檔案檢索工作

1.1  檔案檢索的含義和一般過程

檔案檢索是對檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作，它是開展檔案信息服務(wù)的必要條件，是開發(fā)檔案信息資源的重要手段。

1. 檔案存儲(chǔ)過程的主要內(nèi)容

（1）著錄標(biāo)引

著錄標(biāo)引是對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析選擇和記錄。

（2）編制檢索工具

2. 查檢階段的主要內(nèi)容

（1）確定查找內(nèi)容

確定查找內(nèi)容根據(jù)用戶的檢索提問，進(jìn)行具體分析，確定利用者所需檔案信息的具體內(nèi)容，形成概念，并將這些概念借助檢索語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索標(biāo)志。

（2）查找

3. 檢索效率

檢索效率通常采用查全率和查準(zhǔn)率兩個(gè)指標(biāo)來衡量和表示。

查全率是指檢索出的相關(guān)檔案與全部相關(guān)檔案的百分比

查準(zhǔn)率是指檢出的相關(guān)檔案與檢出的全部檔案的百分比

1.2  檔案工具的種類

1．館藏性檔案檢索工具

（1）案卷目錄（歸檔文件目錄）

（2）案卷文件目錄（全引目錄）

（3）全宗目錄

2．查檢性檔案檢索工具

（1）分類目錄

分類目錄，是依據(jù)分類表按照分類標(biāo)志以一定次序編排而成的一種檔案目錄。

（2）主題目錄

主題目錄是依據(jù)主題詞表將主題標(biāo)識(shí)以一定次序編排而成的一種檔案檢索工具。

（3）專題目錄

專題目錄是按照特定專題以一定次序編排而成的一種檔案檢索工具。

（4）文號(hào)索引

文號(hào)索引是指明文件編號(hào)及相應(yīng)檔號(hào)以一定次序編排而成的一種檔案檢索工具，它提供了一條按文號(hào)檢索檔案的途徑。

（5）人名目錄

人名目錄是將檔案館（室）所藏檔案材料中涉及的人名及其簡要情況著錄下來，向利用者提供所查人名線索的一種檢索工具。

（6）全宗指南

（7）檔案館指南