切實履行自己的職責；五是要將每年的檔案工作列入各級、各單位年度工作任務和安全生產責任書，實行考核獎罰督查。同時，還要將已撤并單位檔案的收集移交納入全方位監督范圍，千方百計、最大限度地減少檔案損失。
5、要加強檔案工作的領導。要明確各級各單位分管領導，經常檢查和過問。要列入單位工作計劃，要有長遠目標和短期任務；要建立健全檔案機構，配齊文檔人員；要建立健全檔案整理、保管、移交各項制度；解決好檔案工作所需經費、物資、人力、時間等問題；要發揮好人和的巨大優勢，關心解決好文檔人員切身利益，用多種方法激發他們的工作熱情和動力。
6、要提高檔案干部行政執法能力。首先，應加強檔案執法干部政治敏銳性和歷史責任感的培養，檔案是社會實踐活動的真實記錄和人類文明發展的重要見證，是黨和國家的寶貴財富，一旦損毀，不可再生，要保護好檔案資源， 各級檔案執法干部要站在對歷史、對黨和國家負責的高度。把確保檔案安全當做政治和歷史任務，提高做好檔案執法的敏銳性，樹立執法為黨、執法為政、執法為民的歷史責任感，從思想上建立自覺的執法意識。第二，應加強檔案執法干部執法水平的培養，一是要加強檔案法律知識的培養，要通過舉辦各種形式的培訓班，熟記精解法律條文；二是要培養善于執法、依法行政的自覺能力，要經常組織執法專業人士講法、以案說法、以案執法，從思想上武裝執法的自覺意識；三是要增強執法實際操作的能力，要結合實際工作，經常組織探討基層執法過程中遇到的疑點、難點，并做好司法解釋，使每一項工作都置于法制的環境下；四是要開展多種形式的執法水平質量的競賽活動，提升鍛煉執法人員依法行政的水平和能力；五是要規范執法人員的執法行為能力，要規范執法程序、執法文書、執法語言、執法行為，堅持嚴肅、嚴謹、慎重、快速的執法原則。第三，應增加檔案教育投入，國家正規大專院校應加大檔案專業的招生培養計劃，同時應多辦一些電大、函大、業余大學，擴大檔案專業自學考試范圍，并適時舉辦各種檔案培訓班，各單位應鼓勵文檔人員參加深層次深造，提高檔案干部的專業技術和科學文化水平。
7、要加強法制建設。要進一步建立和完善檔案法制體系，切實做好立法、執法、普法工作。修訂不適應社會主義市場經濟需要的檔案法規、規章，制定與《檔案法》及《檔案法實施辦法》《條例》相配套的、具有可操作性的檔案行政規章和規范性文件。加強檔案行政司法解釋宣傳，抓好檔案法規、規章及標準的貫徹實施，充分發揮法律法規的規范、保障作用和標準的技術引導作用。
