全宗指南編制規范

XX市檔案局  征集科
        1 主題內容與適用范圍
        1．1 本標準規定了檔案全宗指南的編制原則、結構和編寫細則。
        1．2 本標準適用于綜合性檔案館，檔案室亦可參照執行。
        2 全宗指南的編制原則
        編制全宗指南應客觀、準確、真實，語言簡練、文字表達清楚。
        3 全宗指南的結構
        全宗指南是向利用者介紹和報道全宗構成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書。由封頁、正文、備注三部分組成。其結構形式如下：
        封頁
        正文 
        a.全宗構成者沿革
        b.全宗內檔案情況簡介
        c.全宗內檔案內容與成份介紹
        備注
        4 封頁項目
        封頁項目包括：全宗指南名稱、時間、全宗號。
        4．1 全宗指南名稱
        4．1．1 全宗指南名稱由全宗構成者的名稱（全稱或通用簡稱）加"全宗指南"構成。例：北京市計劃委員會全宗指南
        4．1．2 中華人民共和國成立前形成的檔案在全宗指南名稱的書寫上應加限定詞。例：
        1．國民政府教育部全宗指南 
        2．民國重慶市政局全宗指南 
        3．國民政府（汪、偽）外交部全宗指南 
        4．禮部（清）全宗指南
        4．1．3 中華人民共和國成立前的個人全宗，在人名后用圓括號注明所屬年代。例：
        1．方（清）全宗指南 
        2．蔣中正（民國）全宗指南 
        3．馮玉祥（民國）全宗指南
        4．2 時間全宗內檔案文件的起止年代，一般采用公元紀年表示，必要時可使用朝年或其它特殊紀年方式表示，亦可以其一為主，另一為輔，為輔者加圓括號書于為主者正下方。例：
        1．1928-1948（民國十七--三十七年） 
        2．光緒三十二年--宣統三年（ 1906--1911）
        4．3 全宗號本全宗指南所對應的全宗的編號。
        5 全宗構成者沿革簡介
        全宗構成者沿革簡介由全宗構成者名稱、時間、主要職能、隸屬關系、全宗構成者主要負責人名錄、內部機構設置及其各歷史階段演變情況等內容組成。
        5．1 全宗構成者的名稱
        5．1．1 全宗構成者的名稱按全稱書寫，通用簡稱書寫在全稱后面的圓括號內。例：中共中央紀律檢查委員會（中紀委）
        5．1．2 全宗構成者所有曾用名稱按時間順序書寫在全宗構成者的沿革中。
        5．2 時間全宗構成者沿革應結合時間撰寫，和下列內容有關的時間應反映在全宗構成者沿革中。
        a.全宗構成者成立、合并、改組、更名和撤銷時間。
        b.全宗構成者內部機構的設置及重要部門的調整、增設、合并、更名、撤銷時間。
        c.全宗構成者上級主管機關變更時間。
        d.其它所有反映全宗構成者重要活動的時間。
        5．3 主要職能
        5．3．1 全宗構成者的性質特征。
        5．3．2 全宗構成者的職權范圍。
        5．3．3 全宗構成者的主要工作與任務。
        5．4 隸屬關系
        5．4．1 全宗構成者和其上級主管機關的組織關系、業務關系。
        5．4．2 全宗構成者和其重要的直屬下級機關的組織關系、業務關系。
        5．4．3 全宗構成者上級主管機關如有變更，應反映在全宗構成者沿革中。
        5．5 全宗構成者負責人名錄全宗構成者正副職負責人姓名、職務、任期時間。
        5．6 全宗構成者內部機構的設置及其各歷史階段演變情況。
        5．6．1 全宗構成者內部一級機構的名稱。
        5．6．2 全宗構成者內部一級機構正職負責人的姓名、職務、任期時間。
        5．6．3 全宗構成者內部一級機構的主要職能。
        5．6．4 全宗構成者內部機構中重要部門的增設、調整、擴大、合并、撤銷情況及內部一級機構在各歷史階段的變化情況。
        5．7 其它
        5．7．1 涉及全宗構成者的重大事件和對全宗構成者產生了重要影響的活動。
        5．7．2 全宗構成者改組和撤銷的原因。
        5．8 個人全宗個人全宗構成者主要介紹其姓名、別名、生卒年月日、籍貫、職務、職稱、主要業績、榮譽稱號及簡歷。
        6 全宗內檔案情況簡介
        6．1 檔案的數量及保管期限
        6．2 檔案的完整程度
        6．3 檔案的利用價值及鑒定情況
        6．4 檢索工具的配置情況
        6．5 檔案的整理情況
        7 全宗內檔案內容與成分介紹
        7．1 檔案內容與成分介紹的方式以文章敘述的形式，按全宗內檔案的實際分類體系結合問題介紹。
        7．1．1 按組織機構介紹：以組織機構分類的檔案全宗，按機構設類目分別介紹。
        7．1．2 按問題介紹：以問題分類的檔案全宗，按檔案內容所反映的問題設類目介紹。
        7．1．3 以其它體系分類的檔案全宗，應根據該全宗分類的特點結合問題分類。
        7．2 檔案內容與成分介紹的一般方法
        7．2．1 檔案內容與成分介紹一般應使用綜合概括的方法介紹。介紹內容包括：
        a.反映全宗構成者基本職能和主要活動方面的檔案。
        b.反映全宗構成者每個階段中心工作或特殊工作所形成的檔案。
        c.涉及具有全國和國際意義的知名人物、歷史事件及具有地方特色和重要科研價值的檔案。d.館藏年代久遠和特殊載體的檔案。
        7．2．2 需要專門說明的檔案按下列方法介紹：
        a．指明該檔案文件的名稱、責任者和文件形成的時間。
        b．列出該檔案文件的檢索要素。
        c．對其檔案文件內容單獨介紹。
        7．2．3 一般性文件介紹不使用引文，特殊性文件介紹如需使用引文應符合下列條件和原則：
        a.引文有助于闡述文件的內容實質。
        b.引用原文時不祥細轉述文件中敘述的事實和事件。
        7．2．4 和全宗構成者活動沒有直接關系的上級文件不做介紹，必要時只做簡要交代。
        7．2．5 控制使用的檔案在內容介紹上應從簡，并在全宗指南封頁上注明"控制使用"字樣。
        7．2．6 檔案內容涉及國家機密應另冊介紹，一般只列題名，不做詳細介紹，并在封頁上注明密級或使用范圍。
        7．3 人物全宗內容與成分介紹人物全宗應按全宗構成者的活動特點，結合全宗內檔案材料的實際情況撰寫，介紹內容包括：
        a.個人的傳記性檔案材料、著作手稿、題詞、日記、回憶錄。
        b.來往信件及公務活動與社會活動中形成的文件。
        c.財產狀況與經濟活動的材料。
        d.家庭親屬與主要社會關系的材料。
        e.圖片、照片、錄音、錄像材料。
        8 備注部分
        8．1 本全宗指南的編制情況。
        8．2 有關全宗內檔案的補充說明。
        8．2．1 全宗指南中需加解釋的名詞、事件及問題。
        8．2．2 全宗指南編制后，全宗內檔案增加、調整、遺失、銷毀等說明。
        8．2．3 其它有關問題的說明。　

XX市XXX局全宗介紹（樣本）

全宗號XXX

一、機構概況

1957年經XX市人民政府批準，成立XX市XXX局，這是建國以來第一個市局級XXX機構。1960－1970年XXX局一度被撤消，后與郊區XXX局合并。文革開始時處于癱瘓狀態。1971年7月XX市革委會成立XXX局下設農機XXX組，組長XXX。1972年2月開始籌建XX市XXX局。1976年成立XX市XXX局。 1984（1982）機構改革市XXX局撤消，XXX歸口農委，設XXX科，后改為XXX處。科長XXX。1990年經市政府決定，由原農委XXX處和市防汛辦合并成立XX市XXX局。2000年8月經市委八屆163次常委會研究決定撤銷市XXX局，成立XX市XXX局，原建設局下屬的自來水公司和水資辦整建制劃歸市XXX局。

歷任局長為：XXX、XXX、XXX、XXX（代）、XXX、XXX、XXX、XXX；副局長XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX。

1976年局機關科室有：辦公室、秘書科、物資科、工程科、農水科。1990年XXX局恢復后的局機關科室有：工程管理科（防汛辦）、工程建設科、農田XXX科、水土保持科、水政水資源科、計劃財務科、政工科、辦公室、總工程師室。

2000年8月XXX局成立后的機關科室有：辦公室、政工科、規劃計劃科、公用事業管理科、水政水資源科（XX市節約用水辦公室）、建設與管理科、農牧XXX科、水保科、紀檢監察室。XX市防汛抗旱指揮部是市政府的辦事機構，指揮部辦公室設在市XXX局。

局直屬單位先后有：農村電力管理站、水文站、XXX工程隊、水電設備修造廠；XXX設計隊、土方工程隊；XXX局質量監督站；河道管理處；水庫管理處、XXX勘測設計研究院、防凌防汛指揮部土方機械隊、機關事務服務中心；水資源管理處；水土保持監督檢查站（水土保持檢測站）；水政執法監察支隊；抗旱服務中心、XX市防汛指揮部防汛指揮所；XXX建設公司、XX市供水總公司、防凌防汛搶險機動隊（XXX建筑工程總公司）、防洪工程建設局。

1980年8月20日經XX市科協批準，同意成立XX市XXX學會。

XX市XXX局是XX市水行政管理主管部門，是市委、市政府領導XXX工作，加快發展城市建設、提高人民生活質量，促進經濟、社會、協調和可持續發展的參謀部。業務上受自治區XXX廳、XXX部黃河委員會的支持和領導。

其主要職能是:

（一）負責《中華人民共和國水法》、《中華人民共和國水水土保持法》、《中華人民共各國防洪法》及《城市供水條例》、《城市節約用水管理規定》、《XX市水資源管理條例》等有關XXX方面的法律法規的組織實施和監督檢查，擬定全市XXX工作的方針政策、發展戰略，組織起草有關地方性XXX法規和實施細則并監督執行。

（二）制定各項與履行XXX管理職責有關的發展規劃、中長期規劃并監督實施；組織國民經濟總體規劃、城市規劃及重大建設項目中有關水資源、給排水和防洪除澇、抗旱、水土保持等項目的論證工作；負責協調跨旗（縣區）的涉水事務。

（三）負責全市范圍內的水資源（含空中水、地表水、地下水）統一管理統一規劃、統一調配。管理全市水源地、河道、供水、排水（污水處理、污水回用）工作；組織實施取水許可制度和征收水資源費；組織、指導水政監察和水行政執法；協調并仲裁部門間和旗、縣間的水事糾紛。發布XX市水資源公報。

（四）貫徹執行國家節約用水的政策和標準，編制XX市節約用水規劃，指導全市節約用水工作。負責指導城市采水和管網輸水、用戶用水中的節約用水工作。

（五）承擔XX市防汛抗旱總指揮部的日常工作，組織、協調、監督、指導全市防汛抗旱工作，對河流、山溝、水庫和重要XXX工程實施防汛調度，征收防汛保安費。

（六）負責城市供水水源建設、水環境保護等城市XXX工作。

（七）按照國家資源與環境保護的有關法律法規和標準，擬定水資源保護規劃；組織水功能區劃分，監測河道水域的水量、水質，審定水域納污能力；提出限制排污總量的意見，發放排污許可證。

（八）擬定水行業的經濟調節措施，對水行業各項資金的使用進行宏觀調節；對XXX綜合經營實行行業管理；協調水行業的供水、污水處理、再生水回用回灌、農業用水的價格。

（九）編制、審查水行業基建項目建議書和可行性研究報告，負責制定水行業科技政策；監督實施國家水行業技術質量標準和水規程、水規范；組織科學研究和技術推廣，推動行業的技術進步。

（十）負責全市河道、水庫、河口灘涂等水域（包括人工水道、行洪區、蓄洪區、滯洪區）及其岸線的管理與保護；對全市XXX工程和工程建設實行行業管理；負責組織建設和管理具有控制性的或跨旗、縣、區的重要水工程。負責水庫、河流、山溝XXX工程的安全監管；組織指導轄區內河流、水域的治理開發。

（十一）組織指導農村牧區XXX工作；組織協調農田草牧場XXX基本建設、鄉鎮供水和農村改水、節水工作。

（十二）組織全市水土流失治理工作；研究制定水土保持的工程措施規劃；組織水土流失的監測和綜合防治，征收水土保持防治費。

（十三）負責XXX局系統的人事調配、勞動工資、機構編制和干部管理工作；負責管理XX市XXX科技、教育及地區之間技術合作；指導和管理全市XXX隊伍的建設、在職培訓、成人教育及職業技術教育；負責直屬單位的干部、職工隊伍建設。

（十四）承辦市委、市人大、市人民政府交辦的其他事項。

二、檔案情況及內容介紹

該全宗案卷級檔案共414卷，其中永久159卷，長期152卷，短期103卷。文件級檔案共1513件，其中永久547件，長期593件，短期373件。檔案起止時間為1978年3月－1981年10月。1991年2月－2005年12月。

1978年之前的檔案缺失，1982年－1990年的檔案在農委。

檔案按年度－問題排列

檔案主要內容：

　　（一）綜合類

成立XX市XXX局、XX市XXX局的通知；歷年XXX工作計劃、目標管理、總結；歷年全市XXX工作會議文件；歷年XXX立法計劃；歷年法制工作安排；《水法》宣傳、貫徹、執法檢查的文件。地方性法律法規涉及水法及我市XXX事業管理方面問題的意見。有關的地方性水法規和地方政府規章有《XX市水土保持條例》、《XX市城市供水管理條例》、《XX市水資源管理條例》、《XX市黃河水資源管理的暫行規定》、《XX市節約用水管理辦法》。XX市人民政府關于XX市XXX工程管理體制改革實施方案的通知。

歷年人大、政協會議上代表和委員的建議方案及辦理回復；XX人民政府信訪局信訪答復。關于XX水庫移交地方的討論記錄，防汛辦關于XX水庫有關問題的調查報告。黃河河床演變情況；城市供水水質情況的報告；黃河水源水質有關情況的報告；自來水水質評價報告；2000年水資源公報、關于我市城市用水情況的報告。

1980年編報的十年XXX建設規劃；全市水土保持“六五”期間和十年遠景規劃；解放三十年水土保持工作總結；“七五”、“八五”總結、“九五”計劃和2010年XXX發展規劃綱要；“九五”XXX科技工作總結；“十五”XXX科技發展規劃及推薦“十五”重點XXX科技項目的報告；城市供水水源總體規劃；XX市XXX經濟“八五”總結暨“九五”計劃、XX市“九五”期間XXX扶貧、以工代賑、農業綜合開發項目計劃； “十一五”水資源利用規劃、“十五”總結及“十一五”工作安排。XX市XX河流域XX水庫庫區水土保持規 ；XX古自治區XX市防洪規劃；人畜飲水防氟改水規劃、XX市生態環境建設規劃、XX市水土保持綜合治理總體規劃報告；黃河上中游XXXX河流域XX縣、郊區水土保持綜合治理實施規劃》；歷年各種年報統計。

各年度XXX工作先進、優質工程評選表彰；各年度表彰黃河防凌搶險先進單位、先進個人的決定；各年度表彰依法取水先進集體先進個人的通報；XX市人民政府辦公廳表彰XXX建設先進單位和先進個人的通報。

成立XX市XXX學會及有關學會的工作。

歷年研究XXX工作的市長辦公會議紀要；市政府秘書長關于XXX工作協調會議紀要；局黨組會議記錄；局務會議記錄；局長辦公會記錄；個別年度的《防汛簡報》、《綜合信息》。

局機關黨支部、工會、團總支工作。局系統舉辦第三產業的規劃、批復等。

（二）組織類

歷次機構改革實施方案；有關局內設機構設置、人員編制、工作職責范圍的規定；增編、上編、招工指標及辦理手續。公務員管理、職稱管理的通知；機關內部管理規章制度；計劃財務管理辦法與制度；干部競爭上崗實施方案。

市委組織部有關人事任免的通知。市XXX局（XXX局）黨委（黨組）有關人事任免的通知；聘任技術人員的通知；轉發自治區XXX廳關于頒發XXX技術資格證書即“藍色證書”的通知。對下屬機構和新建機構的批復、工作職責的管理、印章啟用等。

局領導分工、局級領導干部民主生活會、局級領導年度述職、后備干部培養、民主評議黨員。

機關干部目標管理考核、年度目標管理考評、總結。

黨總支發展黨員、黨建工作、工會、共青團、婦女工作。聘請律師擔任法律顧問的通知。對工作人員處理的決定；工傷處理、子女頂替等落實政策工作及總結；職工住宅樓集資及分配方案。

（三）管理類

XXX事業管理的規范性文件《XXX工程合同試行辦法》；《XX市黃河水資源管理的暫行規定》；《XX市人民政府關于征收城市供水增容費和水源建設費暫行規定》；《開發建設項目水土保持方案管理辦法》；《XX市XXX工程質量監督暫行辦法》；《全面實施取水許可制度的通知》；《XX市農村牧區小型XXX工程產權制度改革試行辦法》；《XX市健康水工程建設管理暫行規定的通知》；《XX市健康水工程建設暫行標準》。實施黃河取水許可收費制度及年審制度的文件；關于超計劃用水加價的通知；下達城市規劃區年度地下水開采、取用水計劃的通知；關于建設項目辦理取水許可預申請的通知；市財政物價XXX部門《關于緩收農村、牧區農牧業生產生活用水水資源費等有關問題的通知》；轉發XXX部、XXX部黃河委員會、XXXXX廳等上級主管部門XXX事業管理的文件。

歷年XXX建設投資計劃；年度XXX科技項目可行性分析報告；XXX系統清產核資工作總結；水土保持工作方面的總結；抗旱工作總結；噴灌、節水灌溉工程規劃的批復及工作總結；農田XXX工程建設的計劃與總結；XXX管理工作總結；XXX防凌、防汛、防洪工程計劃及工作總結。市防汛指揮部會議紀要；水政水資源會議記錄、農田XXX基本建設會議記錄。黃河XX段防凌搶險預案、抗洪搶險預案、黃河XX段水源水質污染供水應急預案、高峰期供水預案、XX市城市生活飲用水系統防污染應急預案。

市計委關于XXX工程項目可行性研究報告的批復；歷年防汛歲修工程計劃及項目批復；XXXXX局對我市有關XXX工程項目的批復。關于XX縣、XX旗、郊區基層鄉社有關揚水灌區、引洪灌溉、防洪工程、灌區退水及配套設計報告與批復；關于郊區、XX旗、XX縣的水庫、基層公社渠系配套、XXX工程的批復；關于黃灌區、山老區、郊區有關鄉村人畜飲水工程的設計說明及批復；對基層郊縣“380”人畜飲水工程設計的批復及工作總結；XX縣、XX旗年度“人均一畝水澆地”工程建設項目計劃；對郊縣“112”集雨節水灌溉工程的批復；XX、郊區節水灌溉規劃；XX市XX旗2002年京津風沙源治理工程實施方案；保護母親河育苗地建設。1994年XX水庫除險加固工程設計文件、預概算書、工程資金、貸款、有關技術問題、工程進度、階段驗收、總結；歷年XX水庫加固、清淤清障的文件；歷年防凌、防洪、防汛的文件。對包鋼、電廠等企業計劃用水、技改、增容取水的批復。

（四）財會類

年度、季度勞動工資計劃；調資、獎金；機關事業單位養老保險調查表；職工醫療保險參保手續；關于集資建家屬樓及分配的記錄。

畫匠營水源工程建設貸款、XX水庫加固工程貸款、工程結算，以貸還貸的請示等；市人民政府關于為XX市畫匠營子總水源工程利用外國政府貸款出具擔保的函；XX市引黃入市生態建設工程的立項、經費；歷年市財政、銀行、XXX部門關于XXX建設項目（事業費、各種補助費、勘測設計費、專項經費）的投資撥款通知；下達年度防汛經費、年度防汛歲修工程經費的通知；市計委財政局XXX局關于下達年度人畜飲水“380”工程實施項目基建投資計劃及財政基建預算指標的通知、下達抗旱補助費、特大抗旱補助費的通知；市計委、XXX局關于下達年度“人均一畝水澆地”經費的通知；XXX局財政局關于發放和使用節水灌溉貸款貼息有關問題的通知；下達年度以工代賑工程資金（江河治理、人畜飲水、XX水庫除險加固、糧食生產、XXX）的通知；市XXX局財政局關于發展糧食生產專項資金使用計劃和總結、財務決算；市XXX局市計委關于下達年度水土保持項目中央預算內專項資金計劃的通知；市計委市XXX局下達年度中央預算內西部專項資金灌區續建配套和節水示范項目投資計劃的通知；2000年黃河水資源費征收及支出計劃；市XXX局市計委關于下達年度XXX項目中央預算內專項資金（國債）計劃的通知；市XXX局市計委關于下達黃河灘區移民工程2001年中央預算內西部專項資金計劃的通知；市XXX局等四單位轉發下達2002年京津風沙源治理工程中央預算內專項資金（國債）投資計劃的通知；XX財政廳XXX局下達年度小型XXX水土保持補助費和歲修費的通知。

市XXX局、財政局關于對XXX專項資金管理及使用辦法；市XXX局關于年度黃河水資源費征收和支出計劃的安排。市審計局關于農業資金的審計意見；有關年度國債資金的自檢報告；XXXXX廳年度XXX基本建設財務決算的批復；黃河新河口險工治理工程維護項目財務決算報告（1992年度）；市監察局對全市小型農田XXX和水土保持補助費開展監察的通知；市XXX局關于審計年度財務收支情況的通知；關于開展執行財經紀律和XXX資金使用管理情況財務自查的報告。

三、檢索工具的配置情況：

為發揮檔案作用，方便查找和利用，按檢索工具編制的要求，分別編制了《案卷目錄》、《歸檔文件目錄》、《會計檔案目錄》、《基建檔案目錄》、《聲像檔案目錄》、《電子檔案目錄》等多種檢索工具。