近年來，廣東省委辦公廳認真貫徹落實《電子文件管理暫行辦法》及國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》等要求，按照“統一管理、全程管理、規范標準、便于利用、安全保密”原則，開拓創新、多措并舉，以電子文件管理系統研發部署為突破口，大力推進檔案信息化建設，著力打造廳機關數字檔案室，實現了檔案存儲數字化、管理現代化、利用網絡化。2011年12月，國家檔案局授予廣東省委辦公廳“全國機關檔案規范化管理與電子文件歸檔查詢系統建設示范單位”稱號。

    一、內外合力，不斷創新工作機制

    為適應信息化條件下檔案管理工作的新形勢、新挑戰，在認真研究廳機關檔案信息化現狀和需求的基礎上，辦公廳以“收得進、保得住、用得上、交得出”為目標，整合內部力量，借助高等院校科研隊伍外力，推進電子文件管理系統的研發和應用，提升檔案管理智能化水平。

    (一)健全工作機制。為加強協調，形成合力，辦公廳成立了電子檔案管理開發協調領導小組，統籌推進檔案信息化建設，并組建了由省委辦公廳牽頭負責，省檔案局館配合支持，中山大學資訊管理學院和省委機要局有關技術團隊通力協作的聯合攻關小組落實具體工作，形成了上下聯動、左右銜接的工作格局，增強了工作的主動性、針對性和實效性。

    (二)加強調研論證。為保障檔案信息化建設方案的科學、合理，辦公廳先后赴中辦秘書局和機要局、國家檔案局以及省內有關單位，學習檔案信息化建設的做法和經驗，注意聽取有關方面專家的意見建議，深入分析，科學謀劃，力爭在現有網絡和技術基礎上，尋求安全、實用、高效的電子文件管理系統設計方案。

    (三)開展聯合攻關。廣東省委辦公廳積極與中山大學資訊管理學院合作，推進廣東省科技計劃項目“基于OAIS參考模型的黨政機構電子文件管理系統研發”和“黨政機構電子文件安全保密技術”等應用研究，努力創新黨政機構電子文件管理理念，破解制約電子文件管理系統建設的技術難題，并做好理論成果與實踐應用的轉化，為電子文件管理系統研發儲備相關技術。

    二、多措并舉，著力推進基礎建設

    為保障檔案信息化建設的順利開展和成果的有效運用，廣東省委辦公廳加大投入，完善制度，建設隊伍，不斷夯實檔案信息化基礎。

    (一)完善規章制度。按照檔案管理有關法律法規及信息化建設規劃要求，先后制定了《省委辦公廳機關文書電子檔案歸檔辦法》《電子文件管理系統歸檔操作指南》，修訂了《省委辦公廳檔案工作規范》等16項檔案管理業務制度，明確規定電子文件歸檔的范圍、形式、步驟、要求等，為推進紙質和電子檔案“雙軌制”管理打下了良好基礎。

    (二)推進軟件開發。在充分考慮現有網絡條件和技術儲備的基礎上，參照《文書類電子文件元數據方案》《版式電子文件長期保存格式需求》《基于XML的電子文件封裝規范》等標準，在廣東省電子政務內網應用支撐平臺和安全認證基礎設施上，研發部署電子文件管理系統，有效保障系統的兼容性、增強數據的安全性、突出利用的便捷性、實現格式的通用性。系統部署使用后，注意收集有關意見建議，根據應用中出現的問題和反饋意見，按照國家檔案局新出臺的有關規定，組織力量深入分析、逐項攻關，不斷優化完善系統功能，提升系統的整體效能。

    (三)夯實硬件設施。根據涉密信息系統和涉密信息設備的有關保密管理規定，廣東省委辦公廳將檔案信息化建設納入全廳信息化工作之中統籌考慮，安排專項資金保障必需的硬件設施。配備了電子文件管理服務器、數據庫服務器和磁盤陣列；新增檔案管理系統專用涉密計算機、紙質檔案數字化加工掃描儀、防磁柜等設備，有效保障了檔案信息化的開展。

    (四)加強隊伍建設。廣東省委辦公廳選派業務骨干參加省檔案局館舉辦的檔案信息化管理培訓班，學習信息化建設方面的專業知識和標準規范。建立各局辦處室兼職電子文件檔案員制度，明確分管責任人和兼職檔案員的職責。定期舉辦電子文件管理系統應用培訓班，向全廳干部介紹電子文件管理系統功能，演示電子文件歸檔、查詢、借閱等操作流程，使檔案信息化工作融入各單位的日常工作當中。

    三、整合資源，有效發揮檔案資政功能

    在推動電子文件信息資源的共享和整合利用方面，結合廣東省委辦公廳涉密檔案較多的實際，堅持保密安全與方便使用相結合的原則，在加強電子文件安全管理的同時，積極推動檔案數據建設和網絡化利用。

    (一)豐富檔案數字資源。建立可信網絡運行系統，包括可信的接入終端、可信的連續傳遞、可信的接入邊界、可信的計算機、網絡環境等，確保廣東省委辦公廳電子文件管理系統與辦公自動化應用系統(OA系統)保持技術體系的一致性，實現了系統間的互聯互通，使各業務系統形成的電子文件能夠直接收錄到電子文件管理系統中。2010年以來的電子文件已全部實現在線實時歸檔，及時豐富了檔案數據。同時，組織專門力量對2005年至2009年的2萬余件紙質檔案進行了全文掃描，并加載到系統數據庫之中。

    (二)加強檔案數據管理。廣東省委辦公廳電子文件管理系統集成了檔案收集、著錄、整理、保管、統計、查詢、移交、銷毀、發布等功能，實現了檔案全宗管理、目錄管理和文件級電子文件的全面管理。為了維護電子文件長期保存的真實、完整、有效，廣東省委辦公廳引入標簽封裝和安全認證技術，對封裝在電子文件中的加密信息、時間戳等進行檢驗、核實，并采用身份認證、訪問控制、責任認定等手段，對電子文件的形成、流轉、處理等環節進行全程監控，避免了電子文件在傳輸、存儲過程中被非法篡改、調換。采用雙機熱備技術進行數據存儲，確保數據不因系統故障而丟失，實現電子文件的安全有效管理。

    (三)設計多種查詢方式。廣東省委辦公廳電子文件管理系統設計了綜合查詢、全文檢索和關聯查詢3種檢索方式，以滿足不同的檢索需求，實現電子文件的準確定位和快速調用。經所在處室主要負責同志批準，廳內有關處室的兼職電子文件檔案員可通過電子文件管理系統客戶端，查詢授權范圍內的電子文件資料。此外，還開通了網上借閱服務，檔案借閱人可提交網上申請，經審批授權后，可以查閱相應的電子文件。同時，對兼職檔案員、查詢申請人、電子文件利用人的查詢使用行為提出要求。

    (四)規范查詢使用權限。制定《省委辦公廳電子文件查詢使用管理辦法(試行)》，對電子文件的查詢權限、范圍、選項設置、要求和管理作出規定，要求在保密安全風險可控的前提下，開展電子文件查詢。加強對查詢范圍的限定，根據電子文件的可知悉范圍、內容的重要性和敏感性，在歸檔時設置合適的查詢選項和共享范圍。加強查詢管理，電子文件管理系統自動記錄查詢操作過程，檔案管理部門定期對兼職檔案員查詢電子文件的操作進行審核和督察。

    原載于《中國檔案報》2013年11月18日 總第2535期 第一版