中圖分類號G271 文獻標識碼A 收稿日期2015-10-29

疾病預防控制機構是政府實施疾病預防控制與公共衛生技術管理和衛生監測檢驗技術服務的公益事業單位，是集疾病預防與控制，衛生檢測與評價，健康教育與促進，業務培訓、指導與技術咨詢服務為一體的疾病預防控制機構。疾控檔案是在疾病預防控制工作活動中形成的長期積累的具有保存利用價值的各類文件、調查表、影像、獎牌及其他不同形式的歷史載體檔案，疾控檔案包括文書、業務、會計、科技、聲像和實物等檔案的管理，覆蓋疾控中心各部門，是疾病控制管理工作中的重要組成部分。隨著疾病預防控制工作的不斷發展，如何以適宜的檔案管理方法為縣區級疾控預防控制工作服務，成為當前基層疾病預防控制中心發展中一項需要著重思考的現實問題。

一、合肥基層疾病預防控制機構檔案管理工作現狀分析

1.檔案專職人員匱乏。調查顯示，合肥市目前的九個縣（市）區（合肥所轄四個縣、一個縣級市、四個區）中，無一人為檔案管理專業型人才，均為兼職檔案管理人員，且未獲得安徽省檔案局、安徽省人社廳頒發的《安徽省檔案人員崗前考試合格證書》，導致我市基層疾病預防控制中心檔案綜合管理能力相對較差，歸檔移交檔案欠規范，檔案資料收集移交不及時，業務檔案大量未處理，有的縣區甚至資料未作任何分類即歸檔或直接不歸檔。

2.檔案管理軟硬件設施不達標。雖然各疾控中心近年來相繼新建了辦公大樓，改善了實驗室和辦公條件，但對檔案室的投入還遠不足，大部分縣區依然沿襲傳統的鐵皮檔案柜保存檔案模式，統計顯示九縣（市）區僅有三縣區配備了移動式密集架，無法保證檔案的溫濕度控制，“八防”設施也無法落實。同時因檔案管理設施不足，也易造成紙質檔案受潮，意外受損丟失等現象。有的雖已添置了計算機、數碼相機、掃描儀等設施，但無一家縣區檔案館配備檔案管理軟件，檔案信息資源沒有充分開發利用，大部分疾控中心檔案仍然處于人工檢索階段，把檔案資料全文掃描的根本沒有。

3.檔案管理制度不健全。目前，我市基層疾控中心均制定了較為完善的疾病預防控制工作管理制度，而涉及疾控檔案管理的制度卻較少，沒有統一規范的疾控檔案管理制度。當前我市基層疾控檔案沒有規范的文件材料歸檔范圍，資料收集難以完成，有保存價值的文件材料得不到統一收集，造成檔案收集不完整，檔案保存工作失去了完整性。部分業務科室工作人員檔案保存意識不強，工作中形成的文件資料隨意丟棄，有的甚至長期鎖在個人抽屜里，時間久遠，導致工作中形成的有保存利用價值的文件資料丟失、損壞，無法及時有效地提供高效利用。

4.檔案歸檔資料收集范圍不廣泛、資料不完整。目前，我市基層疾控中心檔案收集的范圍重點放在文書檔案的收、發文件和重點專業的業務檔案，而如單位的科技檔案、聲像檔案和實物檔案幾乎沒有收集，大部分存放在科室或者個人手中，導致歸檔資料收集范圍不全。同時，基層疾控中心檔案管理人員也未能同業務科室做好溝通和交流，導致業務科室移交的業務檔案資料缺失內容，歸檔資料不完整。基層疾控中心專業包含傳染病、免疫規劃、結核病、艾滋病、消毒殺蟲、環境和職業衛生、食品和學校衛生等，每個專業的職能各不相同，在工作中形成的文件材料內容也不相同，而實際工作中卻往往有一些具有較高保存價值的文件材料被專業科室自行收藏起來，檔案管理部門卻難以收集齊全，致使檔案歸檔資料的嚴重不完整[1]60。

二、改善基層疾病預防控制中心檔案管理的對策

1.建立檔案管理人才培訓機制，提高人員專業素質。在疾病預防控制中要將檔案人員的專業化培訓納入中心的人才培訓計劃，需要有針對性、系統性地對專兼職檔案管理人員實施專業化培訓，如文書工作和檔案法規、檔案管理、檔案信息化、檔案學原理等，做到檔案管理崗位須持有《安徽省檔案人員崗前考試合格證書》。除開展系統培訓外，還可以積極參與上級檔案管理部門舉辦的檔案業務知識繼續教育和學術交流活動。同時，檔案管理人員還應具備OA辦公系統、檔案情報學、檔案檢索等相關學科知識，以更好地提高疾控檔案管理人員專業素質。從而避免了兼職檔案人員在歸檔資料收集中出現的不完整、不準確，為基層疾病預防控制中心檔案管理工作開展提供了人才基礎[2]53。

2.加大必要的軟硬件投入，實現檔案管理現代化。基層疾控中心要實現檔案管理現代化，必須加強疾控中心基礎設施建設，增加資金投入，更新檔案管理硬件設備，改造檔案庫房，配置空調、除濕機、檔案密集架，設置防火、防盜的自動監控系統，添置掃描儀、路由器、網絡安全軟件等網絡設備。其次，引進適合疾控中心的電子檔案管理軟件，建立檔案的信息存儲和檢索系統，利用檔案管理軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統計、借閱等多途徑工作。以改變傳統手工操作信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。同時，同OA辦公系統相互銜接，使文書檔案直接存入電子檔案管理系統，使文件從最初的手工移交到向綜合檔案室移交檔案通過計算機和網絡的現代化轉變。實現檔案的檢索、編研、保管、利用全部電子化的飛躍。只有從根本上改善檔案管理的軟硬件環境，夯實基礎，才能使基層疾控中心檔案管理工作獲取最大的利用效益[3]48。

3.建立完善的檔案管理制度，規范檔案行為。建立完善的檔案規章制度，是保證檔案管理工作的健康持續發展的基礎。完善的檔案管理制度，要依據《檔案法》《衛生檔案管理暫行規定》等法律法規，結合基層疾病中心的檔案工作實際，制定綜合檔案室管理制度、檔案歸檔整理工作流程、檔案分類編號方案、歸檔范圍和檔案保管期限表等一系列管理制度和要求，最大限度地減少檔案管理中的人為性、隨意性，使檔案的整理、收集、鑒定、保管、統計、利用及借閱、庫房管理等全部制度化。同時，組建由分管領導、檔案室專職、各科室兼職檔案人員組成的檔案管理隊伍，從而保證了檔案信息的完整性、廣泛性，使檔案管理的行為趨于規范化。

4.充分開發領導資源，強化檔案管理責任主體。“一把手”重視是基層疾控中心做好檔案管理工作的保證，成立由中心主任主抓、分管主任具體抓的檔案管理領導小組，綜合檔案室配備專職檔案員一名，各業務科室（部門）指定兼職檔案員一名，實行專人負責和兼職管理相結合的原則。專職檔案員負責全單位的檔案管理工作，做好文書、聲像、實物檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，同時將資料信息錄入電子檔案管理軟件。專職檔案員還應指導、督促科室兼職檔案員做好本科室文件資料的管理，每年按時將本科室的檔案資料移交綜合檔案室，確保文件資料的整理、收集、立卷、歸檔等工作規范、有序、完整。同時單位領導要將檔案管理工作納入單位發展計劃，與單位業務建設同步規劃和發展，將檔案目標管理列入領導的議事日程，有計劃、有步驟地開展檔案工作。

5.變被動為主動，強化檔案信息資源開發利用。疾控檔案是疾控中心在工作活動過程中形成的歷史記錄，其最終目的必將作為信息資源為疾病預防控制工作服務。因此，檔案管理工作不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以檔案利用為目的的指導思想，要改變坐等上門查檔案的現狀，變被動等待服務為積極主動上門服務，及時、快捷地服務于利用者[4]13。檔案管理部門在調研檔案信息資源利用需求的基礎上，結合本單位室藏檔案的特點，開展多種層次的編研加工，如編研《疾控中心組織史》《疾控中心年鑒》等資料，科學地開發檔案信息資源，為利用者提供多層次、多方面的信息[5]27。

參考文獻

[1]姜偉紅.疾病預防控制中心檔案管理工作存在的問題及解決的途徑[J].黑龍江史志，2014（10）.

[2]劉忠俊.疾病預防控制檔案管理現狀與思考[J].辦公室業務，2015（4）.

[3]劉雪玫.淺談基層疾病預防控制中心檔案管理現代化[J].辦公室業務，2015（3）.

[4]張浩.淺談醫院檔案管理存在的問題及對策[J].安徽衛生職業技術學院學報，2013（12）.

[5]才讓.疾病預防控制機構檔案管理現狀及對策初探[J].蘭臺世界，2007（10）.

作者：張偉 單位：合肥市疾病預防控制中心