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電子公文等當前文書檔案歸檔整理的幾個問題

放大字體  縮小字體 發布日期:2019-01-19 20:00:22    來源:網絡    瀏覽次數:928    評論:0
導讀

電子公文等當前文書檔案歸檔整理的幾個問題 作者:杭州市余杭區檔案學會高建華來源:中國檔案資訊網有了電子公文系統,還有必要一五一十地貫徹《公文處理辦法》嗎?我認為可以研究。以下講的可能不符合某些“標準”或“規范”,但更接地氣。只要在區委辦公室協調下,區檔案局與信息化管理中心達成共識,就合法了。1.電子公文系統產生的公文如何歸檔與整理1.1要落實“出處生根”的歸檔理念,也即誰發文誰歸檔。不是本單位的發

電子公文等當前文書檔案歸檔整理的幾個問題

   

作者:杭州市余杭區檔案學會高建華來源:中國檔案資訊網

    有了電子公文系統,還有必要一五一十地貫徹《公文處理辦法》嗎?我認為可以研究。以下講的可能不符合某些“標準”或“規范”,但更接地氣。只要在區委辦公室協調下,區檔案局與信息化管理中心達成共識,就合法了。

    1.電子公文系統產生的公文如何歸檔與整理 

   1.1要落實“出處生根”的歸檔理念,也即誰發文誰歸檔。不是本單位的發文,即以區委區政府或兩辦名義發的文件,也不再作為永久性文件歸入職能部門的文件中。當然,以本單位為主辦的聯合發文還有必要由本單位歸檔。

    1.2要樹立“電子公文的紙質歸檔是異質備份”的思想,這類文件既然有了電子備份(當然,電子備份庫內文件要盡快實現共享),那么,紙質歸檔也只是一個異質備份,這樣的紙質備份可以簡化整理。如何簡化?比如,區檔案局即將“余黨組”“余檔”“余檔學”等幾個發文系列的文件下載到后打包由印刷廠印制成“發文匯集”就可以了。

    1.3要抓好“落實性文件材料”的歸檔。電子公文的歸檔簡化后不是沒有事情可做了,而是要把重點放在往往由職能部門經辦的落實性文件材料的歸檔上,扭轉“紅頭文件”反映情況有始無終的尷尬局面。以下“群眾路線教育活動”為例說明。為開展“群眾路線教育活動”,第1個文件是一般均為實施意見,它規定了活動開展的幾個階段,具體做法,考核要求等。這第1個文件是版式文件,也即我們通常說的紅頭文件。活動中會形成個人剖析材料,單位階段性工作總結,考核時本單位領導的匯報材料,或典型發言材料,簡報等。現實情況是:“紅頭文件”肯定歸檔了,其它的形成主體多元,不便收集,分散在各職能部門或個人手中。如果真是這樣,那么,憑一個“紅頭文件”是反映不了“群眾路線教育活動”的全貌的。我這里沒有提到,實際活動中還會形成照片、聲像、光盤等特種載體檔案呢。所以,落實性文件材料是我們收集的重點。 

   1.4整理可以簡化。因為,版式文件只是個紙質備份了,實際查找、利用率下降了,所以,把“發文匯集”作為第1件,蓋上件號章并且填寫好檔號信息就可以了。“落實性文件材料”劃分一下保管期限,簡單地分一下類,蓋上件號章,跟在第1件后依次排列就行。

    2.歷次修改稿如何處理    筆者歷來認為,文件起草稿在檔案館利用中極少查閱利用,這里其一;其二,區(縣)以下的黨政機關沒有制訂規章之類有高度法律效力的文件,可以說,我們的黨政機關70%的文件是具體的辦事辦文辦會的,至多出臺幾個規范性文件(一年之中很少),轉發的倒多點。因此,這類文件的歷次修改稿沒有保存價值。有保存價值的,我認為必須是思想形成復雜的文件,歷次修改稿反映文件出臺的曲折過程,比如說《檔案法》,要修改,已說了五、六年了,想必也形成了多稿,它的歷次修改稿有保管價值了。而以此比對,我們的黨政機關碰不上這樣的事。因此,歷次修改稿不必歸檔。建議,各單位起草文件者務必定了稿的文件再上傳電子公文系統,這樣可以減小電子文件的容量。

    3.發文稿如何處理    發文稿紙上面主要有擬發文的各種信息,如題目、主送單位、抄送單位、擬稿、核稿、校對、主題詞等,領導簽發也是在發文稿紙上。可以從電子公文系統中打印,并以蓋章代替領導手簽,解放勞動量,提高工作效率。還可以打破文書四處逮(候)領導簽字的尷尬局面。    4.關于成立文件中心問題    文件中心是一種社會化、集約化和專業化的檔案管理機構,它的設置一般不像檔案室一樣隸屬于一個文件形成單位,而是按地區、按系統建立的介于文件形成單位和地方綜合檔案館之間、一種過渡性檔案管理機構。文件中心所保管的文件屬原形成單位所有,保持原來的順序和標記,只供原形成單位使用,其他單位未征得原形成單位同意不得利用。文件一旦從文件中心移交到檔案館,就成為公共財產,可在解密后向公眾開放。 

   據了解,江蘇太倉“文檔管理中心”的工作在設計理念、功能定位、管理方式、運行模式等方面都比較超前,而且檔案基礎業務扎實、現代化管理程度高,為政府集中辦公后節約政府資源,有利于政府信息公開查閱,檔案信息資源的共建共享等方面提供了優質高效的服務,實現了“文檔管理中心”的社會價值。筆者認為,我區建文件中心,不必另起爐灶,放在已經由區編制辦公室批準成立的電子文件登記備份中心,一個機構同管紙質與電子兩種形式的文件即可。而建立文檔在我區很有意義:一是建立文檔中心提前介入機關(紙質)檔案管理,可提高工作質量和效率;二是要積極創新檔案管理模式和集約化管理形式,減少行政成本,解放兼職檔案員的勞動強度。三是要統一認識,因地制宜,積極穩妥地規劃我區今后機關文檔中心建設藍圖,使我區檔案工作能更快更好地走上規范化、標準化、現代化的軌道。    


 
(文/小編)
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