1. 歸檔文件如何裝盒？

將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。

1.   檔案盒

1)   檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20 mm、30mm、40mm、50mm 等（見圖D1）。

2)   檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見圖D2、圖D3）。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。

3)   檔案盒應采用無酸紙制作。

2.   備考表

備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見下圖）。

a）盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

b）整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。

c）整理日期：歸檔文件整理完成日期。

d）檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。

e）檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。