科技檔案編研成品交流的意義和必要條件

（一）科技檔案編研成品交流的概念

科技檔案編研成品產(chǎn)生后，面臨著一個如何提供利用的問題，只有提供利用，才能充分實現(xiàn)其內(nèi)容信息和形式信息（載體）的價值。科技檔案編研成品的交流，是檔案部門通過流通、傳遞科技檔案編研成品及其檢索信息，滿足用戶需求的一種提供利用的行為。

交流（Communication）一詞，《辭海》解釋為“流通，傳遞”。從中可見這三個概念是有相通之處的。但作為提供利用的行為，它們又各有側(cè)重，體現(xiàn)在：流通強(qiáng)調(diào)狀態(tài)；傳遞強(qiáng)調(diào)過程；交流強(qiáng)調(diào)方式。為了表述準(zhǔn)確，下文將視具體需要，交替使用這三個概念。

交流行為是人類進(jìn)步、延續(xù)和科學(xué)文化發(fā)展、傳衍的主要因素。在人類交流活動中，文獻(xiàn)信息交流是其中的重要部分。科技檔案編研成品的交流，從理論上說應(yīng)屬于文獻(xiàn)信息交流的范疇。文獻(xiàn)信息交流，是人們將文獻(xiàn)信息從生產(chǎn)者（即信源）向接受者（即信宿）傳輸?shù)倪^程，是信源與信宿的中介，可以看作是人類對知識、信息的分享、傳遞或交流。

在科技檔案編研成品交流過程中，編研成品本身即是交流的對象；同時又是交流的工具。這是因為科技檔案編研成品的內(nèi)容是其基本屬性，它包含著大量的信息，通過交流，將科技檔案編研成品進(jìn)行時間和空間的轉(zhuǎn)移，可以使人類更加廣泛、合理和充分地使用其中所蘊(yùn)含的信息，達(dá)到信息共享的目的。任何信息都是可以共享的，這是信息的基本特性之一。科技檔案編研成品的交流正是基于信息的共享性，并以此作為理論依據(jù)。

（二）科技檔案編研成品交流的意義

1.實現(xiàn)科技檔案編研成品的內(nèi)容價值

科技檔案編研成品作為一般意義上的文獻(xiàn)，它的內(nèi)容價值必須通過對文獻(xiàn)的利用才能實現(xiàn)，而利用是以交流為前提的。科技檔案編研成品經(jīng)由交流渠道傳遞到利用者手中，通過閱讀吸收，并在實踐中運用，方能實現(xiàn)其內(nèi)容價值。

2.縮短信息物化的過程

科技檔案編研成品交流所提供的是經(jīng)過深加工的科技檔案信息，它們較科技檔案的原生信息更具專指性和系統(tǒng)性，因而與利用者的需求最為接近，甚至可以直接應(yīng)用在實際工作中。通過對科技檔案編研成品的交流可以大大節(jié)省利用者耗費于攻關(guān)的精力和時間，加快他們的工作進(jìn)度，從而縮短科技信息轉(zhuǎn)化為物質(zhì)的過程。

3.為科研和生產(chǎn)提供主動服務(wù)

科技檔案編研成品的交流通常是針對科技活動的任務(wù)和要求，主動向用戶提供相關(guān)對口的科技檔案信息；同時根據(jù)用戶需求的變化，不斷調(diào)整提供內(nèi)容和方式，從而實現(xiàn)定題和跟蹤服務(wù)等高層次的科技檔案信息提供方式。

4.產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)效益

科技檔案編研成品的交流，能夠積極配合科研設(shè)計成果和新技術(shù)、新產(chǎn)品、新工藝、新材料的推廣應(yīng)用。科技檔案作為信息產(chǎn)品進(jìn)入信息市場所帶來的經(jīng)濟(jì)效益絕不僅僅是有限的轉(zhuǎn)讓費，這只是看得見的直接收益，而受讓單位利用其中的檔案信息所創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益，可能是轉(zhuǎn)讓費的十幾倍甚至是幾十倍。同時，交流作為雙向行為，它不僅包含了對外提供科技檔案信息，即信息的輸出，而且還包含了對外部信息的吸收，即信息的輸入。因此，交流過程體現(xiàn)了重要的互利功能。

5.實現(xiàn)資源共享，發(fā)揮社會效益

由于科技檔案信息具有共享性，特別是那些具有普及和推廣意義的科技檔案編研成品，在社會較大范圍廣泛流通和傳播，使其在更多領(lǐng)域中發(fā)揮作用，實現(xiàn)科技檔案信息的資源共享。由此而產(chǎn)生的社會效益之大，是無法估量的。

6.促進(jìn)檔案信息交流網(wǎng)絡(luò)的建立

按系統(tǒng)或地區(qū)進(jìn)行科技檔案編研成品的交流，通常要組建科技檔案信息交流中心，這種形式有利于促進(jìn)檔案信息交流網(wǎng)絡(luò)的建立和完善，能促使檔案部門加強(qiáng)聯(lián)系，解放思想，在工作方式上實現(xiàn)由封閉型、半封閉型向開放型和全方位服務(wù)型轉(zhuǎn)變。

7.推動檔案工作現(xiàn)代化的研究和實踐

隨著當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，在科技檔案編研成品交流中，不斷有最新科技成果應(yīng)用到交流載體、傳遞手段和檢索方法等方面，如電子計算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、光盤技術(shù)和現(xiàn)代通訊技術(shù)的廣泛應(yīng)用，不僅極大地提高了科技檔案編研成品交流的效率，同時也有力地推動了檔案工作現(xiàn)代化的研究和實踐。

（三）科技檔案編研成品交流的必要條件

開展科技檔案編研成品的交流工作，需要認(rèn)真研究和切實創(chuàng)建交流所必須具備的條件，以達(dá)到優(yōu)化科技檔案編研成品交流的目的。

1.旺盛的需求是科技檔案編研成品交流的動力

滿足利用者的信息需求，是科技檔案編研成品交流的出發(fā)點。信息需求的產(chǎn)生與社會發(fā)展和人們的信息意識密切相關(guān)。在計劃經(jīng)濟(jì)時代，受社會生產(chǎn)力和科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平的制約，人們對信息的重要性缺乏認(rèn)識，整個社會的信息意識薄弱。進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，社會信息化進(jìn)程不斷加快，信息（特別是科技信息）在社會發(fā)展中的作用日益明顯。科技檔案作為人類重要的信息資源，已成為全社會的共識，人們在從事科研、生產(chǎn)和管理等活動中，迫切需要參考和利用科技檔案信息。科技檔案編研成品的交流，不僅有針對性地滿足了人們的實際需求，避免因盲目摸索而耗費大量的時間、精力和資金，同時，又是對潛在需求的刺激和培育。隨著人們實踐活動的持續(xù)和深入，新的需求必將源源不斷地產(chǎn)生。成為促進(jìn)科技檔案編研成品交流的根本動力。

2.科技檔案編研成品的不斷產(chǎn)生是進(jìn)行交流的物質(zhì)基礎(chǔ)

交流的前提是必須有“交流物”，科技檔案編研成品的交流需要有不斷產(chǎn)生的編研成品作為物質(zhì)基礎(chǔ)。這就需要檔案工作者不斷關(guān)注科研和生產(chǎn)領(lǐng)域的需求，大力開發(fā)科技檔案信息資源，為交流奠定雄厚的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3.必要的流通手段是科技檔案編研成品交流的技術(shù)保障科技檔案編研成品交流有賴于必要的載體形式、多種流通方式和功能不同的傳遞系統(tǒng)作為技術(shù)保障。離開這些，科技檔案編研成品的交流就無法進(jìn)行。而交流手段的不斷改進(jìn)和優(yōu)化，必將極大地提高科技檔案編研成品交流的效益。

4.健全的政策法規(guī)和制度是科技檔案編研成品有效交流的依據(jù)

科技檔案編研成品是以科技檔案為原材料，而科技檔案通常屬于內(nèi)部信息，在一定時間和范圍內(nèi)具有一定的機(jī)密性，某些信息還會涉及到國家科技機(jī)密或企業(yè)專利以及經(jīng)濟(jì)利益問題，因此，有必要對科技檔案編研成品的交流進(jìn)行合理的控制。其中包括政策控制、立法控制、制度控制和計劃控制。所謂政策控制，即通過國家或有關(guān)部門制定相關(guān)政策來實施對科技檔案編研成品交流的原則性指導(dǎo)。政策控制通常較為宏觀，而立法控制則比較具體，例如通過出版法、版權(quán)法、專利法、著作權(quán)法、檔案法和保密法等來對科技檔案編研成品的流通進(jìn)行立法控制。制度控制，即對參與流通的系統(tǒng)或機(jī)構(gòu)進(jìn)行制度控制，各個不同的系統(tǒng)和機(jī)構(gòu)應(yīng)制定具體的規(guī)章制度，如檔案館、圖書館、情報所和出版部門，均可根據(jù)各自的工作性質(zhì)制定相關(guān)的制度，以保證流通的優(yōu)化狀態(tài)。計劃控制，即通過制定計劃而使流通有序化，如對編研成品的出版數(shù)量、交流現(xiàn)代化的進(jìn)展速度和規(guī)模等進(jìn)行必要的計劃控制，以確保科技檔案編研成品流通的有序化。只有嚴(yán)格進(jìn)行上述控制，才能使交流既充分又不致失控；既保證科技機(jī)密的安全和保護(hù)檔案所有者的知識產(chǎn)權(quán)，又可以使交流依法產(chǎn)生良好的經(jīng)濟(jì)效益。

5.資金保障是科技檔案編研成品交流的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)

科技檔案編研成品不論內(nèi)部流通抑或?qū)ν饨涣鳎夹枰凶銐虻馁Y金作為經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。內(nèi)部流通多采用免費發(fā)放的方式，通常數(shù)量不多，成本相對較高，離開資金保障難以維持；對外交流也不例外，無論是出版發(fā)行科技檔案編研成品，還是在相關(guān)傳播系統(tǒng)進(jìn)行交流，都需要有充沛的資金保障。另外，科技檔案編研成品交流中應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)的研究和實踐，更需要雄厚的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。可見，資金是保證科技檔案編研成品流通工作順利進(jìn)行和可持續(xù)發(fā)展的必要條件。

6.交流的標(biāo)準(zhǔn)化

標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)科技檔案編研成品交流現(xiàn)代化的前提條件，也是建立規(guī)范的檔案信息交流秩序和提高科技檔案利用的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的保障。重視交流過程中的標(biāo)準(zhǔn)化問題，有助于改善科技檔案編研成品交流的過程，提高交流效率，加快實現(xiàn)交流現(xiàn)代化的進(jìn)程。