1 什么是檔案管理
亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、?輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。
2 高校檔案管理工作的作用
高校的檔案管理涵蓋了高校所有行為信息的綜合，在二級教學單位中的檔案管理，一般包過教學內容、教學管理、學術研究等等相關的內容，對二級教學單位的發展具有重要的作用。
1、教學評估
高校二級教學單位的教學評估與考量，是衡量高校二級教學單位教學成果的重要標準。這一切的評估工作，離不開的就是教學檔案的全面化與細致化，這些細化的材料不僅僅是高校開展教學評估的重要基礎和內容，也是今后高校在改革與發展過程中的重要借鑒材料，有利于高校在不斷發展的過程中，自我反思、自我管理、自我提高。
2、改革與發展
近年來，針對高校教學與管理的改革工作一直在不斷的建設和完善過程中，涉及到高校教學體制、模式、管理等方方面面的問題。改革的前提和基礎是基于對高校發展的全面認識和深入研究，而這一切的來源就是檔案資料與信息。
3、科研活動
高校的存在不僅僅是在育人，更是組織各種類型的科研活動，為國家的發展提供內在的動力。衡量一所高校能力高低與否，不僅僅是看畢業生的就業率，更是要衡量高校在科研方面的能力和結果。而高校檔案則為科研活動提供了更多的開展經驗和研究基礎，幫助更多的科研人員進行更深入的科研活動。
4、轉變教學思維與模式
中國地域廣大，高等教育發展不平衡，中西部在師資配備、教育資源整合等整個教育水平方面屬于相對落后狀態。利用高校檔案信息資源，借助互聯網絡渠道，可以更加廣泛深入地開展電視遠程高等教育，對于發揮東部高水平的教育資源，推進中西部教育發展，具有其他方面不可替代的作用。
3 當前高校檔案管理中存在的問題
1、相關檔案管理人員對于檔案管理的認識不足
一部分的高校檔案管理人員，尤其是教學單位二級學院的檔案管理人員，對于檔案管理的重要性和意義缺乏一定的認識，在實際的工作過程中無法充分的履行自己的職責，也沒有完全發揮個人的主觀能動性，這些因素都嚴重的制約了高校檔案長效提高的可能。
2、現代化的檔案管理體系還沒有完善
雖然近年來，現代檔案管理的不斷發展，對高校檔案管理事業的發展做出了重要的貢獻。然而，在很多高校中，現代化的檔案管理體系和模式還沒有建設和完善，存在一些高校二級教學單位仍然“紙上談兵”，制約了現代化檔案管理成效的發展。
3、制度與規范還需要進一步的建設和完善
很多高校在檔案管理工作缺乏一定的工作規范與制度，檔案工作人員崗位職責與職能不明確。雖然高校在檔案管理的崗位上有大的體系和制度，然而在細化的崗位職責和職能上缺乏有效的劃分。
4 提高高校檔案管理成效的幾點思考
1、深化思想認識，提高工作成效
想要提高高校檔案管理成效，最重要的就是對于每一個檔案管理人員自身的管理。高校應該重視檔案管理人員的思想教育工作，充分激發每一個檔案管理人員參與管理、科學處理、強化過程的檔案管理工作過程，以主動積極的工作作風和認識投入到高校檔案管理工作中去。
2、細化崗位職責，激發崗位職能
檔案工作是高校工作的有機載體，要細化崗位職責，在原來大的部門規章制度和崗位職責要求基礎上，進一步的區分崗位的內容和職責，細化工作內容與職責，進一步的提高檔案管理工作的工作成效，堅決避免“當一天和尚，撞一天鐘”，或者“一個和尚有水喝，三個和尚沒水喝”的現狀，進一步的提高檔案管理人員自身的主動性和積極性的工作。
3、重視對現代化檔案管理的投入
現代化的檔案管理離不開現代化的辦公設施和軟件配套。所以，高校在檔案管理現代化的過程中，應該切實的重視對基礎辦公設施、硬件、軟件配套的投入，加快高校檔案管理現代化的進行，推動數字化、信息化檔案管理模式的建設和完善，推動現代高校檔案管理的長足發展，為全面的提高高校檔案管理成效打下堅實的基礎。
4、科學的對每一個檔案管理人員進行考核和評價
人是檔案管理的核心，高校應該切實的重視對檔案管理人員的考核與評價工作。在對每一個檔案管理人員的考核過程中，應該切實的轉變傳統檔案工作中粗狂、簡單的評價體系，科學的把關乎到檔案管理全部過程的內容都納入到檔案管理的考核體系中去，全面有效的對每一個檔案管理人員進行公平、公正的考核，并且把考核的內容和結果與每一個檔案管理人員自身的待遇掛鉤，激勵每一個檔案管理人員充分的發揮個人的主觀能動性，推動高校檔案管理成效的穩定發展。
5、加強檔案管理隊伍建設與發展
最后，高校應該切實的加強檔案管理隊伍建設，定期或者不定期的開展各種類型的檔案管理工作培訓或者講座，重視對每一個檔案管理人員自身思想教育，樹立良好的工作思維和情操，推動高校檔案管理隊伍的建設與發展，為全面推動現代化高校檔案管理事業做出貢獻。
亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、?輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。
2 高校檔案管理工作的作用
高校的檔案管理涵蓋了高校所有行為信息的綜合，在二級教學單位中的檔案管理，一般包過教學內容、教學管理、學術研究等等相關的內容，對二級教學單位的發展具有重要的作用。
1、教學評估
高校二級教學單位的教學評估與考量，是衡量高校二級教學單位教學成果的重要標準。這一切的評估工作，離不開的就是教學檔案的全面化與細致化，這些細化的材料不僅僅是高校開展教學評估的重要基礎和內容，也是今后高校在改革與發展過程中的重要借鑒材料，有利于高校在不斷發展的過程中，自我反思、自我管理、自我提高。
2、改革與發展
近年來，針對高校教學與管理的改革工作一直在不斷的建設和完善過程中，涉及到高校教學體制、模式、管理等方方面面的問題。改革的前提和基礎是基于對高校發展的全面認識和深入研究，而這一切的來源就是檔案資料與信息。
3、科研活動
高校的存在不僅僅是在育人，更是組織各種類型的科研活動，為國家的發展提供內在的動力。衡量一所高校能力高低與否，不僅僅是看畢業生的就業率，更是要衡量高校在科研方面的能力和結果。而高校檔案則為科研活動提供了更多的開展經驗和研究基礎，幫助更多的科研人員進行更深入的科研活動。
4、轉變教學思維與模式
中國地域廣大，高等教育發展不平衡，中西部在師資配備、教育資源整合等整個教育水平方面屬于相對落后狀態。利用高校檔案信息資源，借助互聯網絡渠道，可以更加廣泛深入地開展電視遠程高等教育，對于發揮東部高水平的教育資源，推進中西部教育發展，具有其他方面不可替代的作用。
3 當前高校檔案管理中存在的問題
1、相關檔案管理人員對于檔案管理的認識不足
一部分的高校檔案管理人員，尤其是教學單位二級學院的檔案管理人員，對于檔案管理的重要性和意義缺乏一定的認識，在實際的工作過程中無法充分的履行自己的職責，也沒有完全發揮個人的主觀能動性，這些因素都嚴重的制約了高校檔案長效提高的可能。
2、現代化的檔案管理體系還沒有完善
雖然近年來，現代檔案管理的不斷發展，對高校檔案管理事業的發展做出了重要的貢獻。然而，在很多高校中，現代化的檔案管理體系和模式還沒有建設和完善，存在一些高校二級教學單位仍然“紙上談兵”，制約了現代化檔案管理成效的發展。
3、制度與規范還需要進一步的建設和完善
很多高校在檔案管理工作缺乏一定的工作規范與制度，檔案工作人員崗位職責與職能不明確。雖然高校在檔案管理的崗位上有大的體系和制度，然而在細化的崗位職責和職能上缺乏有效的劃分。
4 提高高校檔案管理成效的幾點思考
1、深化思想認識，提高工作成效
想要提高高校檔案管理成效，最重要的就是對于每一個檔案管理人員自身的管理。高校應該重視檔案管理人員的思想教育工作，充分激發每一個檔案管理人員參與管理、科學處理、強化過程的檔案管理工作過程，以主動積極的工作作風和認識投入到高校檔案管理工作中去。
2、細化崗位職責，激發崗位職能
檔案工作是高校工作的有機載體，要細化崗位職責，在原來大的部門規章制度和崗位職責要求基礎上，進一步的區分崗位的內容和職責，細化工作內容與職責，進一步的提高檔案管理工作的工作成效，堅決避免“當一天和尚，撞一天鐘”，或者“一個和尚有水喝，三個和尚沒水喝”的現狀，進一步的提高檔案管理人員自身的主動性和積極性的工作。
3、重視對現代化檔案管理的投入
現代化的檔案管理離不開現代化的辦公設施和軟件配套。所以，高校在檔案管理現代化的過程中，應該切實的重視對基礎辦公設施、硬件、軟件配套的投入，加快高校檔案管理現代化的進行，推動數字化、信息化檔案管理模式的建設和完善，推動現代高校檔案管理的長足發展，為全面的提高高校檔案管理成效打下堅實的基礎。
4、科學的對每一個檔案管理人員進行考核和評價
人是檔案管理的核心，高校應該切實的重視對檔案管理人員的考核與評價工作。在對每一個檔案管理人員的考核過程中，應該切實的轉變傳統檔案工作中粗狂、簡單的評價體系，科學的把關乎到檔案管理全部過程的內容都納入到檔案管理的考核體系中去，全面有效的對每一個檔案管理人員進行公平、公正的考核，并且把考核的內容和結果與每一個檔案管理人員自身的待遇掛鉤，激勵每一個檔案管理人員充分的發揮個人的主觀能動性，推動高校檔案管理成效的穩定發展。
5、加強檔案管理隊伍建設與發展
最后，高校應該切實的加強檔案管理隊伍建設，定期或者不定期的開展各種類型的檔案管理工作培訓或者講座，重視對每一個檔案管理人員自身思想教育，樹立良好的工作思維和情操，推動高校檔案管理隊伍的建設與發展，為全面推動現代化高校檔案管理事業做出貢獻。
