根據國家檔案局中央檔案館關于《中央國家機關向中央檔案館移交檔案時間安排的通知》要求，為方便日后檔案利用和檔案信息資源開發，中國科學院辦公廳以機關檔案移交中央檔案館為契機，于2008年1月份啟動了中國科學院機關檔案整理與數字化項目。辦公廳文檔處強調項目實施要堅持“三個負責”的原則要求：一是對歷史負責，保證檔案資源的完整和安全，特別是加強涉密檔案的管理，落實保密要求；二是對中央檔案館負責，把項目實施與檔案移交進館結合起來，使檔案資料經過整理后符合進館標準，能夠順利移交；三是為將來的檔案利用和信息資源開發負責，為檔案查閱、編研等工作提供完整、準確的信息資源，包括為院史研究和院慶60周年有關宣傳工作提供支撐和服務。目標是要打造精品項目，現將項目情況介紹如下：
一、在維護檔案實體安全、確保檔案內容的保密方面采取的措施
1.與項目承擔單位簽訂保密協議，并要求項目承擔單位與項目組的每個成員簽訂保密協議。
2.配備項目所需要的計算機，簽封計算機USB接口，在項目工作間安裝監控鏡頭。
3.不定期對項目組全體成員進行檔案安全、保密意識培訓。
二、結合檔案的實際情況，制定實施細則，實現項目質量管理標準化
1.檔案整理方面：以國家檔案局中央檔案館印發的《關于移交進館檔案質量檢查辦法》為標準，并多次邀請中央檔案館保管部的專家進行現場檢查和指導，根據檔案的實際情況，確定了檔案整理的實施細則。
2.檔案數字化方面：以國家檔案局發布的《紙質檔案數字化技術規范》為標準，確定檔案數字化以“保真”為原則，盡可能使數字化文本版式、字體、標點接近原文式樣。檔案數字化采用彩色JPEG格式，文字的掃描分辨率為300dpi，照片的掃描分辨率為600dpi，數據按照“年度——組織機構代碼——案卷號——卷內順序號——頁號”的路徑進行掛接。
三、在項目管理方面實現流程管理全程化和人員管理規范化
1. 引入項目管理的理念，明確工作流程和崗位職責，設計了《中國科學院文書檔案提卷與還卷單》、《檔案整理與數字化流程單》，對項目17個環節嚴格把關，實現了項目流程的全程介入管理和全面細節管理。在項目完成后將各環節的記錄按照年度匯總成冊，便于日后出現問題能夠進行回溯性檢查。
2.采取“三審制”對項目成果質量進行把關。一審：項目承擔單位對項目進行自查，合格率達到100%后，再提交文檔處進行檢查；二審：文檔處對檔案實體逐卷逐件檢查，對數據進行抽查，比例為70%以上；三審：中央檔案館業務指導處不定期地對項目進行抽查。
通過層層審核，確保項目質量，使檔案實體整理符合進館標準，檔案數字化數據清晰準確。
3.為切實貫徹項目的相關標準，保證項目質量，文檔處和中央檔案館的專家多次對項目工作人員進行業務培訓。
4.通過《工作間管理制度》，對衛生值日、水杯放置、人員進出等方面提出明確規定，創造良好的工作環境。
5.文檔處與項目承擔單位不定期地召開會議，對項目管理、標準執行、質量等方面出現的問題及時進行溝通，提出解決方案，每次會議均形成會議紀要。
四、項目成果
在院、廳領導的支持，中央檔案館的具體指導和項目組成員的共同努力下，完成了中國科學院機關1949～1966年5071卷檔案的整理與數字化工作。
1.在檔案整理方面：形成了90699條卷內目錄，比原有44453條卷內目錄增加了46246條，對每一年度每一卷檔案中每份文件存在的問題進行了統計，形成《中國科學院文書檔案整理記錄》，并按照中央檔案館的要求形成了每年度檔案的案卷目錄和卷內文件目錄。
在檔案整理過程中，一一解決原檔案分件不清、部分檔案無標題或原有標題不規范、檔案著錄項缺失（如文號、形成時間、責任者不詳等）、未翻譯的外文檔案題名等問題，做好檔案數字化前期的基礎業務工作。
2.在檔案數字化方面：對549138頁檔案進行了掃描，其中A3幅面的檔案為66270頁，A4幅面的檔案為479709頁，形成《中國科學院文書檔案數字化記錄》。
3.著眼于今后檔案信息的開發利用，將1949～1966年卷內重要檔案提取出來另編目錄，單獨形成重要檔案數據庫，并對利用價值較高的檔案進行高分辨率掃描。
鑒于該項目基本實現了項目的目標，2008年11月3日，國家檔案局中央檔案館在中國科學院召開了“中央國家機關檔案整理與數字化現場會”。會上國家檔案局局長中央檔案館館長楊冬權贊揚了機關的檔案管理工作，指出中國科學院的檔案整理與數字化工作有“三好”，第一是“領導重視的好”，第二是“檔案部門與中央檔案館對接的好”，第三是“項目實施的好”，體現了中國科學院檔案部門的同志們嚴謹認真的工作作風和工作態度。通過檔案整理和數字化工作，不僅使中國科學院的檔案符合向中央檔案館移交的標準，同時也是對中國科學院機關檔案家底的一次徹底清理，使中國科學院機關檔案管理從手工管理逐步向信息化、數字化管理轉變，既保護了檔案實體，又方便了今后的開發利用，為全面提升機關檔案工作的業務水平創造了條件。
（作者單位：中國科學院 100864）
