信息化趨勢對檔案工作的挑戰與要求范文

科學技術的迅猛發展，使得我國社會逐漸由工業社會走向信息社會。當前，信息技術革命成為科學技術革命的核心和主流，21 世紀也終將成為信息社會，這一點已成為世界共識。在信息社會，信息技術是最具潛力的新的生產力，信息資源成為國民經濟和社會發展的重要戰略資源和衡量一個國家現代化水平和綜合國力的重要標志，在社會生活中發揮著巨大的作用，可以說信息資源已成為國家經濟發展的首要資源。伴隨著信息化的發展，已有的檔案管理模式已不能適應信息化時代數字化檔案管理的需要，而且電子檔案正廣泛的應用在檔案管理工作中。這種發展趨勢給檔案管理工作提出了新的挑戰和要求。這就要求檔案管理部門必須將文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的復雜記錄轉化為有用的電子信息上，并能及時、高效地向信息需求者提供最準確的信息。

一、轉變傳統的檔案管理模式，變實體管理為信息管理

在我國已有的傳統檔案管理模式下，文件、圖紙、照片、錄音、錄像等載體是檔案管理的實體，主要是通過手工操作來完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等，管理者的工作量巨大，操作步驟繁瑣。作為有形的載體，這些文件等雖然承載著海量的信息資源，但是因為存儲量巨大，很難再需要的時候能夠快速的對信息進行提煉和加工，這就導致很多檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。而現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展改善了這一局面，為檔案管理的現代化提供了良好的客觀環境。為順應這一趨勢，檔案管理工作的重點相應的就從對實體檔案的管理轉變為對電子信息資源的管理，電子信息代替實務成為管理的對象，管理者對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用信息技術手段對檔案資源進行管理。經過信息化的檔案資源具有可重復利用和多平臺共享的特點。而且檔案資源只有通過信息化，才能真正實現其價值和使用價值。這種電子信息資源能夠憑借其易獲得性和準確性為經濟發展、科技進步和社會繁榮提供更全面、更高效、更快捷的服務，從而創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經濟和社會發展的重要戰略資源。

二、建立有效的文件檔案管理計算機信息系統

實現檔案信息化，必須匹配有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，我們需要做好以下工作:首先，改進和規范文件檔案管理工作流程，使之適應計算機條件下檔案電子管理的需要; 其次，根據改進后的文件檔案管理工作流程設計檔案信息化系統軟件功能; 再次，完善電子檔案信息系統的內部管控制度，確保檔案信息的安全。

另外，在電子信息檔案使用過程中，我們還應注意到三方面的問題: 一是安全性問題。隨著時間的積累，檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，再加上電子計算機網絡化的快速發展，使得電子信息檔案面臨著計算機病毒以及黑客的攻擊的風險。如何防范這些風險，確保電子檔案的安全成為一項重要的任務。二是真實性問題。在實際的檔案管理中，電子文件的生成到歸檔缺少規范化和程序化的管理;大批的草稿性電子文件處于無人問津的狀態; 已有的紙質檔案在轉化為與之相對應的電子檔案的過程中缺乏統一的標準和管理; 儲存電子檔案載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了其真實性。三是法律效力問題。通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，而電子檔案的很多載體，諸如光盤、磁帶、磁盤等都不是固定的，所以，很難制定相應的法律認定條文來進行約束，從而影響了其法律效力。

三、提高檔案管理者的素質，促進檔案管理的科學化、規范化

信息社會帶來的巨大變革，很大程度上來需要人來運轉和操作。檔案管理工作的信息化離不開人的操作，也就是檔案管理者。為了適應社會發展的需求和時代特征，檔案管理工作人員隊伍的結構和其擁有的知識結構發生了變化，這些人員必須具備多元化、現代化的知識背景才能適應崗位要求。

具體來講，檔案管理者必須掌握三方面的知識和技能: 一是多元化的知識結構。現代科學技術的成果廣泛的應用于檔案管理工作中，這就迫使檔案管理工作人員必須學習和掌握理論、文化和管理等多方面的有關知識，尤其是計算機、數學、生物等學科的知識，它們對檔案管理的現代化、信息化具有直接作用。二是檔案專業知識，如檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關方面的檔案專業知識和技能。三是掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等方面的能力。綜合掌握這三方面的知識就要求檔案管理人員必須不斷的學習、深造。這種學習、深造，既可以采取離崗培訓的方式，也可以采取單位內部以老帶新、以強帶弱、互幫互學的方法。

誠然，作為一名檔案管理工作者，還應該積極、主動發現自身素質與新形勢對檔案工作需要的差距，并不斷尋求適當的方法和途徑彌補差距，提升自身的素質和各項能力，盡快使自己成為合格的檔案工作者。作為檔案管理部門，既要注重引進具有豐富檔案專業知識和實踐經驗，精通業務的各類人才，又要注意引進相關學科的專門人才，合理調整檔案工作者隊伍的專業結構、知識結構和年齡結構。同時，對于單位原有的檔案管理人員要加強培訓和知識更新，完善他們的相關知識結構，提升其管理水平和能力，促進檔案管理的規范化、科學化。

總之，在信息化條件下，電子檔案管理已成為檔案管理工作的重要組成部分。檔案部門必須轉變傳統觀念，完善已有的檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，使檔案管理工作更好地適應信息化時代的要求，為經濟建設和社會發展服務。