作者：義烏市檔案局張秀芳
來源：中國檔案資訊網
二、檔案資料的收集
按照《檔案法》和“各級國家檔案館收集檔案范圍規定”，定期接收本區域范圍內各現行機關、人民團體、企事業單位檔案室移交的具有永久、長期（30年）保存價值的檔案；及時接收屬于本館接收范圍的撤銷機關全部檔案和有關資料；接收建國以前的各種檔案資料。檔案資源的建設僅局限于公共部門所形成的檔案，而非公共部門和公民個人及家庭、家族開成的檔案資料同樣具有重要的價值，對社會也具有重要意義。因此，我們檔案工作者有責任培育并推動非公共組織的檔案發展，以此全面提升非公共組織與公民個人的檔案意識，推動非公共部門開展檔案資源的建設，從根本上解決社會檔案資源匱乏的局面，為全社會開展檔案資源建設奠定基礎。
首先檔案部門應根據檔案工作的性質、任務和服務對象，及時完整收集各類檔案資料，大力開展檔案征集工作，征集有價值的檔案，擴展檔案門類，建立內容豐富、結構合理的館藏體系。其次要在質量上下功夫，要樹立精品意識、特色意識，有針對性地收集有保存價值并具有地方特色的檔案資料。通過捐贈、征購、寄存、復制等方式收集檔案資料。
1.建立檔案資料征集網絡。加強征集宣傳，通過捐贈、購買的形式，將散存在社會上各個組織和個人手中和應歸檔案館保存的各種檔案資料收集進館。
近幾年義烏市檔案館多是針對檔案法規及檔案工作自身展開宣傳多，對檔案館功能的宣傳卻未能做到同步進行，檔案工作者缺乏對自己所從事的工作及取得的勞動成果加以宣傳的意識，同時還缺乏足夠的民間深入，民眾對其也缺乏足夠的認知，因此我們檔案工作人員可深入社區、農村進行相關檔案知識的講解和深入細致的宣傳，進行現場征集檔案資料，防止一些歷史文化價值較高、保存完整的檔案資料不被人所知而損壞。政府部門或檔案局制定一些獎勵政策，積極鼓勵大家踴躍捐獻收藏價值較高的珍貴檔案資料。凡捐贈檔案館的檔案資料全部歸國家所有。向檔案館捐贈檔案的個人，對其檔案享有優先利用權，并可對檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用意見，檔案館將負責維護其合法權益；凡涉及知識產權的檔案資料，檔案館將遵照《知識產權法》予以保護。本人不愿無償捐贈的，檔案館在征得本人同意后，可有償征購進館，以確保檔案資料得到較好的管理。
2.常規收集和特殊收集相結合。除了將分散形成或保存在社會組織和個人手中的檔案資料，按照有關規定進行例行接收外，對于口碑資料的收集，如有關崇山細菌戰、義烏革命史、“雞毛換糖”的調查等，我們就可以采取：一是可以邀請有關人士參加座談會，通過座談的方式了解當時的史事，并進行記錄，考證后存檔以備后用。二是走出去，直接登門拜訪當事人。三是約請有關人員撰寫回憶錄。對于那些搬不動的實物檔案資料，如遺址遺跡、主要景區、標志性建筑物的檔案資料，我們自己或與有關部門合作到現場實地查勘，圖片拍攝、資料收集、填表登記、修正補充等工作，建立完善各點的檔案資料。
3.建立檔案資料寄存中心，對檔案資料的進行托管。
建立檔案資料寄存中心，為某些個人手中的珍貴檔案資料提供一個良好的保管場所，這也可防止珍貴檔案資料的流失和損壞，同時又擴大檔案館的收集范圍。檔案資料的寄存，經本人同意并辦理一定的寄存手續，檔案館可為個人代為保管檔案資料，并尊重其個人所有權。
4.利用檔案資料原件進行復制。對于一些不愿捐贈和寄存的比較珍貴的檔案資料，經協商，可由市檔案館制作復制件，原件歸還他自己保管。
5.從網絡上收集地情資料。隨著計算機網絡的興起，通過因特網獲取資料成為最迅速、方便的方法。現在各地都有地情資料信息網，這為查閱網絡資料提供了便利條件。我們也可從網上下載有關本市的信息，取其可靠、有用的資料，同時注上出處。這也不失為搜集地情檔案資料的一種方法。
隨著公民個人對自身全面發展訴求的不斷提升，對檔案資料的需求，包括公共檔案以及個人工作與生活所形成的檔案的需求也不斷提升。面對社會不斷提升的檔案需求，檔案工作者應從根本上轉變自身的工作思維，立足社會全面開展檔案收集工作。
